空客采購(gòu)訂單管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范空客采購(gòu)訂單的管理流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行，提高采購(gòu)效率，保障公司利益，滿(mǎn)足公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)需求，同時(shí)符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本辦法適用于公司與空客相關(guān)的所有采購(gòu)訂單管理活動(dòng)，包括但不限于飛機(jī)零部件采購(gòu)、航空服務(wù)采購(gòu)等涉及空客產(chǎn)品或服務(wù)的采購(gòu)業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)訂單的簽訂、執(zhí)行和管理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.準(zhǔn)確性原則：訂單信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等關(guān)鍵要素，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的糾紛和損失。3.及時(shí)性原則：各環(huán)節(jié)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成操作，確保訂單按時(shí)執(zhí)行，不影響公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)進(jìn)度。4.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)在采購(gòu)訂單管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。二、采購(gòu)訂單的下達(dá)（一）需求確認(rèn)1.需求部門(mén)提交：公司內(nèi)部各需求部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、運(yùn)營(yíng)需求等，填寫(xiě)《空客采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明所需空客產(chǎn)品或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)交貨時(shí)間等信息，并提交至采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)部門(mén)審核：采購(gòu)部門(mén)收到需求申請(qǐng)表后，對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括但不限于需求是否與公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)計(jì)劃相符、是否有可替代方案等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與需求部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，提出修改意見(jiàn)。（二）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商庫(kù)管理：采購(gòu)部門(mén)建立并維護(hù)空客供應(yīng)商庫(kù)，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和更新。評(píng)估指標(biāo)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨能力等。2.選擇流程：根據(jù)采購(gòu)需求，從供應(yīng)商庫(kù)中選擇合適的供應(yīng)商。對(duì)于新的采購(gòu)項(xiàng)目，可通過(guò)招標(biāo)、詢(xún)價(jià)、邀請(qǐng)報(bào)價(jià)等方式，廣泛征集供應(yīng)商信息，進(jìn)行綜合比較后確定供應(yīng)商。選擇過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，確保選擇出最優(yōu)供應(yīng)商。（三）訂單下達(dá)1.合同起草：采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商協(xié)商一致后，起草采購(gòu)訂單合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品或服務(wù)的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.合同審核：采購(gòu)訂單合同起草完成后，提交至法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。法務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性，確保合同條款符合法律法規(guī)要求；財(cái)務(wù)部門(mén)審核付款方式、價(jià)格條款等是否合理，是否符合公司財(cái)務(wù)政策。各部門(mén)提出審核意見(jiàn)后，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善。3.合同簽訂：經(jīng)審核通過(guò)的采購(gòu)訂單合同，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的合同原件由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)保管，并及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，如需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等，以便各部門(mén)按照合同要求履行職責(zé)。三、采購(gòu)訂單的執(zhí)行（一）供應(yīng)商備貨1.訂單通知：采購(gòu)部門(mén)在合同簽訂后，及時(shí)將采購(gòu)訂單發(fā)送給供應(yīng)商，通知供應(yīng)商按照訂單要求進(jìn)行備貨。訂單通知應(yīng)明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等關(guān)鍵信息，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解訂單要求。2.供應(yīng)商反饋：供應(yīng)商收到訂單通知后，應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)反饋備貨情況，包括預(yù)計(jì)完成備貨時(shí)間、是否存在問(wèn)題等。如供應(yīng)商發(fā)現(xiàn)訂單存在疑問(wèn)或無(wú)法按時(shí)完成備貨，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與采購(gòu)部門(mén)溝通協(xié)商解決。（二）生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤1.定期溝通：采購(gòu)部門(mén)定期與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度情況。溝通方式可包括電話(huà)、郵件、現(xiàn)場(chǎng)走訪(fǎng)等。對(duì)于關(guān)鍵采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的溝通機(jī)制，確保及時(shí)掌握生產(chǎn)進(jìn)度動(dòng)態(tài)。2.進(jìn)度報(bào)告：供應(yīng)商應(yīng)定期向采購(gòu)部門(mén)提交生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明已完成的工作量、剩余工作量、預(yù)計(jì)交貨時(shí)間等信息。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)進(jìn)度報(bào)告，對(duì)生產(chǎn)進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控和分析，如發(fā)現(xiàn)進(jìn)度滯后，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決措施，確保訂單按時(shí)交貨。