空白標(biāo)準(zhǔn)合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司空白標(biāo)準(zhǔn)合同的管理，規(guī)范合同簽訂流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門涉及的各類空白標(biāo)準(zhǔn)合同的管理。（三）定義1.空白標(biāo)準(zhǔn)合同：指公司根據(jù)業(yè)務(wù)需要，預(yù)先擬定的包含合同主要條款和格式，可供在一定范圍內(nèi)重復(fù)使用的合同文本。2.合同承辦部門：負(fù)責(zé)具體業(yè)務(wù)洽談、合同起草、履行及相關(guān)事宜的部門。3.合同管理部門：負(fù)責(zé)合同審核、編號、歸檔、監(jiān)督等管理工作的部門。（四）管理原則1.依法合規(guī)原則：空白標(biāo)準(zhǔn)合同的制定、使用和管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：通過規(guī)范流程和嚴(yán)格管理，有效防范合同簽訂、履行過程中的各類風(fēng)險(xiǎn)。3.統(tǒng)一管理原則：公司對空白標(biāo)準(zhǔn)合同實(shí)行統(tǒng)一編號、統(tǒng)一格式、統(tǒng)一保管，確保合同管理的規(guī)范性和一致性。4.高效便捷原則：在確保風(fēng)險(xiǎn)可控的前提下，優(yōu)化合同簽訂流程，提高工作效率，滿足業(yè)務(wù)發(fā)展需要。二、空白標(biāo)準(zhǔn)合同的制定（一）制定主體空白標(biāo)準(zhǔn)合同由公司合同管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同制定。（二）制定依據(jù)1.國家法律法規(guī)、政策文件以及行業(yè)通行規(guī)則。2.公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、經(jīng)營模式和實(shí)際需求。3.以往合同履行過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及風(fēng)險(xiǎn)防范要求。（三）制定流程1.需求調(diào)研合同管理部門與相關(guān)業(yè)務(wù)部門溝通，了解各類業(yè)務(wù)的合同需求，收集業(yè)務(wù)場景、交易條款、風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注點(diǎn)等信息。2.初稿起草相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)調(diào)研結(jié)果，結(jié)合法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，起草空白標(biāo)準(zhǔn)合同初稿。初稿應(yīng)明確合同的基本條款、權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等內(nèi)容。3.審核修改合同管理部門對初稿進(jìn)行法律合規(guī)性審核，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)漏洞。同時(shí)，對合同格式、語言表達(dá)等進(jìn)行規(guī)范性審查。根據(jù)審核意見，業(yè)務(wù)部門對初稿進(jìn)行修改完善。4.會簽審定修改后的合同初稿提交公司內(nèi)部相關(guān)部門會簽，包括但不限于財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門、審計(jì)部門等。各部門從專業(yè)角度對合同條款進(jìn)行審核，提出意見和建議。合同管理部門匯總各部門意見，對合同進(jìn)行進(jìn)一步修改后，提交公司管理層審定。5.編號發(fā)布經(jīng)公司管理層審定通過的空白標(biāo)準(zhǔn)合同，由合同管理部門進(jìn)行統(tǒng)一編號，并以正式文件形式發(fā)布實(shí)施。編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于合同的識別、查詢和管理。（四）內(nèi)容要求1.條款完備性空白標(biāo)準(zhǔn)合同應(yīng)涵蓋合同履行過程中可能涉及的主要條款，確保合同權(quán)利義務(wù)明確、具體，避免因條款缺失或模糊引發(fā)糾紛。2.表述準(zhǔn)確性合同條款的語言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、簡潔，避免歧義。對于關(guān)鍵術(shù)語和概念，應(yīng)進(jìn)行明確界定，確保各方理解一致。3.風(fēng)險(xiǎn)防范性充分考慮合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)因素，設(shè)置相應(yīng)的防范措施和違約責(zé)任條款，以降低公司面臨的風(fēng)險(xiǎn)。4.靈活性與適應(yīng)性在保證合同基本框架和核心條款穩(wěn)定的前提下，適當(dāng)預(yù)留一定的靈活性空間，以適應(yīng)不同業(yè)務(wù)場景和交易需求的變化。