采購申請(qǐng)及審批標(biāo)準(zhǔn)化工具一、適用場(chǎng)景與對(duì)象本工具適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、電商、事業(yè)單位等）的日常采購管理場(chǎng)景，覆蓋辦公用品、生產(chǎn)設(shè)備、原材料、服務(wù)外包（如設(shè)計(jì)、咨詢）、固定資產(chǎn)等各類采購類型。具體包括：常規(guī)采購：部門日常運(yùn)營所需的低值易耗品（如文具、耗材）、周期性采購品（如勞保用品）；專項(xiàng)采購：項(xiàng)目制采購（如研發(fā)設(shè)備、市場(chǎng)活動(dòng)物料）、新增資產(chǎn)采購（如電腦、服務(wù)器）；緊急采購：突發(fā)需求（如設(shè)備故障維修、臨時(shí)應(yīng)急物資）。使用對(duì)象涵蓋企業(yè)內(nèi)所有需發(fā)起采購申請(qǐng)的部門員工、部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員、分管領(lǐng)導(dǎo)及采購執(zhí)行人員，保證采購全流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）第一步：采購需求發(fā)起與申請(qǐng)單填寫需求確認(rèn)：申請(qǐng)人（*）明確采購物品/服務(wù)的具體需求，包括名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、期望到貨時(shí)間等，保證需求合理且符合部門工作計(jì)劃。填寫申請(qǐng)單：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或線下《采購申請(qǐng)單模板》（見第三部分）完整填寫信息，重點(diǎn)標(biāo)注“采購緊急程度”（普通/緊急）、“預(yù)算科目”（如“行政辦公費(fèi)”“研發(fā)費(fèi)”）。附件準(zhǔn)備：常規(guī)采購：無需附件；單筆金額≥5000元或涉及技術(shù)參數(shù)的采購：需附至少2家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單或技術(shù)參數(shù)對(duì)比表；固定資產(chǎn)采購：需附《固定資產(chǎn)采購審批表》及資產(chǎn)使用部門簽字確認(rèn)的《需求說明書》。（二）第二步：部門內(nèi)部審核初審：申請(qǐng)人將填寫完整的申請(qǐng)單及附件提交至直接上級(jí)（*）審核，重點(diǎn)確認(rèn)“采購必要性”“需求合理性”（如數(shù)量是否超標(biāo)、規(guī)格是否匹配工作需求）。部門負(fù)責(zé)人終審：部門負(fù)責(zé)人（*）審核通過后，在“部門審核”欄簽字確認(rèn)，并同步檢查“預(yù)算科目”是否正確（如超預(yù)算需提前說明理由并附《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》）。退回修改：若審核不通過，需明確標(biāo)注退回原因（如“需求不明確”“預(yù)算不足”），申請(qǐng)人修改后重新提交。（三）第三步：財(cái)務(wù)復(fù)核預(yù)算核查：財(cái)務(wù)人員（*）接收申請(qǐng)單后，1個(gè)工作日內(nèi)完成預(yù)算復(fù)核，重點(diǎn)確認(rèn)：申請(qǐng)金額是否在部門年度/月度預(yù)算額度內(nèi)；預(yù)算科目與采購內(nèi)容是否匹配（如“辦公設(shè)備”不得使用“業(yè)務(wù)招待費(fèi)”科目）；報(bào)價(jià)單價(jià)格是否符合市場(chǎng)公允價(jià)（參考?xì)v史采購價(jià)或第三方比價(jià)平臺(tái)）。意見反饋：復(fù)核通過后，在“財(cái)務(wù)復(fù)核”欄簽字；若預(yù)算不足或價(jià)格異常，標(biāo)注“不通過”并說明原因（如“超預(yù)算元”“報(bào)價(jià)高于市場(chǎng)均價(jià)20%”），退回申請(qǐng)人調(diào)整。（四）第四步：分級(jí)審批根據(jù)采購金額及類型，由不同層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批（具體分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)可自定義，以下為參考示例）：采購金額類型審批人審批時(shí)限要求單筆金額＜2000元部門負(fù)責(zé)人1個(gè)工作日內(nèi)2000元≤單筆金額＜10000元分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)（*）2個(gè)工作日內(nèi)單筆金額≥10000元總經(jīng)理（*）3個(gè)工作日內(nèi)緊急采購（金額不限）分管領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理（電話+書面）4小時(shí)內(nèi)完成審批要求：審批人需重點(diǎn)審核“采購效益”“風(fēng)險(xiǎn)控制”（如供應(yīng)商資質(zhì)、合規(guī)性），并在“審批意見”欄明確簽署“同意”“不同意”或“補(bǔ)充說明”。（五）第五步：審批結(jié)果反饋與執(zhí)行結(jié)果通知：審批完成后，由行政部或采購部（*）通過OA系統(tǒng)或電話通知申請(qǐng)人審批結(jié)果，審批通過的同步發(fā)送《采購任務(wù)通知書》。