物資銷售開票管理辦法一、總則（一）目的為加強公司物資銷售開票管理，規(guī)范開票流程，確保發(fā)票開具的準(zhǔn)確性、合法性和及時性，保障公司財務(wù)核算的規(guī)范和稅務(wù)合規(guī)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有物資銷售業(yè)務(wù)涉及的開票管理工作，包括但不限于各類產(chǎn)品銷售、材料銷售、服務(wù)性物資銷售等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)財務(wù)制度，確保發(fā)票開具符合規(guī)定，杜絕違法違規(guī)行為。2.準(zhǔn)確及時原則開票信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，按照合同約定或業(yè)務(wù)實際情況及時開具發(fā)票，不得拖延或誤開。3.責(zé)任明確原則明確各環(huán)節(jié)開票相關(guān)人員的職責(zé)，確保開票工作流程清晰，責(zé)任落實到人。二、開票職責(zé)分工（一）銷售部門1.負(fù)責(zé)與客戶溝通物資銷售合同條款，明確開票信息，包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。2.及時將銷售訂單、發(fā)貨單等相關(guān)業(yè)務(wù)資料傳遞給財務(wù)部門，確保財務(wù)部門準(zhǔn)確掌握業(yè)務(wù)情況。3.跟蹤發(fā)票開具及交付情況，與客戶溝通協(xié)調(diào)發(fā)票相關(guān)問題。（二）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核開票信息的準(zhǔn)確性和完整性，對不符合要求的信息及時反饋給銷售部門進(jìn)行更正。2.根據(jù)審核后的開票信息，按照規(guī)定的發(fā)票開具流程開具發(fā)票。3.妥善保管發(fā)票存根聯(lián)及相關(guān)開票資料，按照稅務(wù)機關(guān)要求進(jìn)行發(fā)票的領(lǐng)購、開具、核銷等工作。4.定期對開票數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司財務(wù)管理提供數(shù)據(jù)支持。（三）倉儲部門1.負(fù)責(zé)確認(rèn)物資的發(fā)貨情況，確保發(fā)貨數(shù)量與銷售訂單一致，并及時將發(fā)貨信息傳遞給財務(wù)部門。2.協(xié)助財務(wù)部門核實發(fā)票開具的物資數(shù)量等信息，如有差異及時查明原因并反饋。三、開票信息管理（一）開票信息收集1.銷售部門在簽訂物資銷售合同前，應(yīng)向客戶索要準(zhǔn)確的開票信息，并將其記錄在合同中。2.對于新客戶，銷售部門應(yīng)要求客戶提供加蓋公章的開票信息證明文件，包括營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、稅務(wù)登記證副本復(fù)印件等，并確保信息的真實性和有效性。3.如客戶開票信息發(fā)生變更，銷售部門應(yīng)及時獲取客戶提供的變更后的開票信息，并通知財務(wù)部門進(jìn)行更新。（二）開票信息審核1.財務(wù)部門收到銷售部門傳遞的開票信息后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括客戶名稱是否與合同一致、納稅人識別號是否準(zhǔn)確、地址、電話、開戶行及賬號等信息是否完整無誤。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的開票信息錯誤或不完整，財務(wù)部門應(yīng)及時與銷售部門溝通，要求銷售部門在規(guī)定時間內(nèi)更正信息。3.在審核開票信息時，財務(wù)部門應(yīng)關(guān)注客戶的納稅資質(zhì)，如客戶為一般納稅人，應(yīng)確保提供的開票信息準(zhǔn)確無誤，以便正確開具增值稅專用發(fā)票；如客戶為小規(guī)模納稅人，應(yīng)根據(jù)實際情況開具增值稅普通發(fā)票。（三）開票信息變更1.如因客戶原因需要變更開票信息，銷售部門應(yīng)要求客戶填寫《開票信息變更申請表》，詳細(xì)說明變更內(nèi)容及原因，并加蓋客戶公章。2.銷售部門收到客戶提交的《開票信息變更申請表》后，應(yīng)及時審核并簽字確認(rèn)，然后將申請表傳遞給財務(wù)部門。3.財務(wù)部門收到《開票信息變更申請表》后，應(yīng)對變更后的開票信息進(jìn)行審核，審核無誤后按照新的開票信息開具發(fā)票。