電算會計資料管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司電算會計資料的管理，確保電算會計資料的真實性、完整性、保密性和安全性，規(guī)范電算會計工作，提高會計信息質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司范圍內(nèi)電算會計資料的管理，包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等會計核算資料，以及會計電算化系統(tǒng)的各類數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)維護(hù)記錄、操作日志等相關(guān)資料。（三）管理原則1.合法性原則：電算會計資料的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.真實性原則：確保電算會計資料真實反映公司的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。3.完整性原則：保證電算會計資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密和財務(wù)信息的電算會計資料進(jìn)行嚴(yán)格保密。5.安全性原則：采取有效措施保障電算會計資料的存儲安全，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞和泄露。二、電算會計資料的范圍及分類（一）會計憑證類1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等紙質(zhì)或電子格式的原始單據(jù)。2.記賬憑證：通過會計電算化系統(tǒng)生成的記賬憑證，記錄了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計分錄和摘要等信息。（二）會計賬簿類1.總賬：反映公司所有賬戶的期初余額、本期發(fā)生額和期末余額的賬簿。2.明細(xì)賬：按照明細(xì)科目設(shè)置的賬簿，詳細(xì)記錄各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況。3.日記賬：如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬，序時記錄現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。4.其他輔助賬簿：根據(jù)公司管理需要設(shè)置的輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)明細(xì)賬、往來賬款明細(xì)賬等。（三）財務(wù)會計報告類1.月度財務(wù)報表：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財務(wù)報表：在月度財務(wù)報表基礎(chǔ)上編制的季度匯總報表。3.年度財務(wù)報表：全面反映公司年度財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等。（四）其他資料類1.會計電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份：包括定期備份和不定期備份的數(shù)據(jù)文件，用于防止數(shù)據(jù)丟失時進(jìn)行恢復(fù)。2.系統(tǒng)維護(hù)記錄：記錄會計電算化系統(tǒng)的安裝、升級、維護(hù)等操作過程和相關(guān)信息。3.操作日志：記錄操作人員在會計電算化系統(tǒng)中的各項操作，包括登錄時間、操作內(nèi)容、操作結(jié)果等。4.財務(wù)分析報告：對公司財務(wù)狀況和經(jīng)營成果進(jìn)行分析的報告，為管理層決策提供依據(jù)。三、電算會計資料的生成與審核（一）生成要求1.會計電算化系統(tǒng)應(yīng)按照國家統(tǒng)一的會計制度和公司財務(wù)管理制度的規(guī)定，準(zhǔn)確、及時地生成各類電算會計資料。2.生成的電算會計資料應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整，符合會計核算的要求。3.對于涉及多個部門或業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)確保相關(guān)數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。（二）審核流程1.記賬憑證的審核：由制單人以外的其他會計人員對記賬憑證進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括會計分錄的正確性、原始憑證的真實性和完整性、摘要的準(zhǔn)確性等。審核通過后，審核人員應(yīng)在記賬憑證上簽字確認(rèn)。2.財務(wù)會計報告的審核：財務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)組織對財務(wù)會計報告進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括報表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、勾稽關(guān)系的正確性、附注內(nèi)容的完整性等。審核通過后，財務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在財務(wù)會計報告上簽字蓋章。3.其他電算會計資料的審核：根據(jù)資料的性質(zhì)和管理要求，由相關(guān)負(fù)責(zé)人或指定人員進(jìn)行審核，確保資料的質(zhì)量和合規(guī)性。四、電算會計資料的存儲與保管（一）存儲方式1.電算會計資料應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如硬盤、磁帶、光盤等。2.對于重要的電算會計資料，應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。（二）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：保管期限為30年。3.財務(wù)會計報告：月度、季度財務(wù)報表保管期限為10年，年度財務(wù)報表永久保管。4.其他資料：會計電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)維護(hù)記錄、操作日志等保管期限應(yīng)與相關(guān)會計資料的保管期限一致，或根據(jù)公司實際情況確定合理的保管期限，但不得少于10年。（三）保管地點1.電算會計資料應(yīng)存放在專門的檔案室或存儲區(qū)域，確保存儲環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)良好。2.檔案室應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，保障資料的安全。（四）保管要求1.建立電算會計資料保管臺賬，詳細(xì)記錄資料的名稱、數(shù)量、存儲位置、保管期限、出入庫時間等信息。2.定期對電算會計資料進(jìn)行清查盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)資料丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對于超過保管期限的電算會計資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由相關(guān)人員簽字確認(rèn)。五、電算會計資料的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱電算會計資料，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。2.查閱權(quán)限應(yīng)根據(jù)人員的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需要進(jìn)行設(shè)定，確保資料的保密性和安全性。3.涉及公司商業(yè)秘密和重要財務(wù)信息的電算會計資料，未經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，不得對外提供查閱。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《電算會計資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、查閱目的、查閱時間等信息。2.《電算會計資料查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。3.財務(wù)部門根據(jù)審批意見，指定專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人應(yīng)在指定的地點查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案室或存儲區(qū)域。如需復(fù)印或拷貝資料，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（三）使用要求1.查閱人應(yīng)遵守公司的保密制度，不得泄露查閱過程中獲取的公司商業(yè)秘密和財務(wù)信息。2.查閱人對查閱的電算會計資料應(yīng)妥善保管，不得擅自篡改、損毀或丟失。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時歸還資料，并辦理歸還手續(xù)。3.公司內(nèi)部人員因工作需要使用電算會計資料進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、財務(wù)報告編制等工作時，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和審批，并確保使用過程中資料的安全和保密。六、電算會計資料的安全與保密（一）安全措施1.加強(qiáng)會計電算化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問系統(tǒng)和相關(guān)資料。2.安裝殺毒軟件、防火墻等安全軟件，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描，防止計算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.對會計電算化系統(tǒng)的服務(wù)器、存儲設(shè)備等硬件設(shè)施進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。4.制定數(shù)據(jù)備份策略，定期對電算會計資料進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的地點。同時，要定期進(jìn)行備份數(shù)據(jù)的恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（二）保密制度1.對涉及公司商業(yè)秘密和財務(wù)信息的電算會計資料，實行嚴(yán)格的保密制度。所有接觸和處理這些資料的人員，都應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.加強(qiáng)對員工的保密教育，提高員工的保密意識，防止因人員疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致資料泄露。3.在電算會計資料的傳輸、存儲和使用過程中，應(yīng)采取加密等技術(shù)手段，確保資料的保密性。4.對于因工作需要對外提供電算會計資料的情況，應(yīng)按照公司的規(guī)定進(jìn)行審批，并與接收方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任。七、電算會計資料的銷毀（一）銷毀條件1.電算會計資料達(dá)到保管期限，且公司認(rèn)為無需繼續(xù)保存的，可以進(jìn)行銷毀。2.因保管不善等原因?qū)е码娝銜嬞Y料損壞、丟失，無法繼續(xù)使用且無保存價值的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.由財務(wù)部門提出電算會計資料銷毀申請，填寫《電算會計資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《電算會計資料銷毀申請表》經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司管理層審批。3.公司管理層批準(zhǔn)后，由財務(wù)部門組織相關(guān)人員對擬銷毀的電算會計資料進(jìn)行清點核對，確保銷毀資料與申請清單一