制藥廠員工離職手續(xù)記錄辦法

一、總則1.適用范圍本辦法適用于制藥廠全體員工。無論何種原因離職，包括辭職、辭退、合同期滿不再續(xù)簽等情況，均需按照本辦法辦理離職手續(xù)并進(jìn)行記錄。2.目的規(guī)范制藥廠員工離職手續(xù)的辦理流程，確保離職信息準(zhǔn)確記錄，維護(hù)企業(yè)與員工雙方的合法權(quán)益，同時(shí)保障企業(yè)運(yùn)營(yíng)的連續(xù)性和穩(wěn)定性，提升企業(yè)管理效率，展現(xiàn)制藥廠嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的管理風(fēng)格。3.遵循原則（1）合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)勞動(dòng)政策，確保離職手續(xù)辦理及記錄過程合法合規(guī)。（2）公正性原則：對(duì)待所有離職員工一視同仁，公正、公平地處理離職相關(guān)事宜，記錄真實(shí)、客觀的信息。（3）完整性原則：全面記錄離職手續(xù)辦理過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵信息，保證記錄的完整性和準(zhǔn)確性。二、離職申請(qǐng)與審批1.離職申請(qǐng)（1）員工主動(dòng)辭職：?jiǎn)T工應(yīng)提前[X]天以書面形式向所在部門主管提交《離職申請(qǐng)書》，說明離職原因、預(yù)計(jì)離職日期等信息。申請(qǐng)書需由員工本人簽字確認(rèn)。（2）公司辭退員工：由人力資源部門根據(jù)相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況，填寫《辭退通知書》，詳細(xì)說明辭退原因、辭退日期等，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后送達(dá)員工。（3）合同期滿不再續(xù)簽：人力資源部門在勞動(dòng)合同期滿前[X]周，向員工發(fā)送《勞動(dòng)合同期滿意向通知書》，詢問員工是否愿意續(xù)簽合同。如員工表示不再續(xù)簽，應(yīng)提交《離職申請(qǐng)書》；如公司決定不再續(xù)簽，由人力資源部門填寫《不再續(xù)簽勞動(dòng)合同通知書》通知員工。2.審批流程（1）部門主管收到員工的《離職申請(qǐng)書》或《辭退通知書》等相關(guān)文件后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行初步審核，了解員工離職對(duì)部門工作的影響，并簽署意見。（2）將審批后的文件提交至人力資源部門。人力資源部門對(duì)離職申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)核，檢查相關(guān)手續(xù)是否齊全，根據(jù)企業(yè)人力資源規(guī)劃和工作需要，提出審核意見。（3）人力資源部門審核通過后，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)綜合考慮各方面因素，做出最終審批決定。審批通過后，人力資源部門將審批結(jié)果通知員工本人及所在部門。三、工作交接1.交接安排（1）員工離職申請(qǐng)獲批后，所在部門應(yīng)指定專人與離職員工進(jìn)行工作交接。交接人一般為離職員工的直接上級(jí)或同崗位的其他員工。（2）人力資源部門應(yīng)向離職員工發(fā)放《工作交接清單》，明確交接的內(nèi)容、要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。工作交接應(yīng)在離職日期前完成。2.交接內(nèi)容（1）工作任務(wù)：離職員工應(yīng)向交接人詳細(xì)介紹正在進(jìn)行的工作任務(wù)、工作進(jìn)度、后續(xù)計(jì)劃等，確保交接人能夠順利接手工作。（2）文件資料：包括各類業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、技術(shù)資料、工作記錄等。離職員工應(yīng)將相關(guān)文件資料整理分類，移交給交接人，并在《工作交接清單》上注明文件資料的名稱、數(shù)量等信息。（3）辦公物品：如辦公設(shè)備、工具、鑰匙、門禁卡等，離職員工應(yīng)將其清理并歸還至指定地點(diǎn)，由交接人進(jìn)行驗(yàn)收并簽字確認(rèn)。（4）客戶關(guān)系：對(duì)于涉及客戶溝通和維護(hù)的崗位，離職員工應(yīng)將重要客戶信息、合作情況等向交接人進(jìn)行說明，協(xié)助交接人與客戶進(jìn)行必要的溝通和銜接。3.交接監(jiān)督（1）部門主管應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督工作交接的過程，確保交接工作順利進(jìn)行，交接內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。如發(fā)現(xiàn)交接過程中存在問題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決。（2）交接完成后，交接雙方應(yīng)在《工作交接清單》上簽字確認(rèn)，部門主管也應(yīng)簽字審核?！豆ぷ鹘唤忧鍐巍芬皇饺?，離職員工、交接人、人力資源部門各留存一份。四、財(cái)務(wù)結(jié)算1.薪資結(jié)算（1）人力資源部門根據(jù)員工的實(shí)際出勤情況、績(jī)效考核結(jié)果等，核算員工離職當(dāng)月的工資。工資結(jié)算截止日期為離職員工實(shí)際辦理離職手續(xù)的日期。（2）財(cái)務(wù)部門在收到人力資源部門提供的薪資核算信息后，在規(guī)定的工資發(fā)放日將工資發(fā)放至離職員工的工資賬戶。