稅務稽查文書管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范稅務稽查文書管理，保障稅務稽查工作合法、有序進行，提高稅務稽查工作質(zhì)量和效率，根據(jù)《中華人民共和國稅收征收管理法》及其實施細則、《稅務稽查工作規(guī)程》等相關法律法規(guī)，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于各級稅務機關開展稅務稽查工作過程中涉及的各類文書的管理，包括稅務稽查選案、檢查、審理、執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)所使用的文書。（三）基本原則1.合法性原則：稅務稽查文書的制作、使用和管理必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，確保文書的法律效力。2.準確性原則：文書內(nèi)容應準確反映稅務稽查工作的事實、證據(jù)和結(jié)論，語言表達清晰、邏輯嚴謹，避免歧義。3.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和程序制作文書，保證文書的規(guī)范性和統(tǒng)一性。4.時效性原則：及時制作、傳遞和處理稅務稽查文書，確保稅務稽查工作的順利進行，提高工作效率。（四）職責分工1.稽查部門：負責稅務稽查文書的起草、制作、送達、保管等具體工作，并確保文書的質(zhì)量和時效性。2.法規(guī)部門：負責對稅務稽查文書進行合法性審核，提供法律指導和咨詢，確保文書符合法律法規(guī)要求。3.檔案管理部門：負責稅務稽查文書的歸檔、保管和查閱等工作，建立健全文書檔案管理制度，確保文書檔案的安全和完整。4.其他相關部門：按照各自職責，配合做好稅務稽查文書管理的相關工作。二、文書種類及適用范圍（一）選案環(huán)節(jié)文書1.《稅務稽查立案審批表》：用于稅務機關對符合立案條件的稅務違法案件進行審批立案。2.《稅務稽查任務通知書》：下達稅務稽查任務，明確稽查對象、稽查所屬期間、稽查實施部門等內(nèi)容。（二）檢查環(huán)節(jié)文書1.《稅務檢查通知書》：告知被查對象稅務機關將對其進行稅務檢查，包括檢查的范圍、內(nèi)容、時間等信息。2.《調(diào)取賬簿資料通知書》：經(jīng)縣以上稅務局（分局）局長批準，調(diào)取被查對象的賬簿、記賬憑證、報表和其他有關資料時使用。3.《調(diào)取賬簿資料清單》：與《調(diào)取賬簿資料通知書》配套使用，詳細記錄調(diào)取的賬簿資料的名稱、數(shù)量、所屬期間等內(nèi)容。4.《詢問通知書》：通知被詢問人到指定地點接受詢問，就稅務違法案件的有關問題進行調(diào)查。5.《詢問筆錄》：記錄詢問過程和被詢問人的陳述、證言等內(nèi)容，作為稅務稽查的證據(jù)之一。6.《稅務稽查工作底稿》：稽查人員在檢查過程中，對發(fā)現(xiàn)的問題和取得的證據(jù)進行記錄的工作文書，是制作稅務稽查報告的基礎。7.《查封（扣押）決定書》：對有證據(jù)證明從事生產(chǎn)、經(jīng)營的納稅人、扣繳義務人有逃避納稅義務行為的，稅務機關可以在規(guī)定的納稅期之前，責令限期繳納應納稅款；在限期內(nèi)發(fā)現(xiàn)納稅人有明顯的轉(zhuǎn)移、隱匿其應納稅的商品、貨物以及其他財產(chǎn)或者應納稅的收入的跡象的，稅務機關可以責成納稅人提供納稅擔保。如果納稅人不能提供納稅擔保，經(jīng)縣以上稅務局（分局）局長批準，稅務機關可以采取查封、扣押措施，并下達此決定書。8.《查封商品、貨物、財產(chǎn)清單》：與《查封（扣押）決定書》配套使用，詳細記錄查封的商品、貨物、財產(chǎn)的名稱、數(shù)量、規(guī)格、價值等內(nèi)容。9.《扣押商品、貨物、財產(chǎn)專用收據(jù)》：稅務機關在扣押納稅人商品、貨物、財產(chǎn)時，向納稅人開具的專用收據(jù)。（三）審理環(huán)節(jié)文書1.《稅務稽查報告》：稽查人員根據(jù)檢查情況制作的，反映稅務稽查過程和結(jié)果的書面報告，包括案件的來源、被查對象的基本情況、檢查時間和檢查所屬期間、檢查方式、檢查內(nèi)容及發(fā)現(xiàn)的問題、處理意見等內(nèi)容。2.《稅務稽查審理報告》：審理人員對稅務稽查報告及相關證據(jù)材料進行審查后制作的報告，提出審理意見，包括案件事實是否清楚、證據(jù)是否確鑿、數(shù)據(jù)是否準確、資料是否齊全、適用法律法規(guī)是否正確、案件定性是否準確、程序是否合法、處理意見是否得當?shù)葍?nèi)容。3.