（三）質(zhì)量控制1.檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)制定：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量要求，與質(zhì)量部門(mén)共同制定檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程。檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確產(chǎn)品的各項(xiàng)質(zhì)量指標(biāo)、檢驗(yàn)方法、抽樣規(guī)則等內(nèi)容。2.檢驗(yàn)實(shí)施：在產(chǎn)品交貨前，質(zhì)量部門(mén)按照檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)方式可包括進(jìn)貨檢驗(yàn)、駐廠(chǎng)檢驗(yàn)、第三方檢驗(yàn)等。對(duì)于重要采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)增加檢驗(yàn)頻次和嚴(yán)格度，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。3.不合格處理：如檢驗(yàn)發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在質(zhì)量問(wèn)題，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)及時(shí)出具不合格報(bào)告，并通知采購(gòu)部門(mén)和供應(yīng)商。采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，如退貨、換貨、補(bǔ)貨、降價(jià)處理等。供應(yīng)商應(yīng)按照協(xié)商結(jié)果及時(shí)處理不合格產(chǎn)品，并采取措施防止類(lèi)似問(wèn)題再次發(fā)生。（四）交貨管理1.交貨通知：供應(yīng)商完成備貨并確認(rèn)產(chǎn)品質(zhì)量合格后，應(yīng)提前通知采購(gòu)部門(mén)預(yù)計(jì)交貨時(shí)間，并按照合同約定的交貨方式和交貨地點(diǎn)進(jìn)行交貨。2.交貨驗(yàn)收：采購(gòu)部門(mén)組織需求部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)等相關(guān)人員對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與訂單合同一致。如驗(yàn)收合格，辦理入庫(kù)手續(xù)；如驗(yàn)收不合格，按照不合格處理流程執(zhí)行。四、采購(gòu)訂單的變更與終止（一）變更管理1.變更申請(qǐng)：在采購(gòu)訂單執(zhí)行過(guò)程中，如因各種原因需要變更訂單內(nèi)容，需求部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《空客采購(gòu)訂單變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容等信息，并提交至采購(gòu)部門(mén)。2.變更評(píng)估：采購(gòu)部門(mén)收到變更申請(qǐng)表后，對(duì)變更的必要性、可行性進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括變更對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、成本等方面的影響。如變更涉及價(jià)格調(diào)整，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商確定新的價(jià)格，并簽訂價(jià)格變更協(xié)議。3.變更審批：經(jīng)評(píng)估通過(guò)的采購(gòu)訂單變更申請(qǐng)，提交至相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審批。審批流程與訂單下達(dá)時(shí)的審核流程相同，確保變更后的訂單符合公司利益和相關(guān)規(guī)定要求。4.變更執(zhí)行：采購(gòu)部門(mén)將審批通過(guò)的變更申請(qǐng)通知供應(yīng)商，供應(yīng)商按照變更后的訂單要求進(jìn)行生產(chǎn)和交貨。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤變更執(zhí)行情況，確保變更后的訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。（二）終止管理1.終止申請(qǐng)：在采購(gòu)訂單執(zhí)行過(guò)程中，如因不可抗力、供應(yīng)商違約、公司業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要終止訂單，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《空客采購(gòu)訂單終止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明終止原因，并提交至相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審批。2.終止審批：相關(guān)部門(mén)對(duì)終止申請(qǐng)進(jìn)行審批，重點(diǎn)審核終止的必要性、對(duì)公司和供應(yīng)商的影響等。審批通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)將終止通知發(fā)送給供應(yīng)商。3.終止處理：供應(yīng)商收到終止通知后，應(yīng)停止相關(guān)生產(chǎn)活動(dòng)，并按照合同約定處理已完成的工作。采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商確定終止后的結(jié)算方式、賠償事宜等，并簽訂終止協(xié)議。五、采購(gòu)訂單的結(jié)算與付款（一）結(jié)算流程1.發(fā)票提交：供應(yīng)商在交貨并驗(yàn)收合格后，應(yīng)按照合同約定及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)提交發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購(gòu)訂單和實(shí)際交貨情況一致，包括產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、金額等信息。2.發(fā)票審核：采購(gòu)部門(mén)收到發(fā)票后，對(duì)發(fā)票的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票開(kāi)具單位、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、金額等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商重新開(kāi)具發(fā)票。3.結(jié)算申請(qǐng)：采購(gòu)部門(mén)審核通過(guò)發(fā)票后，填寫(xiě)《空客采購(gòu)訂單結(jié)算申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明訂單編號(hào)、發(fā)票號(hào)碼、結(jié)算金額、付款方式等信息，并提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。4.結(jié)算審批：財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)結(jié)算申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核結(jié)算金額是否與合同約定一致、付款方式是否符合公司財(cái)務(wù)政策等。審核通過(guò)后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。5.結(jié)算執(zhí)行：經(jīng)審批通過(guò)的結(jié)算申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門(mén)按照合同約定的付款方式和付款時(shí)間進(jìn)行付款操作。付款完成后，財(cái)務(wù)部門(mén)及時(shí)更新財(cái)務(wù)記錄，并將付款情況反饋給采購(gòu)部門(mén)。