終端客戶合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司終端客戶合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與終端客戶簽訂的各類合同，包括但不限于銷售合同、服務(wù)合同、采購合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同合法有效。2.誠實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。3.風(fēng)險(xiǎn)防范原則加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和防控，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)提前制定應(yīng)對(duì)措施，確保公司利益不受損失。4.統(tǒng)一管理原則公司對(duì)終端客戶合同實(shí)行統(tǒng)一管理，明確各部門職責(zé)，規(guī)范合同流程，提高合同管理效率。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對(duì)終端客戶的主體資格進(jìn)行審查，核實(shí)其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證件的真實(shí)性、有效性和合法性。2.審查終端客戶的經(jīng)營(yíng)范圍是否與合同業(yè)務(wù)相符，是否具有簽訂合同的權(quán)利能力和行為能力。3.對(duì)于特殊行業(yè)的終端客戶，還需審查其是否具備相應(yīng)的行業(yè)資質(zhì)證書。（二）合同條款擬定1.合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免模糊不清或歧義條款。2.合同主要條款應(yīng)包括：合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。3.對(duì)于涉及公司重大利益的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門共同擬定合同條款，確保合同條款的完整性和合理性。（三）合同審批1.合同擬定完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同審批表》，詳細(xì)說明合同簽訂的背景、目的、主要條款等內(nèi)容，并提交相關(guān)部門進(jìn)行審批。2.審批流程一般包括業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核、法務(wù)部門審核、財(cái)務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。各部門應(yīng)根據(jù)職責(zé)對(duì)合同進(jìn)行嚴(yán)格審查，提出審核意見。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善，確保合同最終版本符合各方要求。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與終端客戶簽訂合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同文本的一致性，雙方簽字蓋章齊全。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件交至合同管理部門進(jìn)行存檔，并將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門履行合同職責(zé)。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行計(jì)劃制定1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同執(zhí)行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容。2.合同執(zhí)行計(jì)劃應(yīng)報(bào)合同管理部門備案，以便合同管理部門對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。（二）合同履行跟蹤與監(jiān)督1.合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握合同執(zhí)行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。2.業(yè)務(wù)部門作為合同履行的直接責(zé)任人，應(yīng)按照合同執(zhí)行計(jì)劃認(rèn)真履行合同義務(wù)，及時(shí)向合同管理部門反饋合同履行情況。3.對(duì)于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并會(huì)同相關(guān)部門制定應(yīng)對(duì)措施，確保合同順利履行。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與終端客戶協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂審批流程進(jìn)行審批，確保變更后的合同合法有效。3.合同管理部門應(yīng)及時(shí)更新合同檔案，記錄合同變更的相關(guān)情況。（四）合同付款管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和業(yè)務(wù)部門提交的付款申請(qǐng)，審核付款條件是否成就，金額是否準(zhǔn)確等。2.付款申請(qǐng)應(yīng)附合同副本、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)證明文件，確保付款依據(jù)充分。3.財(cái)務(wù)部門按照公司資金管理制度和審批流程辦理付款手續(xù)，確保付款安全、準(zhǔn)確。四、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.合同管理部門應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)部門定期對(duì)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析合同履行過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)因素。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)從合同主體資格、合同條款、履行能力、市場(chǎng)環(huán)境等多個(gè)方面進(jìn)行，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。3.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，明確責(zé)任部門和責(zé)任人。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)加強(qiáng)合同履行過程的監(jiān)控，增加審核環(huán)節(jié)，必要時(shí)可聘請(qǐng)專業(yè)律師提供法律支持。2.對(duì)于中風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)定期跟蹤合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。3.對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)合同，可按照常規(guī)流程進(jìn)行管理，但仍需關(guān)注合同履行情況，確保風(fēng)險(xiǎn)可控。（三）合同糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與終端客戶溝通協(xié)商，爭(zhēng)取友好解決。2.如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將糾紛情況報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)，并會(huì)同法務(wù)部門制定糾紛處理方案。3.糾紛處理過程中，應(yīng)收集相關(guān)證據(jù)，維護(hù)公司合法權(quán)益。對(duì)于涉及重大利益的合同糾紛，可通過法律途徑解決。五、合同檔案管理（一）檔案收集與整理1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件、合同審批表、相關(guān)證明文件等資料交至合同管理部門進(jìn)行存檔。2.合同管理部門應(yīng)對(duì)收到的合同資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)、整理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類歸檔，建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。（二）檔案保管與查閱1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、保密的場(chǎng)所，防止檔案丟失、損壞或泄露。2.建立合同檔案查閱制度，明確查閱權(quán)限和流程。因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。3.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在合同管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案原件。（三）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，合同管理部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要銷毀。2.對(duì)于需要銷毀的合同檔案，應(yīng)編制《合同檔案銷毀清單》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案銷毀徹底、安全。六、合同信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立合同信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同從簽訂、履行、變更、終止到檔案管理等全過程的信息化管理。2.合同信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備合同模板管理、合同審批流程設(shè)置、合同執(zhí)行跟蹤、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、檔案查詢等功能，提高合同管理效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同信息化管理系統(tǒng)的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地錄入合同相關(guān)信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際合同情況一致。2.合同管理部門負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，定期檢查數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，及時(shí)處理數(shù)據(jù)異常情況。（三）系統(tǒng)應(yīng)用與培訓(xùn)1.各部門應(yīng)充分利用合同信息化管理系統(tǒng)開展合同管理工作，通過系統(tǒng)查詢合同信