電子會(huì)計(jì)檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司電子會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，保證電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各單位形成的電子會(huì)計(jì)檔案的管理。電子會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)憑證、電子會(huì)計(jì)賬簿、電子財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則公司對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)電子會(huì)計(jì)檔案的日常管理工作，檔案管理部門負(fù)責(zé)電子會(huì)計(jì)檔案的歸檔、保管和提供利用等工作，各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，協(xié)同做好電子會(huì)計(jì)檔案管理工作。2.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則電子會(huì)計(jì)檔案的管理應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保電子會(huì)計(jì)檔案的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、標(biāo)識(shí)清晰，便于長(zhǎng)期保存和利用。3.安全保密原則加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案的安全保密管理，采取有效的安全防護(hù)措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改、丟失、泄露等，確保電子會(huì)計(jì)檔案的信息安全。4.方便利用原則在確保電子會(huì)計(jì)檔案安全保密的前提下，應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高電子會(huì)計(jì)檔案的管理效率和利用水平，為公司的經(jīng)營(yíng)管理提供便捷的服務(wù)。二、電子會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.電子會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證和記賬憑證的電子影像、電子數(shù)據(jù)等。原始憑證應(yīng)包含業(yè)務(wù)發(fā)生的相關(guān)證明材料，如發(fā)票、收據(jù)、合同等；記賬憑證應(yīng)按照會(huì)計(jì)核算要求進(jìn)行編制，包含摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、附件張數(shù)等信息。2.電子會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等各類會(huì)計(jì)賬簿的電子數(shù)據(jù)。電子會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照會(huì)計(jì)科目分類，準(zhǔn)確記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，確保賬賬相符、賬實(shí)相符。3.電子財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的電子數(shù)據(jù)，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。電子財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度編制，內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。4.其他電子會(huì)計(jì)資料包括銀行對(duì)賬單、余額調(diào)節(jié)表、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等與會(huì)計(jì)核算相關(guān)的電子資料。（二）收集要求1.及時(shí)性各部門應(yīng)及時(shí)將形成的電子會(huì)計(jì)檔案移交至財(cái)務(wù)部門，確保電子會(huì)計(jì)檔案的收集不遺漏、不延誤。財(cái)務(wù)部門應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，及時(shí)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理歸檔。2.完整性電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)包含完整的業(yè)務(wù)信息和相關(guān)證明材料，確保電子會(huì)計(jì)檔案能夠準(zhǔn)確反映公司的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)。對(duì)于電子會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)確保附件齊全、影像清晰；對(duì)于電子會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，應(yīng)確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.準(zhǔn)確性電子會(huì)計(jì)檔案中的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案或?qū)嶋H業(yè)務(wù)情況一致。在收集過程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的審核和校驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)的質(zhì)量。（三）整理方法1.分類按照電子會(huì)計(jì)檔案的類別，如電子會(huì)計(jì)憑證、電子會(huì)計(jì)賬簿、電子財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等進(jìn)行分類。對(duì)于每一類電子會(huì)計(jì)檔案，再按照年度、月份等進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)為每一份電子會(huì)計(jì)檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。編號(hào)可采用年份+類別+順序號(hào)的方式，如202301001表示2023年1月的第1份電子會(huì)計(jì)憑證。3.標(biāo)識(shí)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明檔案的名稱、日期、來源、保管期限等信息。標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于識(shí)別和管理。三、電子會(huì)計(jì)檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門按照歸檔要求整理完畢，在次年6月30日前移交至檔案管理部門歸檔。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，但最長(zhǎng)不得超過次年9月30日。（二）歸檔流程1.財(cái)務(wù)部門整理財(cái)務(wù)部門按照整理方法對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、標(biāo)識(shí)等整理工作，形成電子會(huì)計(jì)檔案目錄清單。目錄清單應(yīng)包含電子會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，并確保與電子會(huì)計(jì)檔案的實(shí)際內(nèi)容一致。2.質(zhì)量審核財(cái)務(wù)部門對(duì)整理好的電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行質(zhì)量審核，檢查電子會(huì)計(jì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。審核通過后，在電子會(huì)計(jì)檔案目錄清單上簽字確認(rèn)。3.移交財(cái)務(wù)部門將審核通過的電子會(huì)計(jì)檔案及目錄清單一并移交至檔案管理部門。移交時(shí)，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫電子會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，注明電子會(huì)計(jì)檔案的名稱、數(shù)量、交接時(shí)間等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。4.檔案管理部門接收檔案管理部門對(duì)接收的電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查電子會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、目錄清單等是否一致。