電子印章管理辦法試行總則目的為了規(guī)范公司電子印章的使用與管理，確保電子印章使用的合法性、安全性和有效性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門(mén)在各類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及電子印章的使用與管理。定義1.電子印章：指公司基于電子簽名技術(shù)，通過(guò)特定的電子設(shè)備和軟件生成的，以電子形式存在的印章，具有與傳統(tǒng)實(shí)體印章同等的法律效力。2.電子簽名：指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識(shí)別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)?；驹瓌t1.合法性原則：電子印章的使用與管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全性原則：采取有效措施確保電子印章的存儲(chǔ)、傳輸和使用安全，防止電子印章被偽造、篡改或非法使用。3.有效性原則：電子印章在其適用范圍內(nèi)具有與實(shí)體印章同等的法律效力，能夠被相關(guān)方認(rèn)可和接受。4.責(zé)任明確原則：明確電子印章使用過(guò)程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保責(zé)任落實(shí)到人。電子印章的申請(qǐng)與審批申請(qǐng)條件1.因工作需要，在業(yè)務(wù)活動(dòng)中需使用電子印章的部門(mén)或個(gè)人，可提出電子印章申請(qǐng)。2.申請(qǐng)部門(mén)或個(gè)人應(yīng)具備合法的業(yè)務(wù)身份和明確的用印需求。申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)人填寫(xiě)《電子印章申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)電子印章的用途、使用范圍、使用頻率等信息，并加蓋部門(mén)公章。2.將申請(qǐng)表提交至公司行政管理部門(mén)。審批流程1.行政管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行初審，核實(shí)申請(qǐng)信息的真實(shí)性和完整性。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，申請(qǐng)表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，申請(qǐng)表提交至公司法定代表人審批。4.法定代表人審批通過(guò)后，行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)為申請(qǐng)人辦理電子印章的制作與開(kāi)通手續(xù)。電子印章的制作與發(fā)放制作機(jī)構(gòu)公司委托具有合法資質(zhì)的電子印章制作機(jī)構(gòu)制作電子印章。制作流程1.行政管理部門(mén)與電子印章制作機(jī)構(gòu)簽訂制作合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.制作機(jī)構(gòu)根據(jù)公司提供的印章模板和相關(guān)信息，按照國(guó)家電子簽名法和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制作電子印章。3.制作完成后，制作機(jī)構(gòu)對(duì)電子印章進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并將電子印章的密鑰等相關(guān)信息發(fā)送至公司指定的安全存儲(chǔ)設(shè)備。發(fā)放流程1.行政管理部門(mén)收到制作機(jī)構(gòu)發(fā)送的電子印章密鑰等相關(guān)信息后，進(jìn)行安全存儲(chǔ)和備份。2.行政管理部門(mén)通知申請(qǐng)人領(lǐng)取電子印章，并對(duì)申請(qǐng)人進(jìn)行使用培訓(xùn)。3.申請(qǐng)人領(lǐng)取電子印章后，應(yīng)妥善保管電子印章的密鑰等相關(guān)信息，不得泄露給他人。電子印章的使用與管理使用范圍1.電子印章可用于公司各類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)中需要加蓋印章的文件、合同、協(xié)議等電子文檔。2.電子印章的使用范圍應(yīng)與申請(qǐng)時(shí)確定的使用范圍一致，不得超出范圍使用。使用流程1.電子印章使用人登錄公司指定的電子印章管理系統(tǒng)，輸入電子印章密鑰等相關(guān)信息進(jìn)行身份驗(yàn)證。2.身份驗(yàn)證通過(guò)后，使用人在電子文檔中選擇需要加蓋電子印章的位置，并點(diǎn)擊“加蓋印章”按鈕。3.系統(tǒng)自動(dòng)將電子印章加蓋在電子文檔上，并生成電子簽名信息。4.使用人對(duì)加蓋電子印章后的電子文檔進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后保存并提交。審批流程1.根據(jù)公司規(guī)定，部分重要文件或合同在加蓋電子印章前需進(jìn)行審批。2.使用人將加蓋電子印章的申請(qǐng)?zhí)峤恢料嚓P(guān)審批人進(jìn)行審批。3.審批人在電子印章管理系統(tǒng)中對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，審批通過(guò)后電子印章方可加蓋在電子文檔上。管理措施1.