礦山物資采購管理辦法一、總則（一）目的為加強礦山物資采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，確保物資質(zhì)量，保障礦山生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所屬礦山企業(yè)及相關(guān)部門的物資采購活動，包括設(shè)備、材料、備品備件、辦公用品等各類物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：物資采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.經(jīng)濟性原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過科學合理的采購策略和方法，降低采購成本，提高采購效益。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購物資符合礦山生產(chǎn)經(jīng)營的要求。4.公開公正公平原則：采購過程應(yīng)公開透明，遵循公正、公平的原則，確保所有潛在供應(yīng)商都有平等參與競爭的機會。二、管理職責（一）采購部門職責1.負責制定物資采購計劃，根據(jù)礦山生產(chǎn)經(jīng)營需求，合理安排采購數(shù)量和時間。2.組織實施物資采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等工作。3.負責采購物資的質(zhì)量控制，對采購物資進行檢驗、驗收，確保物資符合要求。4.建立和維護供應(yīng)商管理檔案，定期對供應(yīng)商進行評估和考核。5.負責采購合同的執(zhí)行和跟蹤，及時處理合同履行過程中的問題。6.配合財務(wù)部門做好采購資金的結(jié)算和支付工作。（二）需求部門職責1.根據(jù)礦山生產(chǎn)經(jīng)營計劃，提出物資需求申請，明確物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購物資的技術(shù)標準制定和驗收工作，提供技術(shù)支持和質(zhì)量反饋。3.協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商選擇和采購談判，對采購物資的適用性和性價比進行評估。4.負責本部門采購物資的使用和管理，及時反饋物資使用過程中的問題。（三）質(zhì)量部門職責1.制定物資質(zhì)量檢驗標準和驗收規(guī)范，對采購物資進行質(zhì)量檢驗和驗收。2.參與供應(yīng)商質(zhì)量管理體系的審核和評估，提出質(zhì)量改進建議。3.對采購物資的質(zhì)量問題進行調(diào)查和處理，跟蹤整改措施的落實情況。（四）財務(wù)部門職責1.負責審核采購計劃和采購預(yù)算，確保采購資金的合理使用。2.參與采購合同的審核，對合同中的付款條款進行把關(guān)。3.負責采購資金的結(jié)算和支付工作，按照合同約定及時支付貨款。4.對采購成本進行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持和決策建議。（五）審計部門職責1.對物資采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性和采購行為的合法性。2.審查采購合同的簽訂、執(zhí)行和結(jié)算情況，防范采購風險。3.對采購過程中的違規(guī)行為進行調(diào)查和處理，提出審計意見和建議。三、采購計劃管理（一）計劃編制依據(jù)1.礦山生產(chǎn)經(jīng)營計劃和年度預(yù)算。2.設(shè)備維護保養(yǎng)計劃和物資消耗定額。3.庫存物資狀況和市場供應(yīng)情況。（二）計劃編制流程1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求，于每月[具體日期]前向采購部門提交下月物資需求計劃，詳細列出物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等。2.采購部門收到需求計劃后，進行匯總和分析，結(jié)合庫存情況，于每月[具體日期]前編制下月物資采購計劃，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、預(yù)計采購金額等，并報相關(guān)領(lǐng)導審批。3.經(jīng)領(lǐng)導審批后的采購計劃，由采購部門負責組織實施。如遇特殊情況需要調(diào)整采購計劃，需求部門應(yīng)及時向采購部門提出申請，經(jīng)審批后進行調(diào)整。（三）計劃執(zhí)行與監(jiān)控1.采購部門按照批準的采購計劃，及時組織采購活動，確保物資按時供應(yīng)。2.建立采購計劃執(zhí)行跟蹤機制，采購部門定期對采購計劃的執(zhí)行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決計劃執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.如因市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整等原因?qū)е虏少徲媱潫o法按時執(zhí)行，采購部門應(yīng)及時與需求部門溝通協(xié)調(diào)，重新調(diào)整采購計劃，并報相關(guān)領(lǐng)導審批。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫，包括供應(yīng)商的基本情況、資質(zhì)證書、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的信息。2.根據(jù)采購物資的類別和特點，制定供應(yīng)商選擇標準和評價指標體系，對潛在供應(yīng)商進行評估和篩選。3.對于重要物資的采購，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對供應(yīng)商進行實地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、技術(shù)研發(fā)能力等情況，確保供應(yīng)商具備提供合格物資的能力。4.采購部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇確定合格供應(yīng)商名單，并報相關(guān)領(lǐng)導審批。合格供應(yīng)商名單應(yīng)定期更新，淘汰不合格供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商評價與考核1.建立供應(yīng)商評價機制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面進行評價。評價方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等多種形式。2.根據(jù)供應(yīng)商評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行考核評分，考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.