《稅務處理決定書》：稅務機關對納稅人、扣繳義務人或者其他當事人作出稅務處理決定時使用的文書，包括違法事實、處理依據(jù)、處理決定等內(nèi)容。4.《稅務行政處罰決定書》：稅務機關對納稅人、扣繳義務人或者其他當事人作出稅務行政處罰決定時使用的文書，包括違法事實、處罰依據(jù)、處罰種類和幅度、處罰決定等內(nèi)容。5.《不予稅務行政處罰決定書》：對情節(jié)輕微、依法可以不予行政處罰的違法行為，稅務機關下達此決定書。6.《稅務稽查結(jié)論》：經(jīng)審理，認為被查對象沒有稅收違法行為或者雖有稅收違法行為但情節(jié)輕微，依法可以不予稅務行政處罰的，下達此文書。（四）執(zhí)行環(huán)節(jié)文書1.《稅務處理決定書送達回證》：記錄稅務處理決定書的送達情況，包括送達時間、送達方式、受送達人簽名或蓋章等內(nèi)容。2.《稅務行政處罰決定書送達回證》：記錄稅務行政處罰決定書的送達情況，與《稅務處理決定書送達回證》類似。3.《限期繳納稅款通知書》：責令納稅人限期繳納應納稅款、滯納金或者罰款時使用的文書。4.《稅收強制執(zhí)行決定書》：經(jīng)縣以上稅務局（分局）局長批準，稅務機關對從事生產(chǎn)、經(jīng)營的納稅人、扣繳義務人未按照規(guī)定的期限繳納或者解繳稅款，納稅擔保人未按照規(guī)定的期限繳納所擔保的稅款，由稅務機關責令限期繳納，逾期仍未繳納的，可以采取強制執(zhí)行措施，并下達此決定書。5.《稅收強制執(zhí)行決定書（扣繳稅收款項適用）》：稅務機關對從事生產(chǎn)、經(jīng)營的納稅人、扣繳義務人未按照規(guī)定的期限繳納或者解繳稅款，納稅擔保人未按照規(guī)定的期限繳納所擔保的稅款，由稅務機關責令限期繳納，逾期仍未繳納的，可以書面通知其開戶銀行或者其他金融機構(gòu)從其存款中扣繳稅款，并下達此決定書。6.《稅收強制執(zhí)行決定書（拍賣/變賣適用）》：稅務機關對從事生產(chǎn)、經(jīng)營的納稅人、扣繳義務人未按照規(guī)定的期限繳納或者解繳稅款，納稅擔保人未按照規(guī)定的期限繳納所擔保的稅款，由稅務機關責令限期繳納，逾期仍未繳納的，可以依法拍賣或者變賣其價值相當于應納稅款的商品、貨物或者其他財產(chǎn)，以拍賣或者變賣所得抵繳稅款，并下達此決定書。7.《拍賣/變賣抵稅財物決定書》：稅務機關決定對納稅人、扣繳義務人或者納稅擔保人的商品、貨物或者其他財產(chǎn)進行拍賣或者變賣時使用的文書。8.《拍賣/變賣結(jié)果通知書》：告知納稅人拍賣或者變賣抵稅財物的結(jié)果，包括拍賣或者變賣的時間、地點、成交價格等內(nèi)容。9.《返還商品、貨物或者其他財產(chǎn)通知書》：稅務機關將拍賣或者變賣所得抵繳稅款、滯納金、罰款后，剩余部分依法返還給被執(zhí)行人時使用的文書。三、文書制作（一）基本要求1.格式規(guī)范：稅務稽查文書應按照規(guī)定的格式制作，包括文書的編號、名稱、正文、落款、日期等部分，確保格式統(tǒng)一、規(guī)范。2.內(nèi)容完整：文書內(nèi)容應涵蓋案件的基本情況、事實依據(jù)、法律依據(jù)、處理決定等必要信息，做到內(nèi)容完整、準確。3.語言準確：使用規(guī)范的稅務術(shù)語和法律語言，避免模糊、歧義或容易引起誤解的表述，確保文書的法律效力。（二）制作流程1.起草：稽查人員根據(jù)檢查情況和相關法律法規(guī)，起草稅務稽查文書，確保文書內(nèi)容真實、準確、合法。2.審核：文書起草完成后，由稽查部門負責人或指定人員進行審核，重點審核文書內(nèi)容的準確性、合法性、規(guī)范性以及與檢查情況的一致性。3.審批：對于涉及重大稅務案件、稅務處理決定或稅務行政處罰決定等重要文書，需經(jīng)法規(guī)部門合法性審核，并報經(jīng)稅務局（分局）局長或其授權(quán)的領導審批。4.簽發(fā)：經(jīng)審核、審批通過的文書，由相關負責人簽發(fā)，明確文書的生效日期和責任人。5.打?。喊凑找?guī)定的格式和排版要求，將簽發(fā)后的文書進行打印，確保文書字跡清晰、格式規(guī)范。6.校對：打印后的文書需進行認真校對，確保文書內(nèi)容與簽發(fā)稿一致，避免出現(xiàn)錯別字、漏字、排版錯誤等問題。（三）電子文書管理1.電子文書的制作：稅務稽查文書可以采用電子形式制作，但應符合電子簽名法等相關法律法規(guī)的規(guī)定，確保電子文書的真實性、完整性和法律效力。2.電子文書的存儲：建立電子文書存儲系統(tǒng)，對電子文書進行分類、編號、存儲，確保電子文書的安全和可檢索性。存儲介質(zhì)應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子文書的傳遞：通過安全可靠的電子傳輸方式傳遞稅務稽查文書，確保文書傳遞的及時性和準確性。