ICSCCS01.140.2041IDB41/T2539—2023前言 12規(guī)范性引用文件 13術(shù)語(yǔ)和定義 14文件歸檔 25檔案整理 26檔案保管 37檔案移交 38檔案查詢 4 （資料性）市場(chǎng)主體遷移登記調(diào)檔通知函樣式6附錄B 7附錄C（資料性）市場(chǎng)主體登記檔案查詢承諾書(shū)和登記表樣式 8DB41/T2539—2023本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。本文件由河南省市場(chǎng)監(jiān)督管理局提出并歸口。本文件起草單位：河南省市場(chǎng)監(jiān)督管理局企業(yè)信用中心、河南省工商行政管理學(xué)校、河南中靖文博檔案整理有限公司。本文件主要起草人：韓曉明、趙中林、李靜、王棟、張妍、李紅瑞、畢延超、張其姝、趙文豪、張靖武、許凱、李兆雨、趙志通。DB41/T2539—20231市場(chǎng)主體登記檔案管理規(guī)范本文件規(guī)定了市場(chǎng)主體登記檔案的收集、整理、保管、移交、查詢等要求。本文件適用于市場(chǎng)主體登記檔案的管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T22歸檔文件整理規(guī)則DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T69紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范DA/T85政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范DA/T93電子檔案移交接收操作規(guī)程JGJ25檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范3術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。3.1市場(chǎng)主體在中華人民共和國(guó)境內(nèi)以營(yíng)利為目的從事經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的下列自然人、法人及非法人組織：a)公司、非公司企業(yè)法人及其分支機(jī)構(gòu)。b)個(gè)人獨(dú)資企業(yè)、合伙企業(yè)及其分支機(jī)構(gòu)。c)農(nóng)民專業(yè)合作社(聯(lián)合社)及其分支機(jī)構(gòu)。d)個(gè)體工商戶。e)外國(guó)公司分支機(jī)構(gòu)。f)法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他市場(chǎng)主體。3.2市場(chǎng)主體登記檔案市場(chǎng)主體設(shè)立、變更、注（吊）銷、年報(bào)（年檢）、遷移等登記、備案、監(jiān)管等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件。其中，通過(guò)市場(chǎng)監(jiān)管綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)歸檔保存的市場(chǎng)主體登記電子文件稱為市場(chǎng)主體登記電子檔案。3.3市場(chǎng)主體登記電子文件DB41/T2539—20232市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成的辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成。3.4紙質(zhì)檔案數(shù)字化采用掃描儀等設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描加工，使其轉(zhuǎn)化為可在網(wǎng)上存儲(chǔ)、利用的數(shù)字信息，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過(guò)程。遷移市場(chǎng)主體因住所、經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所發(fā)生變化；或因市場(chǎng)主體類型發(fā)生變化，超越原登記機(jī)關(guān)地域管轄范圍或級(jí)別管轄權(quán)限；或者其他原因，需從原登記機(jī)關(guān)遷至新登記機(jī)關(guān)的情形。4文件歸檔4,1歸檔范圍市場(chǎng)主體登記、變更、備案、注銷、歇業(yè)、股權(quán)出質(zhì)、證照管理、登記機(jī)關(guān)監(jiān)督管理、司法協(xié)助執(zhí)行等活動(dòng)中形成的文件。