如員工有未結(jié)清的借款、預(yù)支款項(xiàng)等，應(yīng)在工資中予以扣除。2.費(fèi)用報(bào)銷（1）離職員工應(yīng)在離職手續(xù)辦理前，將尚未報(bào)銷的費(fèi)用單據(jù)整理提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門按照公司的費(fèi)用報(bào)銷制度進(jìn)行審核，對(duì)符合規(guī)定的費(fèi)用予以報(bào)銷。（2）對(duì)于已經(jīng)預(yù)支但尚未報(bào)銷的費(fèi)用，如員工無法提供合規(guī)的報(bào)銷憑證，應(yīng)按照公司規(guī)定退還預(yù)支款項(xiàng)。3.社保與公積金停繳（1）人力資源部門在員工離職手續(xù)辦理完畢后，及時(shí)辦理社保和公積金的減員手續(xù)，確保社保和公積金停繳時(shí)間準(zhǔn)確無誤。（2）告知離職員工社保和公積金停繳的相關(guān)事宜，以及后續(xù)可能涉及的轉(zhuǎn)移、續(xù)繳等手續(xù)的辦理流程和注意事項(xiàng)。五、信息管理1.人事檔案更新（1）人力資源部門在員工離職手續(xù)辦理完成后，將離職員工的《離職申請(qǐng)書》《工作交接清單》《薪資結(jié)算單》等相關(guān)文件整理歸檔，更新員工人事檔案信息，注明員工的離職狀態(tài)、離職原因、離職日期等。（2）將離職員工的檔案從在職員工檔案庫轉(zhuǎn)移至離職員工檔案庫，進(jìn)行分類保存，以便后續(xù)查詢和管理。2.系統(tǒng)信息變更（1）人力資源部門通知信息技術(shù)部門，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的人力資源管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等相關(guān)系統(tǒng)中的員工信息進(jìn)行更新，將員工狀態(tài)設(shè)置為離職，并刪除或凍結(jié)員工的系統(tǒng)賬號(hào)。（2）確保系統(tǒng)中員工的工作交接情況、財(cái)務(wù)結(jié)算信息等相關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確記錄，以便企業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和管理決策。六、安全管理1.保密信息交接（1）對(duì)于涉及企業(yè)機(jī)密信息的崗位，離職員工在工作交接過程中，應(yīng)與交接人簽訂《保密協(xié)議》，明確離職員工在離職后的保密義務(wù)和責(zé)任。（2）離職員工應(yīng)將涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等保密信息的文件、資料、存儲(chǔ)介質(zhì)等進(jìn)行清理和移交，不得擅自留存或泄露。2.安全培訓(xùn)與提醒（1）在離職手續(xù)辦理過程中，安全管理部門應(yīng)對(duì)離職員工進(jìn)行安全培訓(xùn)，提醒其在離職后仍需遵守企業(yè)的安全規(guī)定，不得因離職而放松對(duì)安全的重視。（2）如離職員工涉及使用企業(yè)的特殊設(shè)備、危險(xiǎn)物品等，應(yīng)確保其將相關(guān)設(shè)備和物品妥善交接，并對(duì)交接人進(jìn)行必要的安全操作培訓(xùn)。七、企業(yè)文化與人文關(guān)懷1.離職面談（1）人力資源部門在員工離職手續(xù)辦理期間，安排與離職員工進(jìn)行離職面談。面談?dòng)扇肆Y源專員或部門主管主持，以了解員工離職的真實(shí)原因，收集員工對(duì)企業(yè)管理、工作環(huán)境、職業(yè)發(fā)展等方面的意見和建議。（2）面談過程中，向離職員工表達(dá)企業(yè)對(duì)其工作的認(rèn)可和感謝，傳達(dá)企業(yè)的文化理念和價(jià)值觀，維護(hù)企業(yè)與員工之間的良好關(guān)系。2.離職送別（1）企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況，為離職員工舉辦簡(jiǎn)單的離職送別活動(dòng)，如召開送別會(huì)、贈(zèng)送紀(jì)念禮品等，體現(xiàn)企業(yè)對(duì)員工的人文關(guān)懷，增強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的歸屬感和認(rèn)同感。（2）在送別活動(dòng)中，鼓勵(lì)離職員工與在職員工保持聯(lián)系，分享工作經(jīng)驗(yàn)和人生感悟，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)傳承和文化交流。八、績(jī)效考核與反饋1.離職員工績(jī)效考核（1）人力資源部門在員工離職時(shí)，對(duì)其進(jìn)行最后的績(jī)效考核評(píng)估?？己藘?nèi)容包括員工在離職前的工作表現(xiàn)、工作任務(wù)完成情況、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面。（2）將績(jī)效考核結(jié)果記錄在員工的人事檔案中，作為企業(yè)對(duì)員工工作評(píng)價(jià)的重要依據(jù)，同時(shí)也為企業(yè)的人力資源管理提供參考。2.反饋與改進(jìn)（1）人力資源部門定期對(duì)離職員工的相關(guān)信息進(jìn)行匯總分析，包括離職原因、工作交接情況、財(cái)務(wù)結(jié)算情況等。針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題，提出改進(jìn)措施和建議，反饋給相關(guān)部門。（2）通過對(duì)離職員工的跟蹤反饋，不斷完善企業(yè)的管理制度和工作流程，提高企業(yè)的管理水平和運(yùn)營(yíng)效率。九