物料管理系統(tǒng)管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司物料管理系統(tǒng)的運行，提高物料管理的效率和準確性，降低成本，確保生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有與物料管理系統(tǒng)相關(guān)的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量控制部門等。（三）基本原則1.準確性原則：物料管理系統(tǒng)應(yīng)準確記錄物料的采購、入庫、存儲、領(lǐng)用、消耗等信息，確保數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。2.及時性原則：物料管理系統(tǒng)應(yīng)及時更新物料信息，保證信息的及時性和有效性，以便各部門能夠及時做出決策。3.規(guī)范性原則：物料管理系統(tǒng)應(yīng)遵循相關(guān)的法律法規(guī)和行業(yè)標準，規(guī)范物料管理流程，確保物料管理工作的合法性和規(guī)范性。4.安全性原則：物料管理系統(tǒng)應(yīng)采取必要的安全措施，保護物料信息的安全，防止信息泄露和數(shù)據(jù)丟失。二、物料管理系統(tǒng)的架構(gòu)與職責（一）系統(tǒng)架構(gòu)物料管理系統(tǒng)由采購管理模塊、庫存管理模塊、生產(chǎn)領(lǐng)料模塊、質(zhì)量管理模塊、報表管理模塊等組成。各模塊之間相互關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)物料信息的集成管理。（二）職責分工1.采購部門負責根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存情況，制定物料采購計劃。選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保物料按時、按質(zhì)、按量到貨。在物料管理系統(tǒng)中錄入采購訂單、到貨信息等。2.倉庫管理部門負責物料的驗收入庫工作，核對物料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等與采購訂單一致后辦理入庫手續(xù)。對物料進行分類存放，建立庫存臺賬，實時更新庫存信息。負責物料的保管和養(yǎng)護，確保物料的安全和完好。根據(jù)生產(chǎn)領(lǐng)料單發(fā)放物料，辦理出庫手續(xù)，并在物料管理系統(tǒng)中記錄。定期對庫存進行盤點，編制盤點報告，確保賬實相符。3.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃，向倉庫管理部門提交生產(chǎn)領(lǐng)料申請。在物料管理系統(tǒng)中記錄物料的領(lǐng)用情況和消耗情況。合理使用物料，避免浪費和積壓。4.質(zhì)量控制部門對采購的物料進行質(zhì)量檢驗，確保物料符合質(zhì)量標準。在物料管理系統(tǒng)中記錄物料的檢驗結(jié)果。對不合格物料進行處理，跟蹤處理結(jié)果。5.信息管理部門負責物料管理系統(tǒng)的日常維護和管理，確保系統(tǒng)的正常運行。對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份和恢復(fù)，防止數(shù)據(jù)丟失。根據(jù)各部門的需求，提供系統(tǒng)培訓(xùn)和技術(shù)支持。三、物料采購管理（一）采購計劃制定1.采購部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計劃、銷售預(yù)測、庫存狀況等因素，定期制定物料采購計劃。采購計劃應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等信息。2.在制定采購計劃時，應(yīng)充分考慮物料的供應(yīng)周期、市場價格波動等因素，合理安排采購時間和數(shù)量，避免物料短缺或積壓。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估體系，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等方面進行評估和考核。2.選擇合格的供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。3.定期對供應(yīng)商進行評估和管理，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施進行改進或更換。（三）采購訂單管理1.采購部門根據(jù)采購計劃向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點等信息。2.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，確保物料按時、按質(zhì)、按量到貨。如遇供應(yīng)商交貨延遲或質(zhì)量問題，應(yīng)及時采取措施進行處理。3.在物料管理系統(tǒng)中錄入采購訂單的相關(guān)信息，包括訂單編號、供應(yīng)商名稱、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等，以便各部門及時了解采購進度。四、物料庫存管理（一）驗收入庫1.倉庫管理部門在收到采購的物料后，應(yīng)及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括物料的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否與采購訂單一致。2.對于驗收合格的物料，辦理入庫手續(xù)，在物料管理系統(tǒng)中錄入入庫日期、入庫單號、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息，并更新庫存臺賬。3.對于驗收不合格的物料，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。同時，在物料管理系統(tǒng)中記錄不合格物料的相關(guān)信息。（二）存儲管理1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)物料的特性和用途，對物料進行分類存放，確保物料的安全和完好。2.建立庫存臺賬，實時記錄物料的出入庫情況，包括入庫日期、入庫單號、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用單號、領(lǐng)用部門等信息。3.定期對庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。4.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并進行調(diào)整。調(diào)整后，應(yīng)在物料管理系統(tǒng)中更新庫存信息。（三）庫存控制1.設(shè)定合理的庫存安全庫存水平，當庫存低于安全庫存時，采購部門應(yīng)及時下達采購訂單進行補貨。2.分析庫存周轉(zhuǎn)率，對于周轉(zhuǎn)率較低的物料，應(yīng)采取措施進行處理，如促銷、退貨、換貨等，以減少庫存積壓。3.