4.2歸檔方式包括自動(dòng)歸檔和上傳歸檔兩種方式。自動(dòng)歸檔指全程電子化登記方式（線上）產(chǎn)生的材料，包括原始電子申請(qǐng)材料、登記機(jī)關(guān)電子審核表單、其他需要?dú)w檔保存的電子信息和數(shù)據(jù)庫(kù)文件，直接通過(guò)市場(chǎng)監(jiān)管綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)歸檔的方式；上傳歸檔指窗口登記方式（線下），申請(qǐng)人線下提交的紙質(zhì)材料，經(jīng)收集整理，將相關(guān)數(shù)據(jù)上傳至市場(chǎng)監(jiān)管綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)歸檔的方式。4.3歸檔時(shí)間登記事項(xiàng)完結(jié)后，5個(gè)工作日內(nèi)完成紙質(zhì)文件材料的歸集整理并在市場(chǎng)監(jiān)管綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化；線上提交的市場(chǎng)主體登記電子文件材料2個(gè)工作日內(nèi)自動(dòng)歸檔。4,4歸檔要求4.4.1歸檔數(shù)據(jù)采集應(yīng)符合國(guó)家市場(chǎng)監(jiān)管總局《市場(chǎng)主體準(zhǔn)入退出數(shù)據(jù)規(guī)范》《“多證合一”改革信息化數(shù)據(jù)規(guī)范》《注銷便利化工作數(shù)據(jù)規(guī)范》等數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。4.4.2歸檔數(shù)據(jù)質(zhì)量應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，符合國(guó)家市場(chǎng)監(jiān)管總局《市場(chǎng)主體登記數(shù)據(jù)質(zhì)量建設(shè)實(shí)施方案》及相關(guān)數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。4.4.3歸檔的材料應(yīng)及時(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范、安全，同時(shí)保證“一戶一檔”的成套性特點(diǎn)。4.4.4歸檔的材料應(yīng)準(zhǔn)確反映市場(chǎng)主體各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況和歷史過(guò)程。4.4.5歸檔的材料應(yīng)層次分明，符合形成規(guī)律，程序手續(xù)完備。4.4.6歸檔的紙質(zhì)材料應(yīng)紙質(zhì)優(yōu)良、字跡耐久、書(shū)寫(xiě)工整清晰。4.4.7歸檔的市場(chǎng)主體登記電子文件應(yīng)經(jīng)過(guò)真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測(cè)并確保來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。5檔案整理DB41/T2539—20233市場(chǎng)主體登記檔案應(yīng)按市場(chǎng)主體登記注冊(cè)號(hào)或統(tǒng)一社會(huì)信用代碼編制檔號(hào)。5.2電子檔案整理5.2.1市場(chǎng)主體登記電子檔案整理應(yīng)符合GB/T18894、DA/T85、DA/T93要求。5.2.2市場(chǎng)主體登記電子檔案應(yīng)具備完整性和一致性，按“一戶一檔”“一檔多卷”的原則立卷管理，“一戶”市場(chǎng)主體登記電子檔案應(yīng)具備“一檔”的數(shù)據(jù)完整性和“多卷”的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)一致性。5.2.3市場(chǎng)主體登記電子檔案應(yīng)具備數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的規(guī)范性，對(duì)于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，應(yīng)包括市場(chǎng)主體基本信息、案卷基本信息、卷內(nèi)文件目錄、頁(yè)級(jí)別信息、各項(xiàng)編碼等；對(duì)于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，以符合國(guó)家檔案數(shù)字資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的形式，建立與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)。