電子合同簽署管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范本公司/組織電子合同簽署行為，保障電子合同的法律效力和安全性，維護公司/組織及相關(guān)方的合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)部及與外部合作伙伴之間通過電子合同形式進行的各類業(yè)務(wù)活動，包括但不限于采購、銷售、服務(wù)協(xié)議、租賃合同等。（三）基本原則1.合法性原則：電子合同簽署應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，確保合同內(nèi)容和簽署過程合法有效。2.真實性原則：電子合同的簽署主體、內(nèi)容等應(yīng)真實可靠，不得偽造、篡改。3.安全性原則：采用可靠的技術(shù)手段保障電子合同的存儲、傳輸和使用安全，防止信息泄露和丟失。4.便捷性原則：在確保安全和合法的前提下，盡可能提高電子合同簽署的效率和便捷性，降低交易成本。二、電子合同簽署相關(guān)定義及術(shù)語（一）電子合同指雙方或多方當事人之間通過電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件等電子方式訂立的合同，其內(nèi)容以電子數(shù)據(jù)的形式存在，并能夠可靠地存儲和傳輸。（二）電子簽名指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。（三）電子認證服務(wù)提供者指依法設(shè)立并取得電子認證服務(wù)許可，從事電子認證服務(wù)的機構(gòu)。（四）可靠的電子簽名同時符合下列條件的電子簽名視為可靠的電子簽名：1.電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有；2.簽署時電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制；3.簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)；4.簽署后對數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)。當事人也可以選擇使用符合其約定的可靠條件的電子簽名。三、電子合同簽署流程（一）合同發(fā)起1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起電子合同，明確合同的基本信息，包括合同名稱、合同編號、簽訂主體、合同標的、合同金額、履行期限等。2.上傳合同草案及相關(guān)附件，確保合同內(nèi)容完整、準確、清晰。（二）合同審核1.法務(wù)部門對合同進行合法性審核，重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風險。2.財務(wù)部門對合同涉及的財務(wù)條款進行審核，確保合同的財務(wù)安排合理、合規(guī)。3.其他相關(guān)部門根據(jù)職責對合同進行專業(yè)性審核，如技術(shù)部門對涉及技術(shù)內(nèi)容的合同進行審核。（三）電子簽名申請1.經(jīng)審核通過的合同，由發(fā)起部門或相關(guān)人員向電子合同簽署平臺提交電子簽名申請。2.提供簽署主體的身份信息，包括姓名、聯(lián)系方式、證件號碼等，并進行身份驗證。（四）電子簽名制作1.電子合同簽署平臺根據(jù)可靠電子簽名的要求，為簽署主體生成電子簽名。2.簽署主體可以選擇使用數(shù)字證書、生物識別技術(shù)等方式進行電子簽名制作，確保電子簽名的安全性和唯一性。（五）合同簽署1.簽署主體通過電子合同簽署平臺對合同進行簽署，簽署過程應(yīng)明確顯示簽署時間和簽署順序。2.合同簽署完成后，電子合同簽署平臺生成電子合同文本，并加蓋電子印章。（六）合同存儲1.電子合同簽署平臺將簽署后的電子合同存儲在安全的服務(wù)器上，確保合同數(shù)據(jù)的完整性和可追溯性。2.公司/組織應(yīng)定期對電子合同進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（七）合同履行與變更1.合同雙方按照電子合同約定履行各自的義務(wù)。2.如需對電子合同進行變更，應(yīng)按照原合同簽署流程進行申請、審核和簽署，并注明變更的內(nèi)容和時間。（八）合同終止1.電子合同履行完畢或雙方協(xié)商一致終止合同的，應(yīng)在電子合同簽署平臺上進行終止操作，并注明終止原因和時間。2.合同終止后，電子合同簽署平臺應(yīng)按照規(guī)定對合同數(shù)據(jù)進行歸檔和保存。四、電子合同簽署平臺管理（一）平臺選擇1.公司/組織應(yīng)選擇具備合法資質(zhì)、技術(shù)實力強、信譽良好的電子合同簽署平臺。2.對電子合同簽署平臺進行評估和選型時，應(yīng)重點考察平臺的安全性、可靠性、穩(wěn)定性、易用性等方面的性能指標。（二）平臺接入1.與選定的電子合同簽署平臺簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.