合同審批與管理規(guī)范工具包一、適用場景與價值體現(xiàn)本工具包適用于各類企業(yè)（尤其是中小型企業(yè)、集團化公司）的合同全生命周期管理，覆蓋從合同發(fā)起、審批、簽署到履約跟蹤、歸檔的全流程。具體場景包括：業(yè)務(wù)拓展場景：銷售部門與合作方簽訂采購/銷售合同時保證條款合規(guī)、審批高效；供應(yīng)商管理場景：采購部門與供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議、訂單合同時規(guī)范合作流程，降低履約風(fēng)險；內(nèi)部協(xié)作場景：跨部門（如市場、研發(fā)、法務(wù)）合作項目合同的起草與審批，明確權(quán)責(zé)分工；風(fēng)險防控場景：法務(wù)部門通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，提前識別合同漏洞（如主體資質(zhì)、違約責(zé)任），減少法律糾紛；合規(guī)審計場景：為財務(wù)、審計部門提供合同履約數(shù)據(jù)與審批記錄，支持合規(guī)性檢查與追溯。通過使用本工具包，可實現(xiàn)合同管理“流程標(biāo)準(zhǔn)化、風(fēng)險可控化、數(shù)據(jù)可視化”，提升審批效率30%以上，降低合同糾紛率。二、合同全生命周期操作指引（一）合同發(fā)起與起草目標(biāo)：明確需求，保證合同內(nèi)容完整、基礎(chǔ)信息準(zhǔn)確。操作步驟：需求確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求（如采購商品、提供服務(wù)、項目合作等），填寫《合同需求確認(rèn)單》（附件1），明確合作主體、標(biāo)的、金額、期限等核心要素，經(jīng)部門經(jīng)理*審批通過后啟動起草。模板選擇：從企業(yè)合同模板庫中匹配對應(yīng)類型模板（如《銷售合同模板》《服務(wù)合同模板》《保密協(xié)議模板》），若無合適模板，由法務(wù)部門*協(xié)助起草。內(nèi)容起草：填寫合同基礎(chǔ)信息：合同編號（規(guī)則：年份+部門簡稱+流水號，如“2024-SC-001”）、合同名稱（需體現(xiàn)核心標(biāo)的與雙方主體，如“公司與YY公司采購合同”）、簽約主體（全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人等）；明確核心條款：標(biāo)的名稱/規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價款/報酬（含稅價、支付方式、賬戶信息）、履行期限/地點/方式、違約責(zé)任（違約金計算方式、爭議解決方式）、保密條款、知識產(chǎn)權(quán)條款等；附表補充：如技術(shù)附件、驗收標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)清單等作為合同組成部分。內(nèi)部初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*審核合同內(nèi)容與需求一致性，重點核對金額、期限、交付標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵信息，簽字確認(rèn)后提交至下一環(huán)節(jié)。（二）內(nèi)部審批流程目標(biāo)：多部門協(xié)同審核，保證合同合法合規(guī)、風(fēng)險可控。審批節(jié)點與職責(zé)（根據(jù)合同金額/類型可調(diào)整順序）：法務(wù)審核：審核重點：簽約主體資質(zhì)（是否為合法存續(xù)企業(yè)、是否超越經(jīng)營范圍）、條款合法性（如格式條款是否排除對方主要權(quán)利、違約責(zé)任是否公平）、權(quán)利義務(wù)對等性、爭議解決方式（優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院/仲裁）、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等；輸出結(jié)果：法務(wù)審核意見書（通過/不通過/需修改），不通過時注明具體修改意見，退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整。財務(wù)審核：審核重點：價款/報酬合理性（是否符合市場價格、預(yù)算規(guī)定）、支付方式與節(jié)點（是否與企業(yè)資金流匹配）、發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、稅務(wù)責(zé)任（如稅率、發(fā)票開具時間）等；輸出結(jié)果：財務(wù)審核意見書，重點關(guān)注大額合同（如超過50萬元）的資金風(fēng)險。