5.2.4應(yīng)依據(jù)檔號(hào)等標(biāo)識(shí)符逐級(jí)建立文件夾，分門(mén)別類、集中有序存儲(chǔ)市場(chǎng)主體登記電子檔案及其組件，并在元數(shù)據(jù)中自動(dòng)記錄市場(chǎng)主體登記電子檔案在線存儲(chǔ)路徑。5.3紙質(zhì)檔案整理5.3.1市場(chǎng)主體登記紙質(zhì)檔案整理應(yīng)符合DA/T18、DA/T22、DA/T31、DA/T69要求。5.3.2紙質(zhì)檔案裝訂前，應(yīng)按照檔案登記、掃描成像、著錄標(biāo)引、圖文校核等流程進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化。5.3.3卷內(nèi)文件材料按照“企業(yè)類型”分類，并按卷內(nèi)目錄順序排放，同一類文件材料按時(shí)間先后順序排列。5.3.4歸檔文件應(yīng)按市場(chǎng)主體自設(shè)立登記以來(lái)的時(shí)間順序進(jìn)行排列。6檔案保管6.1檔案數(shù)字資源安全管理6.1.1市場(chǎng)主體登記電子檔案安全管理應(yīng)符合國(guó)家信息安全三級(jí)等級(jí)保護(hù)測(cè)評(píng)要求。6.1.2對(duì)市場(chǎng)主體登記電子檔案及其元數(shù)據(jù)、市場(chǎng)主體登記電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等，采取異地異質(zhì)備份措施。6.1.3采取有效技術(shù)措施，防止數(shù)字檔案被非法讀取、復(fù)制、更改、增加、刪除等。6.1.4建立市場(chǎng)主體登記電子檔案災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，嚴(yán)格實(shí)行用戶認(rèn)證管理，完善信息訪問(wèn)控制和痕跡追溯等防控措施，確保市場(chǎng)主體登記電子檔案的安全。6.1.5定期對(duì)涉密市場(chǎng)主體登記電子檔案進(jìn)行密級(jí)審查，根據(jù)市場(chǎng)主體登記電子檔案所標(biāo)密級(jí)并結(jié)合國(guó)家有關(guān)政策、要求，實(shí)施解密、延長(zhǎng)保密期限或提升密級(jí)等處置措施。6.2檔案庫(kù)房安全管理6.2.1檔案庫(kù)房溫度、濕度應(yīng)符合JGJ25要求。6.2.2檔案庫(kù)房防護(hù)應(yīng)符合檔案庫(kù)房技術(shù)管理規(guī)定。7檔案移交電子檔案和紙質(zhì)檔案的移交辦理，應(yīng)在市場(chǎng)主體遷移業(yè)務(wù)辦理的同時(shí)進(jìn)行。檔案遷入、遷出應(yīng)當(dāng)記錄備案（附錄A、附錄B）。DB41/T2539—202347.2完成時(shí)限登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)于3個(gè)月內(nèi)將該市場(chǎng)主體所有登記檔案移交遷入地登記機(jī)關(guān)管理。8檔案查詢各級(jí)市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)或政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)。8.2查詢申請(qǐng)8.2.1申請(qǐng)查詢市場(chǎng)主體登記檔案，需填寫(xiě)《市場(chǎng)主體登記檔案查詢承諾書(shū)和登記表》（附錄C）。8.2.2公安機(jī)關(guān)、國(guó)家安全機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)等國(guó)家機(jī)關(guān)進(jìn)行查詢，應(yīng)當(dāng)出具本部門(mén)公函及查詢?nèi)藛T的有效證件。8.2.3市場(chǎng)主體查詢自身登記檔案，應(yīng)當(dāng)出具市場(chǎng)主體營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件或加蓋公章的復(fù)印件以及查詢?nèi)藛T的有效證件。查詢已經(jīng)注銷的市場(chǎng)主體，還應(yīng)當(dāng)出具注銷通知書(shū)原件及復(fù)印件。a)自然人股東查詢，應(yīng)當(dāng)出具查詢?nèi)藛T的有效證件原件及復(fù)印件。b)法人股東查詢，應(yīng)當(dāng)出具法人股東的有效主體資格復(fù)印件、加蓋公章的介紹信或委托書(shū)及查詢?nèi)藛T的有效證件。