企業(yè)文件歸檔與存儲(chǔ)規(guī)范手冊一、總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文件的形成、收集、整理、歸檔與存儲(chǔ)管理，保證文件資料的完整性、安全性和可追溯性，提高工作效率，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及企業(yè)內(nèi)部管理制度，特制定本規(guī)范。1.2依據(jù)本規(guī)范參考國家檔案局《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第10號(hào)令）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合企業(yè)運(yùn)營需求制定。1.3原則統(tǒng)一管理：企業(yè)文件歸檔與存儲(chǔ)工作由檔案管理部門統(tǒng)籌，各部門協(xié)同執(zhí)行。規(guī)范分類：按照文件屬性、業(yè)務(wù)類型及密級(jí)科學(xué)分類，保證條理清晰。安全可控：采取技術(shù)與管理措施保障文件實(shí)體及信息安全，防止丟失、損壞或泄露。高效便捷：優(yōu)化歸檔流程，便于文件檢索、利用與更新。二、適用范圍與行業(yè)背景2.1適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)總部及各分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營管理、生產(chǎn)運(yùn)營、技術(shù)研發(fā)、市場營銷等活動(dòng)中形成的各類文件資料，包括但不限于：紙質(zhì)文件：合同、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)憑證、技術(shù)圖紙、制度文件等；電子文件：電子文檔、數(shù)據(jù)庫文件、郵件往來、掃描件、音視頻資料等；特殊載體文件：照片、光盤、磁帶、實(shí)物樣本等。2.2行業(yè)背景企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大及數(shù)字化轉(zhuǎn)型，文件數(shù)量呈指數(shù)級(jí)增長，傳統(tǒng)“分散存儲(chǔ)、隨意歸檔”模式易導(dǎo)致文件查找困難、版本混亂、安全風(fēng)險(xiǎn)等問題。通過建立標(biāo)準(zhǔn)化歸檔與存儲(chǔ)體系，可實(shí)現(xiàn)對(duì)文件全生命周期的有效管理，為企業(yè)決策、合規(guī)審計(jì)、業(yè)務(wù)連續(xù)性提供數(shù)據(jù)支撐。三、職責(zé)分工3.1檔案管理部門制定并完善文件歸檔與存儲(chǔ)管理制度及流程；負(fù)責(zé)各部門文件歸檔的指導(dǎo)、監(jiān)督與驗(yàn)收；執(zhí)行檔案的整理、編目、保管、利用與銷毀工作；組織檔案管理培訓(xùn)，提升全員規(guī)范意識(shí)。3.2各業(yè)務(wù)部門指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門文件的形成、收集與初步整理；保證文件內(nèi)容的真實(shí)性、完整性及規(guī)范性，及時(shí)向檔案管理部門移交；配合檔案管理部門開展文件鑒定、銷毀等工作。3.3IT部門提供電子文件存儲(chǔ)的技術(shù)支持（如服務(wù)器、云平臺(tái)、加密工具等）；定期對(duì)電子存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份與維護(hù)，保障數(shù)據(jù)安全；協(xié)助檔案管理部門解決電子文件歸檔中的技術(shù)問題。四、文件分類與編碼規(guī)則4.1文件分類體系采用“一級(jí)分類+二級(jí)分類+三級(jí)分類”逐級(jí)細(xì)分法，具體一級(jí)分類二級(jí)分類三級(jí)分類（示例）經(jīng)營管理制度文件行政管理制度、財(cái)務(wù)管理制度、人力資源管理制度合同協(xié)議采購合同、銷售合同、服務(wù)合同會(huì)議紀(jì)要總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題會(huì)議生產(chǎn)運(yùn)營生產(chǎn)管理生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告設(shè)備管理設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)記錄、采購合同技術(shù)研發(fā)研發(fā)項(xiàng)目項(xiàng)目立項(xiàng)書、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告知識(shí)產(chǎn)權(quán)專利申請、商標(biāo)注冊、軟件著作權(quán)市場營銷營銷策劃活動(dòng)方案、市場調(diào)研報(bào