行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)定期對(duì)電子印章的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。2.電子印章管理系統(tǒng)應(yīng)具備日志記錄功能，詳細(xì)記錄電子印章的使用時(shí)間、使用人、使用內(nèi)容等信息，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。3.公司應(yīng)定期對(duì)電子印章的安全存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的安全性和可靠性。4.嚴(yán)禁使用人將電子印章的密鑰等相關(guān)信息泄露給他人，如因特殊原因需要共享電子印章的使用權(quán)限，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。電子印章的安全與保密安全措施1.采用先進(jìn)的加密技術(shù)對(duì)電子印章進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，確保電子印章的安全性。2.電子印章管理系統(tǒng)應(yīng)具備身份認(rèn)證、訪(fǎng)問(wèn)控制、數(shù)據(jù)加密等安全功能，防止非法訪(fǎng)問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。3.定期對(duì)電子印章管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。保密措施1.嚴(yán)格限制電子印章密鑰等相關(guān)信息的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能接觸和使用。2.對(duì)涉及電子印章的信息進(jìn)行保密管理，不得隨意披露給無(wú)關(guān)人員。3.在電子印章使用過(guò)程中，如涉及商業(yè)秘密、國(guó)家機(jī)密等敏感信息，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度進(jìn)行處理。電子印章的變更與注銷(xiāo)變更情形1.電子印章的使用部門(mén)、使用范圍、使用頻率等信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)電子印章的變更。2.電子印章的樣式、密鑰等相關(guān)信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行重新制作和發(fā)放。變更流程1.申請(qǐng)人填寫(xiě)《電子印章變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的內(nèi)容和原因，并加蓋部門(mén)公章。2.將申請(qǐng)表提交至公司行政管理部門(mén)。3.行政管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行初審，核實(shí)變更信息的真實(shí)性和必要性。4.初審?fù)ㄟ^(guò)后，申請(qǐng)表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，申請(qǐng)表提交至公司法定代表人審批。6.法定代表人審批通過(guò)后，行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)辦理電子印章的變更手續(xù)。注銷(xiāo)情形1.電子印章使用部門(mén)或個(gè)人不再需要使用電子印章時(shí)，應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)電子印章的注銷(xiāo)。2.電子印章因損壞、被盜等原因無(wú)法正常使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)電子印章的注銷(xiāo)。注銷(xiāo)流程1.申請(qǐng)人填寫(xiě)《電子印章注銷(xiāo)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明注銷(xiāo)的原因，并加蓋部門(mén)公章。2.將申請(qǐng)表提交至公司行政管理部門(mén)。3.行政管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行初審，核實(shí)注銷(xiāo)原因的真實(shí)性。4.初審?fù)ㄟ^(guò)后，申請(qǐng)表提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，申請(qǐng)表提交至公司法定代表人審批。6.法定代表人審批通過(guò)后，行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)辦理電子印章的注銷(xiāo)手續(xù)，并將電子印章的密鑰等相關(guān)信息進(jìn)行銷(xiāo)毀。監(jiān)督與檢查監(jiān)督職責(zé)1.公司行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)電子印章的使用與管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)電子印章的使用與管理情況進(jìn)行定期審計(jì)。檢查內(nèi)容1.電子印章的申請(qǐng)、審批、制作、發(fā)放、使用、管理等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.電子印章的安全與保密措施是否落實(shí)到位。3.電子印章的使用記錄是否完整、準(zhǔn)確。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定使用電子印章的部門(mén)或個(gè)人，公