8.2.4法院指定破產(chǎn)管理人（清算組）查詢，應(yīng)當(dāng)出具人民法院受理破產(chǎn)案件《民事裁定書(shū)》和指定破產(chǎn)管理人（清算組）《決定書(shū)》等復(fù)印件、破產(chǎn)管理人（清算組）的有效主體資格復(fù)印件或身份證明、加蓋公章的介紹信或委托書(shū)、被委托人（查詢?nèi)藛T)的有效身份證件。8.2.5律師查詢與其承辦法律事務(wù)有關(guān)的市場(chǎng)主體登記檔案，應(yīng)當(dāng)出具執(zhí)業(yè)證書(shū)、律師事務(wù)所證明。8.2.6企業(yè)、事業(yè)單位、公證機(jī)構(gòu)、仲裁機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及已進(jìn)入訴訟程序的個(gè)人查詢：a)企業(yè)、事業(yè)單位因與被查詢市場(chǎng)主體共同涉案，應(yīng)當(dāng)提交與被查詢市場(chǎng)主體共同涉案的法院或仲裁機(jī)構(gòu)出具的相關(guān)司法文書(shū)（文件）、本企業(yè)或事業(yè)單位有效主體資格復(fù)印件、加蓋公章的介紹信及查詢?nèi)藛T的有效證件。b)公證機(jī)構(gòu)、仲裁機(jī)構(gòu)工作人員查詢，應(yīng)當(dāng)提交所在機(jī)構(gòu)出具的有效證明并出示查詢?nèi)藛T的有效證件。c)社會(huì)組織因與被查詢市場(chǎng)主體共同涉案，應(yīng)當(dāng)提交與被查詢市場(chǎng)主體共同涉案的法院或仲裁機(jī)構(gòu)出具的相關(guān)司法文書(shū)（文件）、社會(huì)組織有效主體資格復(fù)印件、加蓋公章的介紹信及查詢?nèi)藛T的有效證件。d)已進(jìn)入訴訟程序的個(gè)人因與被查詢市場(chǎng)主體共同涉案，應(yīng)當(dāng)提交顯示其身份信息的、與被查詢市場(chǎng)主體共同涉案的法院或仲裁機(jī)構(gòu)出具的相關(guān)司法文書(shū)（文件）及查詢?nèi)藛T的有效證件。e)鑒定機(jī)構(gòu)工作人員查詢，應(yīng)當(dāng)出具鑒定委托書(shū)、鑒定機(jī)構(gòu)加蓋公章的介紹信（公函）、鑒定機(jī)構(gòu)資質(zhì)復(fù)印件、鑒定人的有效執(zhí)業(yè)證件原件及復(fù)印件。8.3查詢權(quán)限8.3.1公安機(jī)關(guān)、國(guó)家安全機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)等國(guó)家機(jī)關(guān)具有查詢市場(chǎng)主體登記檔案全部?jī)?nèi)容的權(quán)限。8.3.2市場(chǎng)主體具有查詢自身登記檔案內(nèi)容的權(quán)限。8.3.3律師具有查詢與其承辦法律事務(wù)有關(guān)市場(chǎng)主體登記檔案內(nèi)容的權(quán)限。8.3.4市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)內(nèi)部審批文書(shū)，在辦理涉及市場(chǎng)監(jiān)管部門(mén)的案件時(shí)方可查閱。8.3.5除需要鑒定字跡或印鑒等司法鑒定事項(xiàng)外，一般不提供紙質(zhì)原件查閱。DB41/T2539—202358.3.6市場(chǎng)主體登記檔案查詢內(nèi)容涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人信息的，按照《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》《中華人民共和國(guó)個(gè)人信息保護(hù)法》等法律法規(guī)執(zhí)行。8.4加蓋專用章8.4.1市場(chǎng)主體登記電子檔案的打印件和紙質(zhì)檔案的復(fù)制件，根據(jù)申請(qǐng)人需要加蓋同級(jí)檔案查詢專用8.4.2市場(chǎng)主體遷移至外省份，市場(chǎng)主體登記電子檔案打印件應(yīng)全部加蓋審批專用章。DB41/T2539—20236市場(chǎng)主體遷移登記調(diào)檔通知函樣式市場(chǎng)主體遷移登記調(diào)檔通知函（區(qū)域名稱）登記遷字〔〕第號(hào) 市場(chǎng)監(jiān)督管理局：同意你局登記的（市場(chǎng)主體名稱）至我局登記注冊(cè)，請(qǐng)按規(guī)定辦理有關(guān)遷移手續(xù)，并將該市場(chǎng)主體登記檔案移送我局。抄送:（本通知函適用于市場(chǎng)主體遷入審批程序）DB41/T2539—20237市場(chǎng)主體登記檔案移交表市場(chǎng)主體登記檔案移