三、空白標(biāo)準(zhǔn)合同的保管（一）保管部門公司空白標(biāo)準(zhǔn)合同由合同管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)合同保管設(shè)立專門的合同檔案室，對空白標(biāo)準(zhǔn)合同紙質(zhì)文本進(jìn)行分類存放，建立檔案目錄，便于查找和借閱。檔案室內(nèi)應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保合同文本的安全。2.電子合同保管對于以電子形式存在的空白標(biāo)準(zhǔn)合同，應(yīng)進(jìn)行加密存儲，并建立備份機(jī)制。同時(shí)，按照電子文檔管理要求，對合同進(jìn)行分類、編號和標(biāo)注，確保電子合同的可識別性和可追溯性。（三）保管要求1.專人專管合同保管人員應(yīng)具備責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守合同管理規(guī)定，不得擅自將空白標(biāo)準(zhǔn)合同轉(zhuǎn)借他人或帶出檔案室。2.定期盤點(diǎn)合同管理部門應(yīng)定期對空白標(biāo)準(zhǔn)合同進(jìn)行盤點(diǎn)，核對合同數(shù)量、編號、文本內(nèi)容等信息，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。3.安全保密加強(qiáng)對合同保管場所的安全管理，防止合同文本丟失、被盜、篡改等情況發(fā)生。同時(shí)，嚴(yán)格控制合同查閱權(quán)限，對涉及商業(yè)秘密和敏感信息的合同，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施。四、空白標(biāo)準(zhǔn)合同的領(lǐng)用（一）領(lǐng)用主體合同承辦部門因業(yè)務(wù)需要可領(lǐng)用空白標(biāo)準(zhǔn)合同。（二）領(lǐng)用流程1.申請合同承辦部門填寫《空白標(biāo)準(zhǔn)合同領(lǐng)用申請表》，詳細(xì)注明領(lǐng)用合同的名稱、編號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核合同管理部門對領(lǐng)用申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查申請領(lǐng)用的合同是否符合業(yè)務(wù)需求，領(lǐng)用數(shù)量是否合理。審核通過后，在申請表上簽署意見。3.領(lǐng)用合同承辦部門憑審核通過的《空白標(biāo)準(zhǔn)合同領(lǐng)用申請表》到合同管理部門領(lǐng)取空白標(biāo)準(zhǔn)合同。領(lǐng)取時(shí)，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，在《空白標(biāo)準(zhǔn)合同領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)領(lǐng)用合同的名稱、編號、數(shù)量、領(lǐng)用日期等信息。（三）領(lǐng)用數(shù)量控制合同管理部門應(yīng)根據(jù)合同承辦部門的業(yè)務(wù)量和實(shí)際需求，合理控制空白標(biāo)準(zhǔn)合同的領(lǐng)用數(shù)量。對于用量較大的合同，可實(shí)行按批次領(lǐng)用或限量領(lǐng)用制度，避免合同積壓或浪費(fèi)。（四）領(lǐng)用登記合同管理部門應(yīng)建立《空白標(biāo)準(zhǔn)合同領(lǐng)用登記表》，詳細(xì)記錄每一次空白標(biāo)準(zhǔn)合同的領(lǐng)用情況，包括領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期、合同名稱、編號、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。領(lǐng)用登記表應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為合同管理的重要檔案資料。五、空白標(biāo)準(zhǔn)合同的使用（一）使用原則1.嚴(yán)格按照合同文本格式和條款要求填寫，不得擅自修改合同內(nèi)容。2.確保合同填寫的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，各項(xiàng)條款應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)情況相符。3.對于合同中的空白處，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況填寫明確內(nèi)容，不得留有空白或隨意涂改。（二）填寫規(guī)范1.字跡清晰填寫合同內(nèi)容時(shí)，應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆，字跡清晰、工整，不得潦草或模糊不清。2.內(nèi)容準(zhǔn)確合同條款中的各項(xiàng)信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，涉及金額、日期、數(shù)量、質(zhì)量等關(guān)鍵內(nèi)容的填寫，應(yīng)嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)實(shí)際情況填寫，并進(jìn)行核對。