合同簽訂及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化流程工具模板一、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景本標(biāo)準(zhǔn)化流程適用于企業(yè)各類業(yè)務(wù)合作場(chǎng)景，包括但不限于：供應(yīng)商采購(gòu)合作、客戶銷(xiāo)售合同、服務(wù)外包協(xié)議、項(xiàng)目合作框架協(xié)議等。無(wú)論是新客戶首次合作、老客戶續(xù)簽合同，還是跨部門(mén)協(xié)作的項(xiàng)目類合同，均可通過(guò)本流程規(guī)范合同簽訂全環(huán)節(jié)及執(zhí)行關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，保證合同條款嚴(yán)謹(jǐn)、履約過(guò)程可控、風(fēng)險(xiǎn)提前規(guī)避，同時(shí)提升合同管理效率，減少因流程不規(guī)范導(dǎo)致的糾紛或損失。二、合同簽訂階段標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）需求提出與立項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)起：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合作需求（如采購(gòu)物料、銷(xiāo)售產(chǎn)品、提供服務(wù)、承接項(xiàng)目等），填寫(xiě)《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》（表1），明確合作方基本信息、合作內(nèi)容、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)工期/交付時(shí)間、核心需求等關(guān)鍵要素。部門(mén)審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)立項(xiàng)申請(qǐng)的必要性、可行性進(jìn)行審核，重點(diǎn)評(píng)估預(yù)算合理性、資源匹配度及是否符合公司戰(zhàn)略方向；審核通過(guò)后提交至法務(wù)部門(mén)及財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)簽。（二）合同起草模板選擇：根據(jù)合作類型（如采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、服務(wù)合同等），優(yōu)先選擇公司標(biāo)準(zhǔn)化合同模板庫(kù)中的對(duì)應(yīng)模板；若無(wú)合適模板，由法務(wù)部門(mén)牽頭起草框架合同。條款填充：業(yè)務(wù)部門(mén)配合填寫(xiě)合同核心條款，包括但不限于：合同主體信息（雙方名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等，需核實(shí)原件或加蓋公章的復(fù)印件）；合作內(nèi)容（具體標(biāo)的、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求等，需明確可量化指標(biāo)）；權(quán)利義務(wù)（雙方履約方式、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等）；金額與支付方式（合同總價(jià)、定價(jià)依據(jù)、付款條件（如預(yù)付款、到貨款、驗(yàn)收款、質(zhì)保金比例及支付節(jié)點(diǎn)）、賬戶信息（需與合作方對(duì)公賬戶一致，禁止個(gè)人賬戶收款））；違約責(zé)任（違約情形、違約金計(jì)算方式、爭(zhēng)議解決方式（優(yōu)先約定公司所在地法院訴訟）等）。附件準(zhǔn)備：根據(jù)合同性質(zhì)準(zhǔn)備必要附件，如技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件、驗(yàn)收清單等，附件內(nèi)容需與主合同條款一致。（三）內(nèi)部評(píng)審部門(mén)會(huì)簽：法務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如格式條款是否公平、違約責(zé)任是否明確、爭(zhēng)議解決是否有效等）；財(cái)務(wù)部門(mén)審核金額準(zhǔn)確性、付款方式合理性、稅務(wù)處理合規(guī)性及發(fā)票要求；業(yè)務(wù)部門(mén)再次確認(rèn)合作細(xì)節(jié)與需求一致。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)審會(huì)：對(duì)于重大合同（金額超過(guò)萬(wàn)元/戰(zhàn)略合作伙伴合作），由法務(wù)部牽頭組織召開(kāi)合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)審會(huì)，邀請(qǐng)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、分管領(lǐng)導(dǎo)參與，評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后形成《合同評(píng)審記錄表》（表2），明確修改意見(jiàn)及最終版本。（四）合同簽署用印申請(qǐng)：評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的合同由業(yè)務(wù)部門(mén)提交至行政部/綜合管理部，填寫(xiě)《合同用印申請(qǐng)單》，附《合同評(píng)審記錄表》、立項(xiàng)申請(qǐng)表等材料，注明合同份數(shù)、簽署對(duì)象（如對(duì)方需簽署幾份）。用印審核：行政部審核用印材料完整性、合同版本與評(píng)審版本一致性，確認(rèn)無(wú)誤后按公司用印流程報(bào)批（如分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批）。