風(fēng)控審核（如企業(yè)設(shè)有風(fēng)控部門）：審核重點：履約可行性（如對方履約能力、企業(yè)自身資源匹配度）、潛在風(fēng)險點（如不可抗力、政策變動影響）、擔(dān)保措施（如是否需要提供保證金、保函）等；輸出結(jié)果：風(fēng)控評估報告，高風(fēng)險合同需提交管理層專項審議。最終審批：根據(jù)合同金額分級審批：10萬元以下：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*+法務(wù)*+財務(wù)*聯(lián)合審批即可；10萬-100萬元：增加分管副總*審批；100萬元以上：提交總經(jīng)理*或董事會審批。審批通過后，《合同審批匯總表》（附件2），明確各環(huán)節(jié)審批意見與生效日期。（三）合同簽署與用印目標(biāo)：保證合同形式合法，印章使用規(guī)范。操作步驟：文本定稿：業(yè)務(wù)部門根據(jù)最終審批意見修改合同文本，經(jīng)法務(wù)部門*核對無誤后，打印一式三份（或按份數(shù)需求打?。?，雙方各執(zhí)一份，企業(yè)存檔一份（電子版同步歸檔）。用印申請：填寫《印章使用申請單》（附件3），注明合同編號、用印份數(shù)、用印事由，附最終版合同文本，按權(quán)限報印章管理部門*審批。簽署儀式：雙方法定代表人/授權(quán)代表簽字，需提供授權(quán)委托書（如非法定代表人簽署，需明確授權(quán)范圍與期限）；簽字需使用黑色水筆，字跡清晰，不得涂改；確需修改的，需在修改處由雙方簽字/蓋章確認(rèn)。印章加蓋：嚴(yán)格按照審批權(quán)限用印，嚴(yán)禁“先蓋章后審批”或“越級用印”；合同騎縫章需覆蓋所有頁面，每頁側(cè)面均需清晰可見；用印后，印章管理部門*在《印章使用登記表》記錄用印日期、申請人、合同編號等信息。（四）履約跟蹤與歸檔目標(biāo)：監(jiān)控合同履行情況，保證合同目標(biāo)實現(xiàn)，資料可追溯。操作步驟：履約交底：合同簽署后3個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門*組織法務(wù)、財務(wù)、履約團隊召開履約交底會，明確各方職責(zé)、關(guān)鍵節(jié)點（如交付時間、驗收節(jié)點、付款節(jié)點）及風(fēng)險預(yù)警機制。過程跟蹤：業(yè)務(wù)部門建立《合同履行跟蹤表》（附件4），記錄履約進展（如貨物出庫/入庫、服務(wù)驗收、款項支付情況），每月更新并同步至法務(wù)、財務(wù)部門；發(fā)覺履約異常（如延遲交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），需在24小時內(nèi)啟動預(yù)警，向部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門報告，協(xié)商解決方案（如催告、索賠、變更合同）。驗收與結(jié)算：按合同約定組織驗收（如技術(shù)驗收、商務(wù)驗收），填寫《驗收確認(rèn)單》（附件5），由雙方簽字蓋章確認(rèn)；財務(wù)部門*根據(jù)驗收確認(rèn)單與合同約定，安排付款，同步更新合同臺賬。歸檔管理：合同履行完畢（或終止）后10個工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門*收集合同文本（含附件、審批記錄、履行憑證、驗收單等），整理成冊，標(biāo)注“已歸檔”字樣；紙質(zhì)合同交檔案管理部門*存檔，電子合同至企業(yè)合同管理系統(tǒng)（如OA、法務(wù)系統(tǒng)），保證“紙質(zhì)-電子”一致；歸檔期限：常規(guī)合同保存10年，重要合同（如不動產(chǎn)、長期合作）保存20年以上，到期前經(jīng)總經(jīng)理*批準(zhǔn)方可銷毀。（五）變更與終止管理目標(biāo)：規(guī)范合同變更與終止流程，避免后續(xù)糾紛。操作步驟：變更申請：因客觀原因需變更合同（如標(biāo)的、金額、履行期限等），由業(yè)務(wù)部門*提交《合同變更申請表》（附件6），說明變更原因、內(nèi)容與影響，附雙方協(xié)商一致的初步方案。變更審批：參照原合同審批流程（法務(wù)、財務(wù)、管理層審核），審批通過后簽訂《補充協(xié)議》，明確變更條款與生效條件，原合同相應(yīng)條款失效。