接收方應及時對電子文書進行確認和處理，并做好記錄。4.電子文書的查閱和使用：授權(quán)人員可以通過電子文書存儲系統(tǒng)查閱和使用稅務稽查文書，但應遵守相關的權(quán)限管理規(guī)定，確保文書的保密性和安全性。四、文書送達（一）送達方式1.直接送達：稅務機關將稅務稽查文書直接送交受送達人，由受送達人在送達回證上注明收到日期，并簽名或者蓋章。受送達人是公民的，本人不在時交其同住成年家屬簽收；受送達人是法人或者其他組織的，應當由法人的法定代表人、其他組織的主要負責人或者該法人、組織負責收件的人簽收；受送達人有代理人的，可以送交其代理人簽收。2.留置送達：受送達人或者他的同住成年家屬拒絕接收稅務稽查文書的，送達人應當邀請有關基層組織或者所在單位的代表到場，說明情況，在送達回證上記明拒收事由和日期，由送達人、見證人簽名或者蓋章，把稅務稽查文書留在受送達人的住所，即視為送達。3.委托送達：直接送達稅務稽查文書有困難的，可以委托其他有關機關或者其他單位代為送達。4.郵寄送達：經(jīng)送達人同意，可以采用掛號信或者特快專遞的方式郵寄送達稅務稽查文書，并在掛號信或者特快專遞的回執(zhí)上注明稅務稽查文書的名稱、文號、份數(shù)以及送達日期，以掛號信或者特快專遞的回執(zhí)上注明的收件日期為送達日期。5.公告送達：受送達人下落不明，或者用其他方式無法送達的，可以公告送達稅務稽查文書。自公告之日起滿30日，即視為送達。公告送達應在稅務機關公告欄或者受送達人生產(chǎn)、經(jīng)營場所張貼公告，同時可以在報紙、網(wǎng)絡等媒體上刊登公告。（二）送達程序1.送達準備：送達人員應核對受送達人信息，準備好稅務稽查文書及送達回證等相關材料。2.送達實施：按照規(guī)定的送達方式進行送達，確保受送達人或其授權(quán)簽收人收到稅務稽查文書，并在送達回證上簽名或蓋章確認。3.送達記錄：送達人員應及時記錄送達情況，包括送達時間、送達方式、受送達人或其授權(quán)簽收人的簽名或蓋章等信息，并存檔備查。五、文書保管（一）保管期限1.稅務稽查選案環(huán)節(jié)文書：保管期限為5年。2.稅務稽查檢查環(huán)節(jié)文書：保管期限為10年。3.稅務稽查審理環(huán)節(jié)文書：保管期限為15年。4.稅務稽查執(zhí)行環(huán)節(jié)文書：保管期限為10年。（二）保管方式1.紙質(zhì)文書保管：稅務稽查文書應按照類別、年度、案件編號等進行分類整理，裝訂成冊，并在檔案盒上注明文書名稱、年度、保管期限等信息。紙質(zhì)文書應存放在專門的檔案庫房或檔案柜中，確保檔案的安全和完整。2.電子文書保管：電子文書應按照規(guī)定的存儲格式和存儲位置進行保存，建立電子文書索引目錄，便于查詢和檢索。電子文書存儲介質(zhì)應定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）查閱和借閱1.查閱規(guī)定：因工作需要查閱稅務稽查文書的，應填寫《稅務稽查文書查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱人員應在指定地點查閱，不得擅自將文書帶出檔案管理部門，不得在文書上涂改、標記、抽換、損壞。2.借閱規(guī)定：因特殊原因需要借閱稅務稽查文書的，應填寫《稅務稽查文書借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過10個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的文書，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘抄、傳播文書內(nèi)容。六、文書銷毀（一）銷毀條件稅務稽查文書保管期滿，需要銷毀的，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。有下列情形之一的，不得銷毀：1.涉及未結(jié)稅務案件的文書，應在案件結(jié)案后按照規(guī)定的保管期限保管期滿后銷毀。2.正在進行稅務行政復議、行政訴訟或者其他法律程序的文書，應在相關法律程序終結(jié)后按照規(guī)定的保管期限保管期滿后銷毀。（二）銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案管理部門應在稅務稽查文書保管期滿前，對擬銷毀的文書進行清理核對，編制《稅務稽查文書銷毀清冊》，詳細記錄文書的名稱、文號、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.審批：《稅務稽查文書銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報經(jīng)稅務局（分局）