)告、宣傳物料客戶管理客戶檔案、合同、溝通記錄財(cái)務(wù)管理會(huì)計(jì)核算記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)報(bào)告內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告4.2文件編碼規(guī)則采用“部門代碼-年份-分類代碼-流水號(hào)”組合編碼，保證文件唯一性：部門代碼：用2位大寫字母表示（如：行政部-XZ、財(cái)務(wù)部-CW、研發(fā)部-YF）；年份：文件形成年度（如：2024）；分類代碼：對(duì)應(yīng)三級(jí)分類的2位大寫字母（如：合同協(xié)議-HT、制度文件-ZD）；流水號(hào)：當(dāng)年度該分類文件的順序編號(hào)，3位數(shù)字（001-999）。示例：XZ-2024-ZD-001表示2024年行政部制度文件第1號(hào)文件。五、文件歸檔操作流程5.1文件形成與初步整理文件起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需求起草文件，內(nèi)容需準(zhǔn)確、完整，格式符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（字體、字號(hào)、頁邊距等）。審核審批：文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后定稿，電子文件需標(biāo)注最終版本號(hào)（如V1.0）。初步整理：紙質(zhì)文件：去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，檢查頁碼連續(xù)性，破損文件需修補(bǔ)；電子文件：統(tǒng)一存儲(chǔ)為PDF或Office格式，避免使用特殊字符命名，文件名格式為“編碼+文件名稱”（如：XZ-2024-ZD-001_行政管理制度）。5.2部門移交準(zhǔn)備填寫《文件歸檔移交清單》（詳見第六章模板1），列明文件名稱、編碼、份數(shù)、密級(jí)、形成日期等信息，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。文件封裝：紙質(zhì)文件：使用檔案盒封裝，盒外標(biāo)注“部門名稱+年份+分類名稱+編碼范圍”；電子文件：刻錄至一次性不可擦寫光盤或至指定電子檔案管理系統(tǒng)，刻錄盤需標(biāo)注編碼及存儲(chǔ)路徑。5.3檔案管理部門接收與驗(yàn)收接收審核：檔案管理部門核對(duì)《文件歸檔移交清單》與實(shí)物文件是否一致，檢查文件完整性、規(guī)范性：紙質(zhì)文件：頁碼缺失、字跡模糊的，退回部門重新整理；電子文件：格式不符或病毒檢測未通過的，要求部門整改。簽章確認(rèn)：驗(yàn)收合格后，檔案管理員與移交人在《文件歸檔移交清單》上簽字，雙方各執(zhí)一份。5.4檔案整理與編目分類上架：紙質(zhì)檔案：按編碼順序排列于檔案柜，張貼標(biāo)簽標(biāo)注編碼及分類；電子檔案：導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)，建立分類目錄，關(guān)聯(lián)元數(shù)據(jù)（作者、形成日期、密級(jí)等）。編制索引：編制《檔案檢索目錄》，包含編碼、文件名稱、形成部門、保管期限、存放位置等信息，便于查詢。六、文件存儲(chǔ)管理規(guī)范6.1存儲(chǔ)介質(zhì)要求文件類型存儲(chǔ)介質(zhì)技術(shù)要求紙質(zhì)文件檔案盒采用無酸檔案盒，尺寸統(tǒng)一（如310mm×220mm），承重≥1kg電子文件服務(wù)器/云平臺(tái)支持加密存儲(chǔ)，定期備份（本地+異地），備份周期≤1個(gè)月電子文件光盤一次性不可擦寫DVD-R，刻錄后需校驗(yàn)數(shù)據(jù)完整性，標(biāo)注“歸檔專用”及編碼信息特殊載體照片/實(shí)物照片采用無酸相紙保存，實(shí)物放入專用防震包裝，存放于恒溫恒濕環(huán)境6.2存儲(chǔ)環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)檔案庫房：溫度14-24℃，濕度45-60%，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠設(shè)施，定期通風(fēng)（每季度1次）；電子存儲(chǔ)機(jī)房：溫度18-27℃，濕度40-65%，配備UPS不間斷電源、氣體滅火系統(tǒng)，每日監(jiān)控溫濕度及設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)；特殊載體庫房：溫度18-22℃，濕度35-45%，避光保存，遠(yuǎn)離磁場源。