終止處理：合同到期自然終止，業(yè)務(wù)部門*在到期前30日確認(rèn)是否續(xù)簽，提前啟動續(xù)簽流程；因一方違約或不可抗力終止，需留存違約證據(jù)/不可抗力證明，由法務(wù)部門*牽頭協(xié)商終止后的權(quán)利義務(wù)（如已付款項返還、損失賠償），簽訂《合同終止協(xié)議》。三、核心工具模板清單附件1：合同需求確認(rèn)單項目內(nèi)容合同類型□采購□銷售□服務(wù)□技術(shù)□保密□其他_________需求部門合作方信息名稱：________________統(tǒng)一社會信用代碼：________________核心需求（如：采購設(shè)備100臺，單價5000元，30日內(nèi)交付）預(yù)計金額大寫：________________小寫：________________履行期限自_年_月_日至_年__月__日部門經(jīng)理意見簽字：______________日期：______________附件2：合同審批匯總表合同編號合同名稱簽約主體金額（元）審批節(jié)點審批人審批意見審批日期業(yè)務(wù)初審*法務(wù)審核*財務(wù)審核*分管副總審批*總經(jīng)理審批*生效日期附件3：印章使用申請單申請人部門聯(lián)系電話合同編號合同名稱用印份數(shù)用印事由（如：與公司簽訂銷售合同）合同摘要（標(biāo)的、金額、核心條款）附件清單□合同文本□審批表□其他_________部門負(fù)責(zé)人意見簽字：______________日期：______________印章管理部門意見簽字：______________日期：______________附件4：合同履行跟蹤表合同編號合同名稱履約階段計劃節(jié)點實際節(jié)點責(zé)任人完成情況異常記錄□交付□驗收□付款*□交付□驗收□付款*□交付□驗收□付款*附件5：驗收確認(rèn)單合同編號合同名稱驗收日期驗收地點驗收內(nèi)容（如：設(shè)備100臺，型號）驗收標(biāo)準(zhǔn)（如：符合合同附件3技術(shù)參數(shù)）驗收結(jié)果□合格□不合格（不合格原因：________________）驗收人員甲方：______________乙方：______________確認(rèn)簽字甲方（蓋章）：______乙方（蓋章）：______附件6：合同變更申請表合同編號原合同名稱變更原因□雙方協(xié)商□政策調(diào)整□不可抗力變更內(nèi)容（如：履行期限延長30日，金額增加5萬元）影響分析（如：對成本、交付的影響）雙方協(xié)商結(jié)果甲方：______________乙方：______________審批意見法務(wù)：______________財務(wù)：______________分管副總：______________四、關(guān)鍵風(fēng)險控制要點（一）審批權(quán)限與層級控制嚴(yán)禁“一口簽”或越權(quán)審批，大額合同（如100萬元以上）必須經(jīng)管理層集體決策；合同審批需全程留痕，紙質(zhì)審批表需各環(huán)節(jié)責(zé)任人簽字確認(rèn)，電子審批需保存系統(tǒng)記錄。（二）合同條款審核重點主體資質(zhì)：簽約方需提供營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明（復(fù)印件加蓋公章），特殊行業(yè)需提供許可證（如食品經(jīng)營許可證）；標(biāo)的與金額：標(biāo)的描述清晰（避免“一批貨物”等模糊表述），金額大小寫一致，涉及外幣的需注明匯率與結(jié)算方式；違約責(zé)任：需明確違約情形、違約金計算標(biāo)準(zhǔn)（一般不超過實際損失的30%）、爭議解決方式（優(yōu)先選擇訴訟，避免約定不明仲裁機構(gòu)）；知識產(chǎn)權(quán)：合作項目中產(chǎn)生的知識產(chǎn)權(quán)歸屬需明確，避免“默認(rèn)歸雙方所有”等模糊約定。（三）印章與簽署規(guī)范印章專人保管（如公章由行政部保管，合同章由法務(wù)部保管），用印前核對合同文本與審批表一致性；禁止在空白合同、空白協(xié)議上蓋章，確需預(yù)留蓋章的空白文件，需嚴(yán)格控制份數(shù)并登記臺賬，使用后及時核銷。（四）數(shù)據(jù)保密與存儲合同文本（含電子版、紙質(zhì)版）標(biāo)注“內(nèi)部資料”，僅限審批、履約相關(guān)人員查閱，嚴(yán)禁外傳；電子合同存儲需加密，定期備份（如每月一次），防止數(shù)據(jù)丟失或泄露；紙質(zhì)合同存放在檔案室（防火、防潮、防蟲）。（五）履約異常處理延遲履約：業(yè)務(wù)部門需在約定履行期限屆滿前3日發(fā)送《履約催告函》（附件7），留存送達(dá)證據(jù)；質(zhì)量問題：驗收不合格時，需在24小時內(nèi)通知對方，拍照/錄像留存證據(jù)