核對(duì)無(wú)誤后，將電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)至公司指定的電子檔案管理系統(tǒng)中，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放。四、電子會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管方式1.存儲(chǔ)介質(zhì)電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)、光盤、硬盤等可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份。備份應(yīng)采用異地存儲(chǔ)的方式，確保在本地存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)故障時(shí)，能夠及時(shí)恢復(fù)電子會(huì)計(jì)檔案。2.存儲(chǔ)系統(tǒng)公司應(yīng)建立專門的電子檔案管理系統(tǒng)，用于存儲(chǔ)和管理電子會(huì)計(jì)檔案。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、訪問控制、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能，確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。（二）保管期限電子會(huì)計(jì)檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等主要會(huì)計(jì)檔案的保管期限為30年，月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等的保管期限為永久。（三）保管要求1.環(huán)境要求電子會(huì)計(jì)檔案的保管環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合存儲(chǔ)介質(zhì)的要求。避免電子會(huì)計(jì)檔案受到潮濕、高溫、磁場(chǎng)等因素的影響，確保電子會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量。2.安全防護(hù)加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案的安全防護(hù)措施，設(shè)置訪問權(quán)限，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制。定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查，檢查電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)是否完好、數(shù)據(jù)是否可讀取等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全。五、電子會(huì)計(jì)檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則電子會(huì)計(jì)檔案的利用應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，不得用于非法目的或違反公司規(guī)定的用途。2.審批登記原則公司內(nèi)部人員因工作需要利用電子會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫電子會(huì)計(jì)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門應(yīng)建立電子會(huì)計(jì)檔案利用登記制度，對(duì)利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.安全保密原則在利用電子會(huì)計(jì)檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守安全保密規(guī)定，不得泄露電子會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容和信息。利用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還電子會(huì)計(jì)檔案，并確保電子會(huì)計(jì)檔案的完整性和安全性。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員可根據(jù)審批后的利用申請(qǐng)表，到檔案管理部門查閱電子會(huì)計(jì)檔案。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱設(shè)備和環(huán)境，協(xié)助查閱人員進(jìn)行查閱。查閱人員不得擅自復(fù)制、修改電子會(huì)計(jì)檔案。2.復(fù)制因工作需要確需復(fù)制電子會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。復(fù)制的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與原件一致，并在復(fù)制件上注明“復(fù)制件”字樣及復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。3.借閱公司外部單位因工作需要借閱電子會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱人員應(yīng)妥善保管電子會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露電子會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容和信息。（三）利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案利用情況的監(jiān)督，定期檢查利用登記記錄，確保電子會(huì)計(jì)檔案的利用符合規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)利用電子會(huì)計(jì)檔案的行為，應(yīng)及時(shí)制止并報(bào)告公司相關(guān)部門進(jìn)行處理。六、電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件電子會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。經(jīng)鑒定可以銷毀的電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)編制電子會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀電子會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。（二）銷毀流程1.鑒定財(cái)務(wù)部門會(huì)同檔案管理部門對(duì)保管期滿的電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。鑒定工作應(yīng)形成書面報(bào)告，注明鑒定依據(jù)、鑒定過程和鑒定結(jié)果等信息。2.審批電子會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和鑒定報(bào)告應(yīng)報(bào)公司負(fù)責(zé)人審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案管理部門負(fù)責(zé)組織電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作。銷毀時(shí)，應(yīng)采用符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定的方式進(jìn)行，確保電子會(huì)計(jì)檔案的信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，由監(jiān)銷人員和銷毀人員在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（三）特殊情況處理保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)公司財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保電子會(huì)計(jì)檔案管理工作符合本辦法的規(guī)定。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、歸檔等過程進(jìn)行監(jiān)督檢查；檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.電子會(huì)計(jì)檔案的收集是否完整、及時(shí)，整理是否規(guī)范、準(zhǔn)確。2.電子會(huì)計(jì)檔案的歸檔是否符合規(guī)定的時(shí)間和流程，移交手續(xù)是否齊全。3.電子會(huì)計(jì)檔案的保管方式是否安全可靠，保管期限是否符合規(guī)定，保管環(huán)境是否適宜。4.電子會(huì)計(jì)檔案的利用是否合法合規(guī)，利用登記是否完整，利用過程是否安全保密。5.電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀是否按照規(guī)定的條件和流程進(jìn)行，銷毀