同時，財務(wù)部門應(yīng)將變更情況記錄在開票信息管理臺賬中，以便日后查詢和核對。四、發(fā)票開具流程（一）開票申請1.銷售部門在物資銷售業(yè)務(wù)完成后，根據(jù)合同約定或客戶要求，填寫《發(fā)票開具申請表》，詳細(xì)注明開票日期、客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅額等信息，并簽字確認(rèn)。2.《發(fā)票開具申請表》應(yīng)附銷售訂單、發(fā)貨單等相關(guān)業(yè)務(wù)資料復(fù)印件，作為開票依據(jù)。3.銷售部門將填寫完整的《發(fā)票開具申請表》及相關(guān)資料一并提交給財務(wù)部門。（二）開票審核1.財務(wù)部門收到銷售部門提交的《發(fā)票開具申請表》及相關(guān)資料后，按照開票信息管理要求對開票信息進(jìn)行再次審核。2.審核內(nèi)容包括開票信息的準(zhǔn)確性、業(yè)務(wù)的真實性、發(fā)票開具金額與實際銷售金額的一致性等。3.如審核發(fā)現(xiàn)問題，財務(wù)部門應(yīng)及時與銷售部門溝通核實，要求銷售部門進(jìn)行更正或補充相關(guān)資料。審核無誤后，財務(wù)部門在《發(fā)票開具申請表》上簽字確認(rèn)。（三）發(fā)票開具1.財務(wù)部門根據(jù)審核通過的《發(fā)票開具申請表》，按照以下規(guī)定開具發(fā)票：對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)通過防偽稅控系統(tǒng)開具，確保發(fā)票內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、完整，密碼區(qū)打印清晰，發(fā)票號碼與系統(tǒng)號碼一致。對于增值稅普通發(fā)票，可通過稅控系統(tǒng)或手工開具，開具要求與增值稅專用發(fā)票相同。發(fā)票開具完成后，應(yīng)在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章。2.財務(wù)部門在開具發(fā)票過程中，如遇系統(tǒng)故障、發(fā)票號碼錯誤等問題，應(yīng)及時與稅務(wù)機關(guān)或發(fā)票管理部門聯(lián)系解決，確保發(fā)票開具的順利進(jìn)行。（四）發(fā)票交付1.財務(wù)部門開具發(fā)票后，應(yīng)及時將發(fā)票交付給銷售部門。2.銷售部門應(yīng)根據(jù)與客戶約定的交付方式，盡快將發(fā)票送達(dá)客戶。如采用郵寄方式，應(yīng)選擇正規(guī)的快遞公司，并妥善保管快遞單號等相關(guān)憑證；如采用直接交付方式，應(yīng)由客戶在發(fā)票簽收單上簽字確認(rèn)。3.銷售部門應(yīng)跟蹤發(fā)票交付情況，確保客戶及時收到發(fā)票。如客戶反饋未收到發(fā)票或發(fā)票信息有誤，銷售部門應(yīng)及時與財務(wù)部門溝通，查明原因并采取相應(yīng)措施解決。五、發(fā)票作廢與紅沖（一）發(fā)票作廢1.因開票有誤等原因尚未交付給客戶的發(fā)票，銷售部門應(yīng)及時通知財務(wù)部門，由財務(wù)部門在防偽稅控系統(tǒng)中進(jìn)行作廢處理。2.發(fā)票作廢時，應(yīng)在紙質(zhì)發(fā)票各聯(lián)次上注明“作廢”字樣，并全聯(lián)次留存。3.財務(wù)部門應(yīng)定期對作廢發(fā)票進(jìn)行整理、裝訂，并按照稅務(wù)機關(guān)要求進(jìn)行保管，以備查驗。（二）發(fā)票紅沖1.已交付給客戶的發(fā)票，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形，符合發(fā)票紅沖條件的，由銷售部門填寫《開具紅字增值稅專用發(fā)票申請單》或《開具紅字增值稅普通發(fā)票申請單》（以下統(tǒng)稱《申請單》），詳細(xì)說明紅沖原因及對應(yīng)的藍(lán)字發(fā)票信息。2.《申請單》應(yīng)經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋銷售部門公章。銷售部門將《申請單》及相關(guān)證明材料（如退貨協(xié)議、折讓協(xié)議等）一并提交給財務(wù)部門。3.