涉密文件收文管理辦法一、總則（一）目的為加強公司涉密文件收文管理，確保涉密文件的安全、及時、準確傳遞和妥善處理，防止涉密文件的丟失、泄露和濫用，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構及全體員工在工作中涉及的涉密文件收文管理。（三）基本原則1.嚴格保密原則：對涉密文件的收文、傳遞、保管、使用和清退等環(huán)節(jié)，采取嚴格的保密措施，確保文件內(nèi)容不被泄露。2.準確及時原則：確保涉密文件收文登記準確無誤，傳遞及時高效，不延誤文件的處理和執(zhí)行。3.規(guī)范操作原則：明確收文管理流程和各環(huán)節(jié)的職責，規(guī)范操作，保證收文管理工作有序進行。二、收文管理職責（一）公司辦公室1.負責公司涉密文件收文的統(tǒng)一歸口管理，制定和完善收文管理制度。2.對收到的涉密文件進行初步登記、編號、分類，并根據(jù)文件內(nèi)容和密級確定分發(fā)范圍。3.負責組織協(xié)調(diào)涉密文件的傳遞、催辦、清退等工作。4.定期對涉密文件收文管理情況進行檢查和總結，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）文件接收部門1.明確本部門負責接收涉密文件的人員，確保專人專責。2.接收辦公室分發(fā)的涉密文件，進行認真核對、簽收，并在規(guī)定時間內(nèi)將文件傳遞給相關人員。3.負責本部門涉密文件的保管、使用和清退工作，按照規(guī)定做好文件的登記、借閱、歸還等記錄。4.對本部門使用后的涉密文件進行整理、歸檔，按要求移交辦公室統(tǒng)一保管。（三）文件接收人員1.認真履行職責，嚴格遵守涉密文件收文管理規(guī)定，保守文件秘密。2.及時接收、核對和簽收涉密文件，確保文件無遺漏、無損壞。3.按照規(guī)定的程序和要求，準確、及時地將文件傳遞給相關部門或人員。4.妥善保管收到的涉密文件，防止文件丟失、被盜或損壞。三、收文處理流程（一）文件接收1.公司辦公室指定專人負責接收外部單位或內(nèi)部部門送來的涉密文件。接收人員應在收到文件時，當場核對文件的數(shù)量、名稱、密級、文號等信息，確保文件完整無誤。2.對于通過機要渠道傳遞的涉密文件，接收人員應嚴格按照機要文件接收程序進行簽收，檢查文件封裝是否完好，機要編號是否清晰準確。3.對于通過其他方式傳遞的涉密文件，接收人員應要求送件人填寫《涉密文件送文登記表》，詳細記錄送文單位、送文時間、文件名稱、密級、文號、份數(shù)等信息，并由送件人簽字確認。（二）登記編號1.接收人員將核對無誤的涉密文件送辦公室進行登記編號。登記人員應按照《涉密文件收文登記簿》的格式，詳細記錄文件的收文日期、來文單位、文號、標題、密級、份數(shù)、分發(fā)范圍等信息，并為每份文件編制唯一的收文編號。2.收文編號應按照一定的規(guī)則編制，以便于文件的查詢和管理。編號格式可采用“年份+月份+流水號”的形式，例如“202305001”表示2023年5月收到的第1份涉密文件。3.登記人員在登記編號完成后，應在文件首頁加蓋“涉密文件”專用章，并注明收文編號。（三）分類分發(fā)1.辦公室根據(jù)文件的內(nèi)容和密級，按照公司保密制度的規(guī)定進行分類。涉密文件可分為絕密級、機密級、秘密級三個等級，不同等級的文件應分別管理。2.根據(jù)文件的分發(fā)范圍，辦公室將涉密文件及時分發(fā)給相關部門或人員。分發(fā)時，應填寫《涉密文件分發(fā)清單》，注明文件名稱、收文編號、分發(fā)部門、分發(fā)時間、簽收人等信息，并由分發(fā)人員和簽收人簽字確認。3.對于需多個部門共同閱知的涉密文件，辦公室應組織相關部門集中閱文，并做好記錄。閱文結束后，文件應及時收回保管。（四）文件傳遞1.涉密文件在公司內(nèi)部傳遞時，應通過機要通信、專人送達等安全可靠的方式進行，不得通過普通郵政、快遞、電子郵件等非保密渠道傳遞。2.傳遞涉密文件的人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自將文件交予無關人員，不得在傳遞過程中泄露文件內(nèi)容。3.接收部門收到文件后，應及時在《涉密文件傳遞單》上簽字確認，并注明收到時間。傳遞人員應將《涉密文件傳遞單》帶回辦公室存檔。（五）文件催辦1.辦公室對分發(fā)出去的涉密文件進行跟蹤催辦，確保文件及時得到處理。催辦方式可采用電話催辦、書面催辦等。2.對于緊急重要的涉密文件，辦公室應重點跟蹤催辦，確保文件在規(guī)定時間內(nèi)得到處理和反饋。3.承辦部門應及時向辦公室反饋文件辦理情況，如遇特殊情況不能按時辦理的，應提前說明原因，并提出延期辦理的申請。（六）文件保管1.各部門應設立專門的涉密文件保管場所，配備必要的保密設備，如保險柜、文件柜等，確保涉密文件的安全存放。