簽署與分發(fā)：用印審批通過(guò)后，由授權(quán)簽署人（法定代表人或授權(quán)委托人，需提供《授權(quán)委托書(shū)》）在合同上簽字并加蓋公司公章；合同簽署后，行政部留存正本X份（如1份歸檔、1份財(cái)務(wù)、1份業(yè)務(wù)），副本X份（如對(duì)方留存、相關(guān)部門(mén)傳閱），并做好《合同簽收記錄表》（表3）。（五）簽訂歸檔資料整理：業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)將合同正本、附件、《合同評(píng)審記錄表》、《授權(quán)委托書(shū)》（如有）、用印申請(qǐng)單、合作方資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證等）等資料整理成冊(cè)，提交至檔案管理部門(mén)。電子備案：同步將合同掃描件（含簽字頁(yè)、蓋章頁(yè)）至公司合同管理系統(tǒng)，標(biāo)注合同編號(hào)、關(guān)鍵詞（如合作方名稱、合同類型）、歸檔日期，便于后續(xù)查詢。三、合同執(zhí)行階段標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）交付準(zhǔn)備與履約跟蹤履約計(jì)劃制定：合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定（如交付時(shí)間、節(jié)點(diǎn)要求），制定《合同履約計(jì)劃表》（表4），明確各階段負(fù)責(zé)人、交付物、完成時(shí)間及溝通機(jī)制，同步抄送法務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)。履約執(zhí)行：業(yè)務(wù)部門(mén)按計(jì)劃推進(jìn)履約，如組織生產(chǎn)、安排物流、提供服務(wù)、進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施等，過(guò)程中需與合作方保持密切溝通，保證交付物符合合同約定（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)）。異常處理：若出現(xiàn)可能影響履約的情形（如合作方延遲提供資料、需求變更、不可抗力等），業(yè)務(wù)部門(mén)需第一時(shí)間書(shū)面（郵件/函件）通知合作方，同步向部門(mén)負(fù)責(zé)人及法務(wù)部門(mén)匯報(bào)，評(píng)估影響并制定應(yīng)對(duì)方案，避免損失擴(kuò)大。（二）驗(yàn)收確認(rèn)驗(yàn)收準(zhǔn)備：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定準(zhǔn)備驗(yàn)收資料（如產(chǎn)品合格證、檢測(cè)報(bào)告、服務(wù)成果報(bào)告、項(xiàng)目交付清單等），提前3個(gè)工作日與合作方約定驗(yàn)收時(shí)間、地點(diǎn)及驗(yàn)收人員。驗(yàn)收實(shí)施：驗(yàn)收人員（業(yè)務(wù)部門(mén)+技術(shù)部門(mén)+法務(wù)部門(mén)（如需））對(duì)照合同條款及附件逐項(xiàng)核對(duì)，形成《合同驗(yàn)收記錄表》（表5），明確驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）、不合格項(xiàng)整改要求及復(fù)驗(yàn)時(shí)間。確認(rèn)簽署：驗(yàn)收合格后，由雙方授權(quán)代表在《合同驗(yàn)收記錄表》上簽字蓋章；驗(yàn)收不合格的，業(yè)務(wù)部門(mén)需跟蹤合作方整改，復(fù)驗(yàn)合格后方可進(jìn)入下一流程。（三）款項(xiàng)結(jié)算開(kāi)票申請(qǐng)：驗(yàn)收合格后，業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定向財(cái)務(wù)部門(mén)提交《開(kāi)票申請(qǐng)單》，注明合同編號(hào)、開(kāi)票金額、開(kāi)票類型（如增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、收票方信息。發(fā)票與付款：財(cái)務(wù)部門(mén)審核無(wú)誤后開(kāi)具發(fā)票，交付給合作方；合作方收到發(fā)票后，按合同約定支付款項(xiàng)（如預(yù)付款、到貨款、驗(yàn)收款等），業(yè)務(wù)部門(mén)跟進(jìn)到賬情況，及時(shí)反饋財(cái)務(wù)部門(mén)。質(zhì)保金管理：合同約定質(zhì)保金的，業(yè)務(wù)部門(mén)需在質(zhì)保期滿前1個(gè)月提醒合作方，質(zhì)保期滿無(wú)質(zhì)量問(wèn)題后，按流程申請(qǐng)支付質(zhì)保金，并留存質(zhì)保期內(nèi)的履約證明（如售后服務(wù)記錄）。（四）變更管理變更申請(qǐng)：因市場(chǎng)變化、需求調(diào)整等原因需變更合同的，由業(yè)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)《合同變更申請(qǐng)表》（表6），說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容（如標(biāo)的、數(shù)量、金額、履行期限等）、變更后影響分析，附雙方溝通記錄（如郵件、函件草稿）。變更審批：變更申請(qǐng)按原合同審批流程進(jìn)行內(nèi)部評(píng)審（法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門(mén)），重大變更需重新召開(kāi)評(píng)審會(huì)。變更簽署與歸檔：審批通過(guò)后，由雙方簽署《合同變更協(xié)議》（作為原合同補(bǔ)充），明確變更條款生效時(shí)間；變更協(xié)議與原合同一并歸檔，同步更新合同管理系統(tǒng)信息。