企業(yè)資源管理信息系統(tǒng)（ERP）操作手冊前言企業(yè)資源管理信息系統(tǒng)（ERP）是企業(yè)實現(xiàn)業(yè)務流程標準化、數(shù)據(jù)管理一體化、決策支持智能化的核心工具。本手冊旨在為各部門用戶提供系統(tǒng)操作的標準化指引，涵蓋核心業(yè)務場景、詳細操作步驟、常用模板及風險提示，助力用戶高效、規(guī)范使用系統(tǒng)，保證企業(yè)資源協(xié)同運作與數(shù)據(jù)安全。一、系統(tǒng)應用場景1.1采購管理場景需求提報與審批：當生產(chǎn)部門因新增訂單導致原材料庫存不足時，由采購員通過系統(tǒng)提交《采購申請單》，經(jīng)生產(chǎn)經(jīng)理、財務經(jīng)理審批后，觸發(fā)采購流程。供應商協(xié)同：采購員*在系統(tǒng)中維護合格供應商名錄，下達采購訂單后，供應商可通過供應商門戶實時接收訂單信息并確認交期，實現(xiàn)供需信息同步。采購成本控制：系統(tǒng)自動對比歷史采購價格、當前市場價格，當物料采購價超出預設閾值時，觸發(fā)預警提醒財務部門*審核。1.2銷售管理場景客戶訂單處理：銷售員*與客戶達成合作后，在系統(tǒng)中創(chuàng)建《銷售訂單》，關聯(lián)客戶信息、產(chǎn)品明細、價格政策、交付日期，自動檢查客戶信用額度及庫存可用量。發(fā)貨與出庫：倉庫管理員*根據(jù)審核通過的銷售訂單，《出庫單》并安排揀貨、復核、發(fā)貨，系統(tǒng)實時更新庫存數(shù)量，并同步物流信息給客戶。銷售回款跟蹤：財務部門*根據(jù)銷售訂單關聯(lián)收款記錄，系統(tǒng)自動計算應收賬款賬齡，對逾期未收款客戶觸發(fā)催款提醒。1.3庫存管理場景出入庫流程：原材料入庫時，倉管員核對送貨單與采購訂單信息，通過系統(tǒng)《采購入庫單》；生產(chǎn)領料時，車間主管提交《領料申請》，系統(tǒng)自動扣減對應物料庫存。庫存盤點：每月末，倉庫管理員*發(fā)起全庫盤點，系統(tǒng)《盤點單》，通過PDA掃碼核對實物與系統(tǒng)數(shù)據(jù)，盤點差異經(jīng)審批后自動調(diào)整單。庫存預警：當物料庫存低于安全庫存閾值時，系統(tǒng)自動向采購員、生產(chǎn)經(jīng)理發(fā)送補貨提醒，避免停工待料。1.4財務管理場景費用報銷：員工通過系統(tǒng)提交《費用報銷單》，發(fā)票、行程單等附件，經(jīng)部門經(jīng)理、財務審核*審批后，自動記賬憑證并推送至財務核算模塊。成本核算：系統(tǒng)根據(jù)生產(chǎn)訂單歸集直接材料、直接人工、制造費用，自動計算完工產(chǎn)品成本，并在銷售出庫時結(jié)轉(zhuǎn)主營業(yè)務成本。財務報表：月末，系統(tǒng)自動匯總總賬數(shù)據(jù)，資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等報表，支持自定義查詢與導出。二、核心操作步驟詳解2.1采購訂單創(chuàng)建全流程操作角色：采購員、采購經(jīng)理、財務經(jīng)理*步驟1：系統(tǒng)登錄與權限驗證打開ERP系統(tǒng)登錄頁面，輸入工號（如：CG001）及密碼，選擇“采購管理”模塊，“登錄”。系統(tǒng)自動校驗用戶權限，若權限不足，提示“無此操作權限”，請聯(lián)系系統(tǒng)管理員*開通。步驟2：進入采購訂單創(chuàng)建界面在“采購管理”菜單下，選擇“訂單管理”→“采購訂單錄入”，“新建”按鈕。步驟3：填寫訂單基礎信息供應商信息：輸入供應商編碼（如：GYS001）或名稱，系統(tǒng)自動帶出供應商地址、聯(lián)系人、開戶銀行等信息。