6.3保管期限設(shè)定根據(jù)文件價(jià)值及法規(guī)要求，分為永久、30年、10年、3年四類：永久：公司章程、股東會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重要合同等；30年：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、審計(jì)報(bào)告、技術(shù)研發(fā)核心資料等；10年：會(huì)議紀(jì)要、管理制度、一般合同、客戶檔案等；3年：臨時(shí)通知、工作計(jì)劃、普通函件等。七、文件借閱與利用管理7.1借閱權(quán)限普通文件：企業(yè)員工憑工作證填寫《文件借閱申請表》（詳見第六章模板2），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后借閱；密級(jí)文件（機(jī)密/絕密）：需經(jīng)分管副總經(jīng)理及以上領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱時(shí)由檔案管理員全程陪同；電子文件：通過電子檔案管理系統(tǒng)借閱，需驗(yàn)證工號(hào)及權(quán)限，操作日志留存不少于6個(gè)月。7.2借閱流程提交申請：申請人填寫《文件借閱申請表》，注明文件編碼、名稱、用途、借閱期限；審批流轉(zhuǎn)：部門負(fù)責(zé)人→檔案管理部門→分管領(lǐng)導(dǎo)（密級(jí)文件）；文件交付：審批通過后，檔案管理員核對(duì)身份，交付文件并登記借閱信息；歸還檢查：借閱期滿后，申請人歸還文件，檔案管理員檢查完整性，無誤后簽字確認(rèn)。7.3利用規(guī)范借閱文件不得涂改、勾畫、抽取、撤換，不得擅自復(fù)制（密級(jí)文件復(fù)制需額外審批）；電子文件僅可在指定設(shè)備上查看，禁止通過郵件、即時(shí)通訊工具外傳；檔案可用于企業(yè)內(nèi)部決策、審計(jì)、業(yè)務(wù)參考等，不得對(duì)外提供或用于商業(yè)目的。八、文件鑒定與銷毀管理8.1鑒定組織檔案管理部門每3年組織一次檔案鑒定工作，成立鑒定小組（由檔案管理員、法務(wù)專員、業(yè)務(wù)部門代表組成），對(duì)到期檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估。8.2銷毀流程鑒定確認(rèn)：對(duì)保管期滿且無保存價(jià)值的檔案，編制《文件銷毀清冊》（詳見第六章模板3），列明編碼、名稱、數(shù)量、保管期限、鑒定意見等信息；審批報(bào)備：《文件銷毀清冊》經(jīng)鑒定小組負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)上級(jí)檔案管理部門備案；監(jiān)銷執(zhí)行：由2名以上人員共同監(jiān)銷，紙質(zhì)文件采用碎紙機(jī)銷毀，電子文件進(jìn)行低級(jí)格式化或物理銷毀，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)銷毀完成；記錄存檔：《文件銷毀清冊》及監(jiān)銷記錄由檔案管理部門永久保存。九、附則9.1培訓(xùn)與監(jiān)督檔案管理部門每年組織至少2次檔案管理培訓(xùn)，各部門兼職檔案員需全員參與；企業(yè)審計(jì)部門定期對(duì)本規(guī)范執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，結(jié)果納入部門績效考核。9.2責(zé)任追究對(duì)違反本規(guī)范，導(dǎo)致文件丟失、損壞、泄露或歸檔不及時(shí)的責(zé)任部門及個(gè)人，視情節(jié)輕重給予通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰直至紀(jì)律處分。9.3解釋與生效本規(guī)范由檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行。原有相關(guān)規(guī)定與本規(guī)范不一致的，以本規(guī)范為準(zhǔn)。十、模板表格模板1：文件歸檔移交清單序號(hào)文件編碼文件名稱密級(jí)份數(shù)（紙質(zhì)/電子）形成日期頁數(shù)移交人接收人備注1XZ-2024-ZD-001行政管理制度普通1/12024-03-1512張*李*無2CW-2024-HT-005采購合同機(jī)密2/12024-03-208王*李*附掃描件部門負(fù)責(zé)人簽字：__________檔案管理員簽字：__________移交日期：____年__月__日模板2：文件借閱申請表借閱人部門工號(hào)聯(lián)系方式劉*市場部M0121385678文件信息文件編碼XZ-2024-ZD-002文件名稱營銷管理制度借閱用途部門培訓(xùn)參考借閱期限2024-04-01至2024-04-07審批意見部門負(fù)責(zé)人同意借閱，簽字：__________日期：____年__月__日檔案管理部門同意借閱，簽字：__________日期：____年__月__日分管領(lǐng)導(dǎo)（密級(jí)文件）同意借閱，簽字：__________日期：____年__月__日模板3：文件銷毀清冊序號(hào)文件編碼文件名稱保管期限