財務(wù)部門收到銷售部門提交的《申請單》及相關(guān)證明材料后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核通過后，財務(wù)部門根據(jù)不同情況開具紅字發(fā)票：對于增值稅專用發(fā)票，購買方取得專用發(fā)票已用于申報抵扣的，購買方可在增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》（以下簡稱《信息表》），在填開《信息表》時不填寫相對應(yīng)的藍(lán)字專用發(fā)票信息，應(yīng)暫依《信息表》所列增值稅稅額從當(dāng)期進(jìn)項稅額中轉(zhuǎn)出，待取得銷售方開具的紅字專用發(fā)票后，與《信息表》一并作為記賬憑證。銷售方憑稅務(wù)機關(guān)系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票，在新系統(tǒng)中以銷項負(fù)數(shù)開具。購買方取得專用發(fā)票未用于申報抵扣、但發(fā)票聯(lián)或抵扣聯(lián)無法退回的，購買方填開《信息表》時應(yīng)填寫相對應(yīng)的藍(lán)字專用發(fā)票信息。銷售方憑稅務(wù)機關(guān)系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票，在新系統(tǒng)中以銷項負(fù)數(shù)開具。銷售方開具專用發(fā)票尚未交付購買方，以及購買方未用于申報抵扣并將發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián)退回的，銷售方可在新系統(tǒng)中填開并上傳《信息表》。銷售方憑稅務(wù)機關(guān)系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票，在新系統(tǒng)中以銷項負(fù)數(shù)開具。對于增值稅普通發(fā)票，銷售方應(yīng)在收回原發(fā)票并注明“作廢”字樣后，重新開具發(fā)票；如無法收回原發(fā)票，銷售方應(yīng)在取得對方有效證明后，開具紅字發(fā)票。4.財務(wù)部門開具紅字發(fā)票后，應(yīng)將紅字發(fā)票與對應(yīng)的藍(lán)字發(fā)票記賬聯(lián)一并作為記賬憑證附件，并按照稅務(wù)機關(guān)要求進(jìn)行相關(guān)申報和備案工作。六、發(fā)票保管與存檔（一）發(fā)票保管1.財務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票保管場所，配備必要的保險柜等安全設(shè)施，確保發(fā)票存放安全。2.發(fā)票應(yīng)按照種類、號碼順序存放，不得擅自損毀。已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存五年。保存期滿，報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。3.財務(wù)部門應(yīng)定期對發(fā)票進(jìn)行盤點，核對發(fā)票的種類、數(shù)量、號碼等信息，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、被盜等情況，應(yīng)立即向稅務(wù)機關(guān)報告，并采取相應(yīng)的補救措施。（二）發(fā)票存檔1.財務(wù)部門應(yīng)將發(fā)票開具相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，包括發(fā)票開具申請表、銷售訂單、發(fā)貨單、發(fā)票記賬聯(lián)、紅字發(fā)票申請單及紅字發(fā)票等。2.發(fā)票存檔資料應(yīng)按照年度、月份順序進(jìn)行裝訂，確保資料完整、有序。3.發(fā)票存檔資料應(yīng)妥善保管，以便日后查詢和核對。如因業(yè)務(wù)需要查閱發(fā)票存檔資料，應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)，并做好查閱記錄。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對物資銷售開票管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查開票流程是否合規(guī)、開票信息是否準(zhǔn)確、發(fā)票保管與存檔是否規(guī)范等。2.審計部門在審計過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于違反本辦法規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行責(zé)任追究。（二）稅務(wù)檢查1.公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機關(guān)的發(fā)票檢查工作，如實提供發(fā)票開具、使用、保