采購執(zhí)行：采購部根據(jù)申請(qǐng)單要求，選擇合格供應(yīng)商（優(yōu)先合作供應(yīng)商或通過招標(biāo)確定），3個(gè)工作日內(nèi)完成詢價(jià)/比價(jià)，確定最終供應(yīng)商；緊急采購可啟動(dòng)“綠色通道”，2個(gè)工作日內(nèi)完成供應(yīng)商選定及合同簽訂。進(jìn)度跟蹤：采購部定期向申請(qǐng)人反饋采購進(jìn)度（如“已下單”“預(yù)計(jì)到貨時(shí)間：X月X日”），申請(qǐng)人需配合驗(yàn)收。（六）第六步：驗(yàn)收與歸檔貨物/服務(wù)驗(yàn)收：到貨后，申請(qǐng)人聯(lián)合使用部門（）、行政部（）共同驗(yàn)收，核對(duì)“數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量”是否與申請(qǐng)單一致，驗(yàn)收合格后在《驗(yàn)收單》上簽字；服務(wù)類采購需由需求部門出具《服務(wù)完成確認(rèn)書》。付款申請(qǐng)：采購部憑審批通過的《采購申請(qǐng)單》《驗(yàn)收單》《發(fā)票》等資料，提交財(cái)務(wù)部申請(qǐng)付款。資料歸檔：每月末，行政部將《采購申請(qǐng)單》《審批記錄》《報(bào)價(jià)單》《驗(yàn)收單》《合同》等資料整理歸檔，保存期限不少于3年。三、采購申請(qǐng)單模板（標(biāo)準(zhǔn)版）采購申請(qǐng)單申請(qǐng)編號(hào)：_____________（一）基本信息申請(qǐng)人*所屬部門*申請(qǐng)日期*聯(lián)系電話*采購緊急程度□普通□緊急預(yù)算科目*預(yù)計(jì)到貨時(shí)間*付款方式□現(xiàn)款□賒賬（二）采購明細(xì)序號(hào)物品/服務(wù)名稱*規(guī)格型號(hào)*單位*數(shù)量*預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）備注（如技術(shù)參數(shù)、用途）12合計(jì)金額（大寫）：______________________（小寫）：￥_____________（三）申請(qǐng)理由（詳細(xì)說明采購目的、必要性，如“替換故障打印機(jī)，保證日常辦公”“項(xiàng)目研發(fā)所需原材料”等）（四）審批流程審核環(huán)節(jié)審核人*審核意見簽字日期部門初審（直接上級(jí)）部門終審（部門負(fù)責(zé)人）財(cái)務(wù)復(fù)核分級(jí)審批采購部確認(rèn)（五）采購執(zhí)行情況供應(yīng)商名稱*聯(lián)系人聯(lián)系電話合同編號(hào)實(shí)際采購金額（元）到貨日期驗(yàn)收結(jié)果驗(yàn)收人簽字付款日期付款金額（元）□合格□不合格（六）附件清單（請(qǐng)勾選并注明附件名稱，如“□報(bào)價(jià)單1□技術(shù)參數(shù)表□固定資產(chǎn)審批表”）申請(qǐng)人簽字：_____________日期：_____________四、使用關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）預(yù)算控制原則采購申請(qǐng)需嚴(yán)格控制在年度/月度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算采購需提前15個(gè)工作日提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可發(fā)起；預(yù)算科目不得混用（如“員工培訓(xùn)費(fèi)”不得用于采購辦公用品），財(cái)務(wù)部對(duì)科目不符的申請(qǐng)有權(quán)直接退回。（二）信息準(zhǔn)確性要求物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等關(guān)鍵信息需與實(shí)際需求一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致采購不符（如“16G內(nèi)存”誤填為“8G內(nèi)存”）；預(yù)估單價(jià)需參考?xì)v史采購價(jià)或市場(chǎng)均價(jià)，虛報(bào)價(jià)格將影響審批進(jìn)度，情節(jié)嚴(yán)重者將追究申請(qǐng)人責(zé)任。（三）審批時(shí)限管理各環(huán)節(jié)審核人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，非緊急采購審批流程最長不超過5個(gè)工作日；緊急采購需在申請(qǐng)單中標(biāo)注“緊急”原因（如“生產(chǎn)線突發(fā)故障需立即維修”），并啟動(dòng)電話審批+書面補(bǔ)全流程，避免因?qū)徟舆t影響業(yè)務(wù)。（四）特殊情況處理供應(yīng)商單一來源采購（如專利產(chǎn)品、獨(dú)家代理），需在申請(qǐng)單中注明“唯一供應(yīng)商”及理由，并附供應(yīng)商授權(quán)證明，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行；采購過程中如需變更申請(qǐng)內(nèi)容（如增加數(shù)量、更換規(guī)格），需重新提交《采購申請(qǐng)單》并