訂單日期：選擇當前日期（系統(tǒng)默認），若需指定未來日期，手動修改（如：2024-03-15）。付款方式：下拉選擇“賬期30天”（根據(jù)供應商協(xié)議選擇，如“現(xiàn)結(jié)”“賬期60天”等）。幣種：默認“人民幣（CNY）”，若為進口采購，選擇“美元（USD）”并錄入?yún)R率（如：1USD=7.2CNY）。步驟4：添加物料明細“添加物料”，輸入物料編碼（如：CL001）或掃描物料條碼，系統(tǒng)自動帶出物料名稱、規(guī)格型號、單位（件）、標準單價（100元/件）。數(shù)量：根據(jù)采購申請單填寫（如：500件），系統(tǒng)自動計算含稅金額（500×100×1.13=56,500元）。交貨日期：輸入供應商承諾的交貨日期（如：2024-03-25），需滿足生產(chǎn)計劃需求。備注：可填寫特殊要求（如：“需提供材質(zhì)檢測報告”）。步驟5：關聯(lián)采購申請單“關聯(lián)申請單”，輸入申請單號（如：CGSQ20240301001），系統(tǒng)校驗申請單狀態(tài)（需為“已審批”），自動帶出申請數(shù)量、用途等信息，避免重復采購。步驟6：設置審批流程在“審批流程”頁面，選擇“采購經(jīng)理→財務經(jīng)理”，系統(tǒng)根據(jù)預設流程自動推送審批任務。若需加急審批，勾選“加急”選項，審批人將收到系統(tǒng)提醒。步驟7：提交訂單并跟蹤狀態(tài)“提交”按鈕，系統(tǒng)保存訂單信息并訂單號（如：CGDD20240301001）。在“訂單跟蹤”頁面，可實時查看審批狀態(tài)（如“審批中”“已駁回”“已生效”）。審批通過后，系統(tǒng)自動將訂單同步至供應商門戶，采購員*可通過“訂單進度查詢”跟蹤發(fā)貨狀態(tài)。步驟8：打印與歸檔訂單生效后，“打印”按鈕，選擇打印模板（帶公司logo、公章位置），打印3份（采購部1份、供應商1份、財務部1份）。將紙質(zhì)訂單連同審批單一并歸檔，保存期限不少于3年。2.2銷售出庫操作流程操作角色：銷售員、銷售經(jīng)理、倉庫管理員、財務審核步驟1：創(chuàng)建銷售訂單銷售員登錄“銷售管理”模塊，選擇“訂單管理”→“銷售訂單錄入”，填寫客戶信息（如：KH001）、產(chǎn)品明細（如：CP002，數(shù)量200臺）、單價（5000元/臺），提交后由銷售經(jīng)理審批。步驟2：檢查庫存與信用額度倉庫管理員*在“庫存管理”模塊查詢產(chǎn)品庫存（CP002當前庫存150臺，可用庫存120臺），發(fā)覺庫存不足，需觸發(fā)生產(chǎn)流程。財務審核*在“客戶管理”中查詢客戶KH001信用額度（剩余額度500,000元），本次訂單金額（200×5000=1,000,000元）超出額度，需客戶預付30%貨款后方可繼續(xù)。步驟3：出庫單客戶預付貨款到賬后，財務審核在“銷售訂單”頁面“審核通過”，倉庫管理員收到系統(tǒng)提醒。倉庫管理員*進入“出庫管理”→“銷售出庫單”，選擇已審核的銷售訂單，“出庫單”，系統(tǒng)自動帶出出庫倉庫（成品倉）、物料信息、數(shù)量。步驟4：揀貨與復核倉庫管理員打印《揀貨單》，交由揀貨員按單揀貨，揀貨完成后在系統(tǒng)中掃描物料條碼，確認數(shù)量。復核員*掃描揀貨物料與出庫單信息，核對無誤后“復核確認”，系統(tǒng)扣減庫存（CP002庫存更新為0臺）。步驟5：發(fā)貨與物流跟蹤倉庫管理員*安排物流公司提貨，在系統(tǒng)中錄入物流單號（如：SF2024030100123），選擇物流方式（順豐快遞）。系統(tǒng)自動向客戶發(fā)送發(fā)貨通知短信（含物流單號），銷售員*可通過“物流跟蹤”查詢物流狀態(tài)。