（二）付款方式1.預(yù)付款：對(duì)于金額較大、風(fēng)險(xiǎn)較高的采購(gòu)項(xiàng)目，可根據(jù)合同約定支付一定比例的預(yù)付款。預(yù)付款比例應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目具體情況和供應(yīng)商信譽(yù)等因素確定，一般不超過(guò)合同總金額的[X]%。2.進(jìn)度款：在采購(gòu)訂單執(zhí)行過(guò)程中，根據(jù)供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，支付相應(yīng)比例的進(jìn)度款。進(jìn)度款支付比例和時(shí)間節(jié)點(diǎn)應(yīng)在合同中明確約定，確保供應(yīng)商按照合同要求履行義務(wù)。3.驗(yàn)收款：產(chǎn)品交貨并驗(yàn)收合格后，支付剩余的驗(yàn)收款。驗(yàn)收款支付前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)確保供應(yīng)商已提交完整的發(fā)票和相關(guān)驗(yàn)收文件。4.質(zhì)保金：為保證產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)，合同中可約定預(yù)留一定比例的質(zhì)保金。質(zhì)保期一般為自產(chǎn)品驗(yàn)收合格之日起[X]個(gè)月或[X]年，質(zhì)保期滿(mǎn)后，如產(chǎn)品無(wú)質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)將質(zhì)保金支付給供應(yīng)商。六、采購(gòu)訂單的檔案管理（一）檔案分類(lèi)1.訂單合同檔案：包括采購(gòu)訂單合同原件、合同變更協(xié)議、終止協(xié)議等相關(guān)文件。2.訂單執(zhí)行檔案：包括訂單下達(dá)通知、供應(yīng)商反饋信息、生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)告、檢驗(yàn)報(bào)告、交貨記錄等與訂單執(zhí)行過(guò)程相關(guān)的文件。3.結(jié)算付款檔案：包括發(fā)票、結(jié)算申請(qǐng)表、付款憑證等與采購(gòu)訂單結(jié)算付款相關(guān)的文件。（二）檔案整理1.文件收集：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)收集采購(gòu)訂單管理過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件，并按照檔案分類(lèi)進(jìn)行整理。2.文件編號(hào)：為便于檔案管理和查詢(xún)，對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)則應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，確保每份文件都有唯一的編號(hào)。3.文件裝訂：將整理好的文件按照順序進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。裝訂后的文件應(yīng)加蓋檔案章，并注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期等信息。（三）檔案存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)方式：采購(gòu)訂單檔案應(yīng)采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，按照檔案類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行排列，便于查找和借閱。2.存儲(chǔ)期限：采購(gòu)訂單檔案的存儲(chǔ)期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。一般情況下，訂單合同檔案、結(jié)算付款檔案等重要文件的存儲(chǔ)期限為[X]年，訂單執(zhí)行檔案的存儲(chǔ)期限為[X]年。存儲(chǔ)期限屆滿(mǎn)后，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)，可按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（四）檔案查閱1.查閱申請(qǐng)：公司內(nèi)部人員如需查閱采購(gòu)訂單檔案，應(yīng)填寫(xiě)《空客采購(gòu)訂單檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，并提交至采購(gòu)部門(mén)。2.查閱審批：采購(gòu)部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后提交至檔案管理部門(mén)進(jìn)行審批。檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案查閱規(guī)定和審批流程，決定是否批準(zhǔn)查閱申請(qǐng)。3.查閱執(zhí)行：經(jīng)審批通過(guò)的查閱申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自復(fù)印、拍照、涂改檔案內(nèi)容。查閱完成后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理查閱登記手續(xù)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)訂單管理活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)訂單的簽訂、執(zhí)行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求，重點(diǎn)關(guān)注采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)成本的控制、供應(yīng)商管理等方面。2.風(fēng)險(xiǎn)管理：風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)對(duì)采購(gòu)訂單管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估和監(jiān)控，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。如發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)采取措施防范風(fēng)險(xiǎn)，確保采購(gòu)訂單管理活動(dòng)的順利進(jìn)行。3.投訴處理：建立采購(gòu)訂單管理投訴渠道，接受公司內(nèi)部員工和供應(yīng)商的投訴。對(duì)于投訴事項(xiàng)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴人。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）考核指標(biāo)1.訂單按時(shí)交付率：考核采購(gòu)訂單是否按時(shí)交付，計(jì)算公式為：訂單按時(shí)交付率=按時(shí)交付的訂單數(shù)量/總訂單數(shù)量×100%。2.產(chǎn)品質(zhì)量合格率：考核采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量情況，計(jì)算公式為：產(chǎn)品質(zhì)量合格率=合格產(chǎn)品數(shù)量/檢驗(yàn)產(chǎn)品數(shù)量×100%。3.采購(gòu)成本控制率：考核采購(gòu)成本是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)，計(jì)算公式為：采購(gòu)成本控制率=（實(shí)際采購(gòu)成本預(yù)算采購(gòu)成本）/預(yù)算采購(gòu)成本×100%。4.供應(yīng)商滿(mǎn)意度：通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查或供應(yīng)商反饋等方式，了解供應(yīng)商對(duì)公司采購(gòu)訂單管理活動(dòng)的滿(mǎn)意度，考核公司與供應(yīng)商的合作關(guān)系。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.績(jī)效評(píng)估：將采購(gòu)訂單管理考核結(jié)果納入相關(guān)部