2.涉密文件應按照密級分類存放，不同密級的文件應分開保管，并有明顯的標識。3.保管涉密文件的場所應保持清潔、干燥、通風良好，防止文件受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。4.涉密文件管理人員應定期對保管的文件進行清點、核對，確保文件數(shù)量準確、內(nèi)容完整。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞等情況，應及時報告，并采取相應的補救措施。（七）文件使用1.涉密文件的使用應嚴格按照規(guī)定的范圍和程序進行，未經(jīng)批準，不得擅自擴大使用范圍。2.使用涉密文件時，應在辦公室指定的閱文室進行，不得將文件帶出辦公區(qū)域。確因工作需要帶出的，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并采取必要的保密措施。3.使用涉密文件的人員應妥善保管文件，不得擅自轉借、復印、摘錄、傳播文件內(nèi)容。如需復印涉密文件，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在指定的地點進行復印，復印件應按照原件的密級進行管理。4.使用完畢后，文件應及時歸還保管部門，不得自行留存。（八）文件清退1.涉密文件使用完畢后，承辦部門應按照規(guī)定及時將文件清退給辦公室。清退時，應填寫《涉密文件清退登記表》，注明文件名稱、收文編號、清退時間、清退人等信息，并由清退人和接收人簽字確認。2.辦公室對清退的涉密文件進行核對、清點，如發(fā)現(xiàn)文件缺失或損壞，應及時查明原因，并要求承辦部門進行補退或賠償。3.對于已過保密期限或不需要繼續(xù)保存的涉密文件，辦公室應按照規(guī)定進行銷毀處理。銷毀時，應填寫《涉密文件銷毀登記表》，注明文件名稱、收文編號、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認。四、保密措施（一）人員保密要求1.所有接觸涉密文件的人員應簽訂保密承諾書，明確保密責任和義務。2.加強對涉密人員的保密教育和培訓，提高保密意識和技能。定期組織保密知識培訓和考核，確保涉密人員熟悉保密法律法規(guī)和公司保密制度。3.涉密人員應嚴格遵守保密紀律，不得在私人交往和通信中涉及公司涉密文件內(nèi)容，不得在公共場所談論涉密事項，不得擅自將涉密文件帶回家中或其他非辦公場所。（二）物理安全措施1.涉密文件保管場所應安裝必要的安全防護設備，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，防止無關人員進入。2.對涉密文件存儲介質(zhì)應進行加密處理，并定期進行殺毒和數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。3.銷毀涉密文件時，應采用粉碎、焚燒等符合保密要求的方式進行，確保文件內(nèi)容無法恢復。（三）網(wǎng)絡安全措施1.涉及涉密文件處理的計算機及網(wǎng)絡設備應與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，嚴禁在連接互聯(lián)網(wǎng)的計算機上處理涉密文件。2.對涉密計算機及網(wǎng)絡設備應設置嚴格的用戶權限和訪問密碼，定期進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.傳輸涉密文件應通過公司內(nèi)部加密網(wǎng)絡進行，不得使用外部公共網(wǎng)絡傳輸。五、監(jiān)督檢查與責任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室定期對涉密文件收文管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的登記、編號、分發(fā)、傳遞、保管、使用、清退等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。檢查人員應認真填寫檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。3.各部門應積極配合辦公室的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關資料和情況，不得隱瞞或拒絕檢查。（二）責任追究1.對于違反本辦法規(guī)定，導致涉密文件丟失、泄露或濫用的單位和個人，公司將視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、罰款、辭退等處理。2.構成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責