環(huán)衛(wèi)管理檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)環(huán)衛(wèi)管理檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高檔案利用效率，更好地服務(wù)于環(huán)衛(wèi)工作決策、業(yè)務(wù)開展和歷史研究，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司在環(huán)衛(wèi)管理工作中形成的各類檔案的管理，包括但不限于環(huán)境衛(wèi)生規(guī)劃、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定、垃圾清運(yùn)與處理、道路清掃保潔、環(huán)衛(wèi)設(shè)施建設(shè)與維護(hù)、人員管理、考核監(jiān)督等方面產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)環(huán)衛(wèi)管理檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)可靠原則檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映環(huán)衛(wèi)管理工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.分類科學(xué)原則根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和查詢利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生，嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善環(huán)衛(wèi)管理檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。組織開展檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和便捷查詢。對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門在環(huán)衛(wèi)管理工作中形成檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交至檔案管理部門。明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)形成和規(guī)范整理。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序向檔案管理部門查閱、借閱檔案。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文件類上級(jí)主管部門下發(fā)的關(guān)于環(huán)衛(wèi)管理的政策文件、通知、指示等。公司制定的環(huán)衛(wèi)管理規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。與其他單位簽訂的環(huán)衛(wèi)業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等。2.作業(yè)記錄類每日道路清掃保潔作業(yè)記錄，包括清掃時(shí)間、路段、作業(yè)人員、清掃質(zhì)量等。垃圾清運(yùn)記錄，如清運(yùn)時(shí)間、地點(diǎn)、車次、垃圾種類及數(shù)量等。環(huán)衛(wèi)設(shè)施維護(hù)記錄，包括設(shè)施檢查時(shí)間、維護(hù)內(nèi)容、維修人員等。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表類環(huán)境衛(wèi)生質(zhì)量統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如道路清掃保潔質(zhì)量合格率、垃圾清運(yùn)及時(shí)率等。環(huán)衛(wèi)設(shè)施建設(shè)與更新統(tǒng)計(jì)報(bào)表，包括設(shè)施數(shù)量、分布、建設(shè)進(jìn)度等。人員統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如員工數(shù)量、崗位分布、出勤情況等。4.考核監(jiān)督類對(duì)環(huán)衛(wèi)作業(yè)單位的考核記錄，包括考核時(shí)間、內(nèi)容、評(píng)分結(jié)果等。群眾投訴及處理記錄，包括投訴時(shí)間、內(nèi)容、處理措施及結(jié)果等。5.其他類環(huán)衛(wèi)工作中的照片、視頻資料，如重大活動(dòng)保障、突發(fā)事件處理等。環(huán)衛(wèi)科研成果、技術(shù)資料、培訓(xùn)教材等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和收集范圍，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫材料。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，確保文件格式的通用性和可讀性，并做好備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將收集的檔案分為綜合管理類、作業(yè)管理類、設(shè)施管理類、人員管理類、考核監(jiān)督類等一級(jí)類目，在一級(jí)類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級(jí)及以下類目。例如，作業(yè)管理類可分為道路清掃保潔、垃圾清運(yùn)、公廁管理等二級(jí)類目。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用“年度+類目代碼+順序號(hào)”的方式編制。例如，2023ZH001表示2023年綜合管理類的第1份檔案。3.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊牢固。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式多份，分別存放于不同載體，便于查閱。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢并移交至檔案管理部門歸檔。對(duì)于重要的、時(shí)效性強(qiáng)的檔案，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案收集責(zé)任人對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案內(nèi)容完整、整理規(guī)范。2.填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的編號(hào)、題名、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核，符合要求的辦理歸檔手續(xù)，不符合要求的退回原部門補(bǔ)充完善。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和利用需求，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（[具體年限]年）和短期（[具體年限]年）。1.永久保管檔案公司制定的具有長(zhǎng)期指導(dǎo)意義的環(huán)衛(wèi)管理規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃等。涉及重大環(huán)衛(wèi)項(xiàng)目建設(shè)、突發(fā)事件處理等具有重要?dú)v史價(jià)值的文件資料。與上級(jí)主管部門、重要合作單位往來的重要文件。2.長(zhǎng)期保管檔案年度工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等一般性文件材料。常規(guī)性的環(huán)衛(wèi)作業(yè)記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。人員任免、獎(jiǎng)懲等文件。3.短期保管檔案臨時(shí)性的通知、便函等文件。一般性的業(yè)務(wù)聯(lián)系文件。（四）保管要求1.庫(kù)房建設(shè)檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備和防蟲藥品等。庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同保管期限和類別的檔案。2.檔案存放檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和管理。同一類目的檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行異地備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全。3.日常維護(hù)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，確保溫濕度符合要求（溫度控制在[具體范圍]℃，濕度控制在[具體范圍]%），及時(shí)處理檔案發(fā)霉、蟲蛀等問題。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.安全管理加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。建立檔案查閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和審批程序。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)劃，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存必要。對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)于仍有一定參考價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行短期延長(zhǎng)保管或轉(zhuǎn)為資料保存。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清冊(cè)，詳細(xì)注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。銷毀清冊(cè)一式三份，分別由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門和公司主管領(lǐng)導(dǎo)留存。4.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（四）銷毀方式對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。五、檔案的利用與查詢（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門形成的檔案及與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的其他檔案。因特殊原因需要查閱、借閱非本部門檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱查閱者可在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、污損等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。2.借閱借閱檔案須填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的編號(hào)、題名、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，借閱者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）查詢系統(tǒng)建設(shè)建立完善的環(huán)衛(wèi)管理檔案查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字