（五）執(zhí)行歸檔與總結(jié)資料歸檔：合同執(zhí)行完畢（含款項(xiàng)結(jié)清、質(zhì)保期滿）后，業(yè)務(wù)部門(mén)將《合同履約計(jì)劃表》《合同驗(yàn)收記錄表》《付款憑證》《變更協(xié)議》（如有）等執(zhí)行過(guò)程資料整理歸檔，與簽訂階段資料合并保存。履約總結(jié)：業(yè)務(wù)部門(mén)每季度對(duì)已執(zhí)行完畢的合同進(jìn)行復(fù)盤(pán)，分析履約過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、成功經(jīng)驗(yàn)及改進(jìn)措施，形成《合同履約總結(jié)報(bào)告》，提交至法務(wù)部門(mén)及管理層，持續(xù)優(yōu)化合同管理流程。四、標(biāo)準(zhǔn)化流程配套表單表1：合同立項(xiàng)申請(qǐng)表序號(hào)項(xiàng)目名稱合作方名稱預(yù)算金額（元）預(yù)計(jì)工期/交付時(shí)間核心需求描述部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字日期1X設(shè)備采購(gòu)科技有限公司500,0002024年X月X日采購(gòu)型號(hào)設(shè)備10臺(tái)張*2024-03-01表2：合同評(píng)審記錄表合同編號(hào)合同名稱評(píng)審部門(mén)評(píng)審意見(jiàn)評(píng)審人日期HT-2024001X設(shè)備采購(gòu)合同法務(wù)部第5條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需補(bǔ)充“參照GB/T-2023標(biāo)準(zhǔn)”，違約金比例調(diào)整為不超過(guò)合同總額的20%李*2024-03-05財(cái)務(wù)部付款節(jié)點(diǎn)合理，需明確“發(fā)票為增值稅專用發(fā)票，稅率13%”王*2024-03-05表3：合同簽收記錄表合同編號(hào)合同名稱簽署方簽收份數(shù)簽收人簽收日期備注HT-2024001X設(shè)備采購(gòu)合同我方2份趙*2024-03-10正本1份歸檔對(duì)方1份錢(qián)*2024-03-10副本1份對(duì)方留存表4：合同履約計(jì)劃表合同編號(hào)履約階段交付物/內(nèi)容負(fù)責(zé)人計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間備注HT-2024001設(shè)備生產(chǎn)設(shè)備生產(chǎn)完成劉*2024-04-152024-04-12提前3天完成物流運(yùn)輸設(shè)備送達(dá)指定地點(diǎn)陳*2024-04-202024-04-20按時(shí)交付表5：合同驗(yàn)收記錄表合同編號(hào)驗(yàn)收項(xiàng)目約定標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收結(jié)果驗(yàn)收人驗(yàn)收日期備注HT-2024001設(shè)備數(shù)量10臺(tái)合格劉、錢(qián)2024-04-25雙方簽字確認(rèn)設(shè)備質(zhì)量符合GB/T-2023標(biāo)準(zhǔn)合格表6：合同變更申請(qǐng)表合同編號(hào)原合同條款變更后條款變更原因申請(qǐng)人日期審批結(jié)果HT-2024001交付時(shí)間：2024-04-20交付時(shí)間：2024-04-25合作方生產(chǎn)延期劉*2024-04-18同意變更五、全流程關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)（一）簽訂前風(fēng)險(xiǎn)防范主體資格審查：合作方需提供加蓋公章的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明（如簽約非法定代表人，需提供授權(quán)委托書(shū)及受托人身份證明），核實(shí)其經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)許可（如特種設(shè)備生產(chǎn)許可證等）及履約能力（如過(guò)往業(yè)績(jī)、財(cái)務(wù)狀況），避免與無(wú)資質(zhì)主體簽約。條款嚴(yán)謹(jǐn)性：禁止使用“大概”“左右”等模糊表述，金額需同時(shí)有大寫(xiě)和小寫(xiě)；違約責(zé)任需明確具體情形及計(jì)算方式（如“逾期付款違約金按日萬(wàn)分之五計(jì)算”）；爭(zhēng)議解決優(yōu)先約定公司所在地法院，避免約定仲裁機(jī)構(gòu)（除非有特殊需求）。（二）執(zhí)行中風(fēng)險(xiǎn)管控證據(jù)留存：與合作方的所有溝通盡量采用書(shū)面形式（郵件、函件），重要溝通（如需求確認(rèn)、變更通知、驗(yàn)收）需對(duì)方簽字蓋章確認(rèn)；履約過(guò)程中的文件（如送貨單、簽收單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）需妥善保管，避免丟失。履約跟蹤：業(yè)務(wù)部門(mén)需定期（如每周/每?jī)芍埽└櫤贤男羞M(jìn)度，對(duì)可能延遲的節(jié)點(diǎn)提前預(yù)警，及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)，必要時(shí)啟動(dòng)變更或解除合同流程。變更規(guī)范：任何口頭變更承諾均無(wú)效，必須簽訂書(shū)面《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容生效時(shí)間，避免因變更條款不清晰導(dǎo)致?tīng)?zhēng)議。（三）歸檔后風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)檔案管理：合同檔案需按“一合同一檔”原則整理，檔案盒標(biāo)注合