3.簽字蓋章規(guī)范合同填寫完畢后，應(yīng)由合同雙方當(dāng)事人簽字（或蓋章）確認(rèn)。簽字（或蓋章）應(yīng)清晰、完整，符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。（三）審核與審批1.初審合同承辦部門填寫完空白標(biāo)準(zhǔn)合同后，應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部初審。初審內(nèi)容包括合同條款是否符合業(yè)務(wù)要求、填寫是否規(guī)范、簽字蓋章是否齊全等。初審?fù)ㄟ^后，將合同提交給合同管理部門進(jìn)行審核。2.審核合同管理部門對合同進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審查合同的法律合規(guī)性、條款完整性、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等方面。審核過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與合同承辦部門溝通，要求其進(jìn)行修改完善。審核通過后，合同管理部門在合同上簽署審核意見。3.審批根據(jù)公司合同審批權(quán)限規(guī)定，合同需報(bào)經(jīng)公司管理層或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的，合同承辦部門應(yīng)將審核通過的合同連同相關(guān)審批文件一并提交審批。審批通過后，合同方可正式生效。六、空白標(biāo)準(zhǔn)合同的變更與廢止（一）變更1.變更情形在合同履行過程中，如因業(yè)務(wù)需要或法律法規(guī)、政策變化等原因，需對空白標(biāo)準(zhǔn)合同進(jìn)行變更的，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)提出變更申請。2.變更流程變更申請應(yīng)填寫《空白標(biāo)準(zhǔn)合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、涉及條款等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。合同管理部門對變更申請進(jìn)行審核，審核通過后提交公司管理層審定。經(jīng)審定同意變更的，合同管理部門對原合同文本進(jìn)行修改，并重新編號發(fā)布。（二）廢止1.廢止情形空白標(biāo)準(zhǔn)合同如有下列情形之一的，應(yīng)予以廢止：（1）因法律法規(guī)、政策調(diào)整，導(dǎo)致合同條款不再適用的；（2）公司業(yè)務(wù)調(diào)整，不再使用該合同文本的；（3）合同文本存在重大缺陷，無法繼續(xù)使用的；（4）其他需要廢止的情形。2.廢止流程合同承辦部門或合同管理部門提出空白標(biāo)準(zhǔn)合同廢止申請，填寫《空白標(biāo)準(zhǔn)合同廢止申請表》，說明廢止原因。經(jīng)合同管理部門審核、公司管理層審定后，對廢止的合同文本進(jìn)行銷毀處理，并在合同管理檔案中注明廢止情況。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對空白標(biāo)準(zhǔn)合同的管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.空白標(biāo)準(zhǔn)合同的制定、審核、發(fā)布流程是否合規(guī)。2.空白標(biāo)準(zhǔn)合同的保管、領(lǐng)用、使用、變更、廢止等環(huán)節(jié)的管理是否規(guī)范。3.合同承辦部門對合同條款的執(zhí)行情況，是否存在違反合同約定的行為。4.合同管理部門對合同風(fēng)險(xiǎn)的防范措施是否有效落實(shí)。（三）檢查方式1.定期檢查審計(jì)部門每年定期對空白標(biāo)準(zhǔn)合同管理情況進(jìn)行全面檢查，形成檢查報(bào)告，提交公司管理層。2.不定期抽查審計(jì)部門可根據(jù)工作需要，不定期對空白標(biāo)準(zhǔn)合同的管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（四）整改要求對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)制定整改措施，明確整改責(zé)任人，限期進(jìn)行整改。整改完成后，應(yīng)向?qū)徲?jì)部門提交整改報(bào)告，審計(jì)部門對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。八、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因合同承辦部門未按規(guī)定流程領(lǐng)用、使用空白標(biāo)準(zhǔn)合同，導(dǎo)致合同出現(xiàn)錯(cuò)誤、遺漏或糾紛的，由合同承辦部門承擔(dān)主要責(zé)任。2.因合同管理部門審核把關(guān)不嚴(yán)、保管不善等原因，造成空白標(biāo)準(zhǔn)合同丟失、被盜、篡改或其他管理失誤的，由合同管理部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.因公司其他部門或人員違反本辦法規(guī)定，影響空白標(biāo)準(zhǔn)合同正