步驟6：財務記賬財務審核*根據(jù)銷售出庫單記賬憑證，借：應收賬款1,130,000元，貸：主營業(yè)務收入1,000,000元，應交稅費——應交增值稅（銷項稅額）130,000元。三、常用業(yè)務模板3.1采購申請單模板字段名稱填寫說明示例申請部門提交申請的部門生產(chǎn)部申請人*提交申請的員工工號/姓名李工（SC002）申請日期提交申請的日期2024-03-01物料編碼系統(tǒng)中已維護的物料唯一編碼CL001物料名稱物料標準名稱（系統(tǒng)自動帶出）鋼材規(guī)格型號物料的具體規(guī)格（如：厚度10mm，寬度1500mm）10mm×1500mm單位物料計量單位（件/公斤/米等）公斤需求數(shù)量本次申請的數(shù)量（大寫+小寫）伍佰公斤（500）預計到貨日期期望物料到達倉庫的日期（需滿足生產(chǎn)計劃）2024-03-20用途說明申請物料的使用目的（如：A產(chǎn)品生產(chǎn)）A產(chǎn)品生產(chǎn)領用部門經(jīng)理*審批部門負責人審批意見（系統(tǒng)電子簽名）同意（王經(jīng)理）采購經(jīng)理*審核采購部門審核意見（確認采購必要性）需求合理，安排采購3.2庫存盤點表模板盤點單號PD20240301001盤點日期2024-03-25倉庫物料編碼物料名稱賬面數(shù)量成品倉CP001空調(diào)100臺原料倉CL002塑料粒子2000公斤備注盤虧5臺空調(diào)已報部門經(jīng)理*審批，盤盈10公斤塑料粒子沖減當期成本四、操作要點與風險提示4.1數(shù)據(jù)錄入準確性物料編碼：必須與系統(tǒng)編碼一致，避免因編碼錯誤導致出入庫混亂；可通過掃描條碼方式錄入，減少人工誤差。數(shù)量與金額：數(shù)量需大寫+小寫雙填，金額需含稅/不含稅明確標注，提交前需二次核對。日期邏輯：采購訂單交貨日期需早于生產(chǎn)計劃日期，費用報銷日期需在發(fā)票開具日期30天內(nèi)。4.2審批流程合規(guī)性嚴禁越級審批或代簽，審批人需對審批內(nèi)容負責；若遇緊急情況，可通過“加急審批”流程，事后需補簽書面說明。審批駁回時，系統(tǒng)需注明駁回原因（如“數(shù)量超標”“預算不足”），申請人根據(jù)原因修改后重新提交。4.3庫存與成本控制庫存操作需遵循“先進先出”原則，生產(chǎn)領料需關聯(lián)生產(chǎn)訂單，避免物料挪用。成本核算時，需及時錄入工時、費用等數(shù)據(jù)，保證成本分攤準確，月末需在3個工作日內(nèi)完成成本結(jié)轉(zhuǎn)。4.4系統(tǒng)安全與數(shù)據(jù)備份定期修改密碼（至少每季度一次），密碼需包含字母+數(shù)字+特殊字符，長度不少于8位。系統(tǒng)操作日志需保存6個月以上，嚴禁刪除或篡改日志；重要數(shù)據(jù)（如財務報表、庫存主數(shù)據(jù)）需每月備份至本地服務器。4.5異常情況處理訂單審批失敗：檢查審批路徑是否正確、權限是否充足，聯(lián)系系統(tǒng)管理員*重置審批流程。庫存差異：盤點差異超5%時，需發(fā)起《差異調(diào)整申請》，經(jīng)部門經(jīng)理、財務經(jīng)理審批后，由系統(tǒng)管理員*在后臺調(diào)整庫存。系統(tǒng)卡頓/報錯：立即停止操作，截圖保存報錯信息，聯(lián)系IT支持*（內(nèi)線：8888），禁止強制關閉頁面或自行修改系統(tǒng)配置。附錄：常用術語解釋ERP：企業(yè)資源計劃（EnterpriseResourcePlanning），整合企業(yè)人、財、物、產(chǎn)、