按照平臺要求進行系統(tǒng)接入和配置，確保公司/組織的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子合同簽署平臺能夠?qū)崿F(xiàn)無縫對接。（三）平臺使用與維護1.安排專人負責電子合同簽署平臺的日常使用和管理，確保平臺的正常運行。2.定期對平臺進行維護和升級，及時修復(fù)系統(tǒng)漏洞，保障平臺的安全性和穩(wěn)定性。3.對平臺使用過程中出現(xiàn)的問題及時進行處理和反饋，與平臺提供商保持密切溝通。（四）平臺數(shù)據(jù)管理1.電子合同簽署平臺應(yīng)建立完善的數(shù)據(jù)管理制度，確保合同數(shù)據(jù)的安全存儲和傳輸。2.公司/組織有權(quán)對平臺上存儲的電子合同數(shù)據(jù)進行查詢、下載和備份，平臺提供商應(yīng)提供相應(yīng)的支持和服務(wù)。3.嚴格控制平臺數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法使用。五、電子簽名管理（一）電子簽名申請與審批1.簽署主體需要使用電子簽名的，應(yīng)向公司/組織提出申請，并填寫電子簽名申請表。2.申請表應(yīng)包括申請人基本信息、申請電子簽名的用途、預(yù)計簽署的合同類型等內(nèi)容。3.電子簽名申請由相關(guān)部門進行審批，審批通過后方可進行電子簽名制作。（二）電子簽名制作與發(fā)放1.根據(jù)審批通過的電子簽名申請，由電子合同簽署平臺為簽署主體制作電子簽名。2.電子簽名制作完成后，應(yīng)及時將電子簽名發(fā)放給簽署主體，并告知其使用方法和注意事項。3.簽署主體應(yīng)妥善保管電子簽名，不得泄露給他人。（三）電子簽名變更與注銷1.簽署主體的身份信息、聯(lián)系方式等發(fā)生變更的，應(yīng)及時向公司/組織申請電子簽名變更。2.電子簽名變更申請經(jīng)審批通過后，由電子合同簽署平臺進行相應(yīng)的變更操作。3.簽署主體不再需要使用電子簽名的，應(yīng)向公司/組織申請電子簽名注銷。4.電子簽名注銷申請經(jīng)審批通過后，電子合同簽署平臺應(yīng)及時注銷該電子簽名，并確保相關(guān)數(shù)據(jù)的安全刪除。（四）電子簽名安全保障1.公司/組織應(yīng)采取必要的技術(shù)措施和管理措施，保障電子簽名的安全性。2.定期對電子簽名的安全性進行評估和檢測，及時發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。3.加強對簽署主體的安全教育，提高其對電子簽名安全的重視程度，防止因人為疏忽導(dǎo)致電子簽名泄露或被冒用。六、電子合同的法律效力與證據(jù)效力（一）法律效力1.符合法律法規(guī)規(guī)定的電子合同具有與紙質(zhì)合同同等的法律效力。2.電子合同的簽署過程、內(nèi)容和形式應(yīng)符合《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)的要求，確保合同的合法性和有效性。（二）證據(jù)效力1.電子合同作為證據(jù)使用時，應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定和證據(jù)規(guī)則的要求。2.公司/組織應(yīng)妥善保存電子合同的原始數(shù)據(jù)，包括合同文本、簽署記錄、日志文件等，以便在需要時能夠提供完整、真實、可靠的證據(jù)。3.在訴訟或仲裁等法律程序中，電子合同可以通過公證、司法鑒定等方式進行證據(jù)保全，確保證據(jù)的證明力。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對電子合同簽署管理情況進行審計，檢查合同簽署流程是否合規(guī)、電子合同數(shù)據(jù)是否安全等。2.法務(wù)部門對電子合同的合法性進行監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正合同簽署過程中存在的法律問題。（二）外部檢查1.接受相關(guān)政府部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)電子合同簽署管理的資料和信息。2.根據(jù)外部檢查意見，及時整改存在的問題，不斷完善電子合同簽署管理工作。八、法律責任（一）簽署主體責任1.簽署主體應(yīng)確保其提供的身份信息真實、準確、完整，對電子簽名的使用負責。2.因簽署主體故意或重大過失導(dǎo)致電子合同簽署出現(xiàn)問題，給公司/組織或其他方造成損失的，簽署主體應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。（二）公司/組織責任1.公司/組織應(yīng)建立健全電子合同簽署管理制度，加強對電子合同簽署過程的管理和監(jiān)督。2.因公司/組織管理不善導(dǎo)致電子合同簽署出現(xiàn)問題，給簽署主體或其他方造成損失的，公司/組織應(yīng)承擔相