定期對庫存結(jié)構(gòu)進行分析，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，提高庫存管理的效率和效益。五、物料生產(chǎn)領(lǐng)料管理（一）領(lǐng)料申請1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃，向倉庫管理部門提交生產(chǎn)領(lǐng)料申請。領(lǐng)料申請應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用時間等信息。2.在物料管理系統(tǒng)中錄入領(lǐng)料申請單，倉庫管理部門收到領(lǐng)料申請后，應(yīng)及時進行審核。（二）領(lǐng)料發(fā)放1.倉庫管理部門根據(jù)審核通過的領(lǐng)料申請單發(fā)放物料，辦理出庫手續(xù)，并在物料管理系統(tǒng)中記錄出庫日期、出庫單號、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息。2.發(fā)放物料時，應(yīng)核對物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量等與領(lǐng)料申請單一致，確保發(fā)放的物料準確無誤。3.對于貴重物料或限量發(fā)放的物料，應(yīng)嚴格按照相關(guān)規(guī)定進行發(fā)放，辦理審批手續(xù)。（三）退料管理1.生產(chǎn)過程中如有剩余物料或因質(zhì)量問題需要退回倉庫的物料，生產(chǎn)部門應(yīng)及時辦理退料手續(xù)。2.倉庫管理部門在收到退料后，應(yīng)進行驗收，核對退料的數(shù)量、質(zhì)量等與退料單一致后辦理入庫手續(xù)，并在物料管理系統(tǒng)中更新庫存信息。六、物料質(zhì)量管理（一）檢驗標準1.質(zhì)量控制部門應(yīng)制定物料的檢驗標準，明確物料的質(zhì)量要求和檢驗方法。2.檢驗標準應(yīng)符合相關(guān)的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保物料的質(zhì)量安全。（二）檢驗流程1.采購的物料到貨后，質(zhì)量控制部門應(yīng)按照檢驗標準進行檢驗。檢驗內(nèi)容包括外觀、尺寸、性能、化學成分等方面。2.對于檢驗合格的物料，質(zhì)量控制部門應(yīng)出具檢驗報告，并在物料管理系統(tǒng)中記錄檢驗結(jié)果。3.對于檢驗不合格的物料，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，并跟蹤處理結(jié)果。同時，在物料管理系統(tǒng)中記錄不合格物料的相關(guān)信息。（三）不合格物料處理1.對于檢驗不合格的物料，采購部門應(yīng)根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的合同條款，要求供應(yīng)商采取退貨、換貨、補貨等措施。2.如供應(yīng)商不同意處理或處理結(jié)果不符合要求，采購部門應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并采取其他措施，如向相關(guān)部門投訴、尋求法律幫助等。3.對于不合格物料，應(yīng)進行標識和隔離，防止其流入生產(chǎn)環(huán)節(jié)。同時，應(yīng)建立不合格物料臺賬，記錄不合格物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、不合格原因、處理情況等信息。七、報表管理（一）報表種類1.物料采購報表：包括采購訂單執(zhí)行情況報表、采購成本分析報表等。2.庫存報表：包括庫存臺賬、庫存盤點報表、庫存周轉(zhuǎn)率報表等。3.生產(chǎn)領(lǐng)料報表：包括生產(chǎn)領(lǐng)料申請單執(zhí)行情況報表、物料消耗報表等。4.質(zhì)量報表：包括物料檢驗報告、不合格物料處理報表等。（二）報表生成與報送1.物料管理系統(tǒng)應(yīng)具備報表生成功能，各部門可根據(jù)需要在系統(tǒng)中生成相應(yīng)的報表。2.報表生成后，應(yīng)按照規(guī)定的時間和格式報送相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)。報表內(nèi)容應(yīng)真實、準確、完整，能夠反映物料管理的實際情況。3.各部門應(yīng)認真分析報表數(shù)據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施進行解決。同時，應(yīng)根據(jù)報表數(shù)據(jù)進行決策，優(yōu)化物料管理流程，提高物料管理的效率和效益。八、系統(tǒng)安全與維護（一）安全管理1.信息管理部門應(yīng)采取必要的安全措施，保護物料管理系統(tǒng)的安全。包括設(shè)置用戶權(quán)限、密碼管理、數(shù)據(jù)備份、防火墻等。2.對系統(tǒng)用戶進行權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作職責和需求，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)數(shù)據(jù)。3.定期更換用戶密碼，確保密碼的安全性。同時，要求用戶妥善保管自己的密碼，不得泄露給他人。（二）系統(tǒng)維護1.信息管理部門應(yīng)定期對物料管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。維護內(nèi)容包括系統(tǒng)性能優(yōu)化、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、故障排除等。2.及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題，如系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)錯誤等。對于重大問題，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，并組織相關(guān)人員進行處理。3.根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，對物料管理系統(tǒng)進行功能擴展和升級，提高系統(tǒng)的適應(yīng)性和實用性。九、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.信息管理部門應(yīng)定期組織物料管理系統(tǒng)的培訓(xùn)，提高各部門人員的系統(tǒng)操作技能和業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括系統(tǒng)的功能介紹、操作流程、數(shù)據(jù)錄入與查詢等方面。培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)等多種形式。3.各部門應(yīng)積極組織本部門人員參加培訓(xùn)，確保人員能夠熟練使用物料管理系統(tǒng)進行工作。（二）考核1.建立物料管理系統(tǒng)使用考核制度，對各部門人員的系統(tǒng)使用情況進行考核。考核內(nèi)容包括系統(tǒng)操作的準確性、及時性、規(guī)范