對于考核結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當?shù)莫剟詈蛢?yōu)惠政策，如優(yōu)先合作、增加采購份額等；對于考核結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，及時發(fā)出整改通知，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，取消其合格供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商關(guān)系管理1.采購部門與供應(yīng)商建立良好的溝通機制，定期與供應(yīng)商進行溝通交流，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.加強與供應(yīng)商的合作與協(xié)作，共同開展技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量改進、成本控制等工作，實現(xiàn)互利共贏。3.建立供應(yīng)商激勵機制，對在物資供應(yīng)、質(zhì)量改進、售后服務(wù)等方面表現(xiàn)突出的供應(yīng)商給予表彰和獎勵，激發(fā)供應(yīng)商的積極性和主動性。五、采購流程管理（一）采購申請1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫物資采購申請表，詳細說明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、需求時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人簽字確認后提交給采購部門。2.對于緊急采購需求，需求部門應(yīng)在申請表上注明“緊急采購”字樣，并說明緊急原因，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審批后，采購部門應(yīng)優(yōu)先安排采購。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行審核，核實物資需求的合理性和必要性。2.根據(jù)采購物資的金額大小和性質(zhì)，按照公司的審批權(quán)限規(guī)定，報相關(guān)領(lǐng)導審批。審批通過后，采購部門方可組織實施采購活動。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)批準的采購申請，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等，具體采購方式應(yīng)根據(jù)采購物資的特點和市場情況確定。2.對于招標采購，采購部門應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等工作，確定中標供應(yīng)商。3.對于競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等方式，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員與供應(yīng)商進行談判、詢價或協(xié)商，確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標準等條款，并簽訂采購合同。4.在采購過程中，采購人員應(yīng)嚴格遵守采購紀律，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當利益，確保采購行為公正、廉潔。（四）合同簽訂1.采購部門與中標供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)公司法律部門或法律顧問審核，確保合同的合法性和有效性。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本送相關(guān)部門備案。（五）物資驗收1.物資到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)人員做好驗收準備工作。2.物資到貨后，質(zhì)量部門按照物資質(zhì)量檢驗標準和驗收規(guī)范對物資進行質(zhì)量檢驗，需求部門對物資的規(guī)格、型號、數(shù)量等進行核對驗收。3.驗收合格的物資，由需求部門辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理退貨、換貨、補貨等事宜。（六）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)采購合同和物資驗收情況，填寫付款申請單，經(jīng)相關(guān)部門審核后報財務(wù)部門。2.財務(wù)部門按照合同約定和公司財務(wù)管理制度，對付款申請進行審核，審核無誤后辦理付款手續(xù)。3.采購部門應(yīng)及時跟蹤采購資金的支付情況，確保貨款按時支付，維護公司的良好信譽。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門定期對物資采購過程中的風險進行識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動、供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、法律風險等。2.根據(jù)風險識別和評估結(jié)果，確定風險等級，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。（二）風險應(yīng)對措施1.市場價格波動風險：建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時間和采購數(shù)量，采用套期保值、簽訂長期合同等方式鎖定采購價格，降低價格波動風險。2.供應(yīng)商違約風險：加強供應(yīng)商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商，簽訂詳細、明確的采購合同，明確雙方的違約責任，加強合同執(zhí)行過程的監(jiān)督和跟蹤，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商違約問題。3.質(zhì)量問題風險：嚴格供應(yīng)商選擇和質(zhì)量管理，加強物資檢驗和驗收工作，建立質(zhì)量追溯機制，對出現(xiàn)質(zhì)量問題的物資及時進行處理，追究供應(yīng)商的責任。4.法律風險：加強采購人員的法律意識培訓，在采購活動中嚴格遵守法律法規(guī)，確保采購合同的合法性和有效性，及時咨詢公司法律部門或法律顧問，防范法律風險。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.審計部門定期對物資采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購行為的合法性、采購合同的執(zhí)行情況等。2.審計部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中存在的問題，對違規(guī)行為進行嚴肅處理，并提出改進建議，促進采購管理水平的提高。（二）采購部門自查1.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部自查制度，定期對采購工作進行自查，檢查采購計劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購流程的合規(guī)性等。2.采