電子印章管理暫行辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織電子印章的使用與管理，保障電子文件的真實(shí)性、完整性和安全性，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門及所屬單位在處理各類業(yè)務(wù)過程中涉及電子印章的使用、管理活動(dòng)。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則電子印章的使用與管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保電子印章的法律效力和合規(guī)性。2.安全可靠原則建立健全電子印章安全保障體系，采取必要的技術(shù)手段和管理措施，確保電子印章的存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全性，防止電子印章被盜用、冒用、篡改等情況發(fā)生。3.規(guī)范統(tǒng)一原則電子印章的制作、使用、變更、廢止等流程應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范，確保電子印章的管理有序、高效，避免出現(xiàn)混亂和不一致的情況。4.責(zé)任明確原則明確電子印章使用過程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保責(zé)任落實(shí)到人，對(duì)因電子印章使用不當(dāng)造成的后果依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、電子印章的定義與分類（一）定義電子印章是指基于電子簽名技術(shù)，以電子形式表現(xiàn)的，用于鑒別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)電文。電子印章與傳統(tǒng)印章具有同等法律效力。（二）分類1.公司/組織公章用于公司/組織對(duì)外的重要文件、合同、協(xié)議等的簽署，代表公司/組織的正式意志。2.法定代表人章用于特定業(yè)務(wù)場景下，代表法定代表人行使職權(quán)，如銀行賬戶操作、重要文件特定簽署等。3.財(cái)務(wù)專用章主要用于財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，確保財(cái)務(wù)文件的真實(shí)性和有效性。4.合同專用章專門用于簽訂各類合同，明確合同簽署的效力歸屬，保障合同雙方的合法權(quán)益。5.部門章各部門根據(jù)工作需要自行使用的印章，用于部門內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等的簽署，代表部門的工作意見和決策。三、電子印章的制作與發(fā)放（一）制作1.公司/組織應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的電子印章制作機(jī)構(gòu)，簽訂制作服務(wù)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。2.制作機(jī)構(gòu)應(yīng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織要求，采用先進(jìn)的電子簽名技術(shù)，確保電子印章的安全性和可靠性。3.電子印章制作完成后，制作機(jī)構(gòu)應(yīng)向公司/組織提供印章數(shù)據(jù)文件、密鑰等相關(guān)資料，并進(jìn)行技術(shù)交底，確保公司/組織能夠正確使用和管理電子印章。（二）發(fā)放1.公司/組織辦公室負(fù)責(zé)電子印章的統(tǒng)一發(fā)放管理工作。根據(jù)各部門的申請(qǐng)，審核電子印章的使用需求，并按照規(guī)定流程進(jìn)行發(fā)放。2.發(fā)放電子印章時(shí)，應(yīng)填寫《電子印章發(fā)放登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、使用部門、領(lǐng)取人、發(fā)放時(shí)間、密鑰等信息，并由領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。3.領(lǐng)取人應(yīng)妥善保管電子印章密鑰，不得泄露給他人。如密鑰丟失或被盜用，應(yīng)及時(shí)向辦公室報(bào)告，并采取相應(yīng)的掛失和補(bǔ)辦措施。四、電子印章的使用（一）使用范圍1.電子印章可用于公司/組織內(nèi)部各類公文、報(bào)告、通知、合同、協(xié)議、報(bào)表等電子文件的簽署。2.涉及對(duì)外業(yè)務(wù)的電子文件，如與客戶簽訂的合同、向合作伙伴發(fā)送的函件等，在符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定的情況下，可使用電子印章進(jìn)行簽署。（二）使用流程1.文件起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)工作需要起草電子文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、合法合規(guī)。2.審核審批文件起草完成后，按照公司/組織內(nèi)部的審批流程進(jìn)行審核審批。審核審批通過后，文件流轉(zhuǎn)至電子印章使用環(huán)節(jié)。3.印章使用（1）使用人登錄電子印章系統(tǒng)，選擇相應(yīng)的電子印章。（2）系統(tǒng)自動(dòng)驗(yàn)證使用人的身份信息，如用戶名、密碼、數(shù)字證書等。驗(yàn)證通過后，使用人可將電子印章加蓋在電子文件上。（3）電子印章加蓋完成后，系統(tǒng)自動(dòng)生成電子簽名數(shù)據(jù)，并與電子文件一同存儲(chǔ)，確保電子文件的完整性和不可抵賴性。4.文件存檔電子文件加蓋電子印章后，應(yīng)按照公司/組織的檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。存檔時(shí)，應(yīng)確保電子文件的格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全，便于日后查詢和使用。（三）使用要求1.使用電子印章的文件必須經(jīng)過合法的審批流程，確保文件內(nèi)容真實(shí)、合法、有效。2.電子印章應(yīng)加蓋在電子文件的指定位置，不得隨意加蓋或重疊加蓋，確保印章清晰、完整。3.使用電子印章時(shí)，應(yīng)確保電子文件的格式符合公司/組織要求，便于電子印章系統(tǒng)識(shí)別和處理。4.嚴(yán)禁使用電子印章簽署未經(jīng)審批或內(nèi)容虛假的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、電子印章的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子印章數(shù)據(jù)文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司/組織指定的安全服務(wù)器上，采用加密存儲(chǔ)方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.服務(wù)器應(yīng)具備冗余備份功能，定期對(duì)電子印章數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以便在服務(wù)器出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。（二）保管責(zé)任1.公司/組織辦公室負(fù)責(zé)電子印章存儲(chǔ)服務(wù)器的日常管理和維護(hù)工作，確保服務(wù)器的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.辦公室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子印章密鑰的保管，密鑰應(yīng)存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)中，如加密U盤、密碼鎖等。保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守密鑰保管規(guī)定，不得將密鑰泄露給他人。3.各部門在使用電子印章過程中，應(yīng)妥善保管電子印章使用權(quán)限和相關(guān)設(shè)備，不得擅自更改或泄露電子印章系統(tǒng)登錄密碼等信息。（三）安全措施1.安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，防止外部非法網(wǎng)絡(luò)攻擊，保障電子印章系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全。2.定期對(duì)電子印章系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，及時(shí)更新系統(tǒng)軟件和安全補(bǔ)丁，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。3.加強(qiáng)對(duì)電子印章使用人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)，防止因人員操作不當(dāng)導(dǎo)致電子印章被盜用或泄露。六、電子印章的變更與廢止（一）變更1.因公司/組織名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要變更電子印章的，相關(guān)部門應(yīng)填寫《電子印章變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更原因和變更內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。2.辦公室收到變更申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核通過后，通知電子印章制作機(jī)構(gòu)進(jìn)行印章變更制作，并按照本辦法規(guī)定的發(fā)放流程進(jìn)行發(fā)放。3.電子印章變更后，應(yīng)及時(shí)更新電子印章系統(tǒng)中的相關(guān)信息，確保電子印章的使用與管理與實(shí)際情況一致。（二）廢止1.因公司/組織注銷、印章被盜用、損壞無法修復(fù)等原因需要廢止電子印章的，相關(guān)部門應(yīng)填寫《電子印章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明廢止原因，并提交相關(guān)證明材料。2.辦公室收到廢止申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核。審核通過后，通知電子印章制作機(jī)構(gòu)廢止電子印章，并收回電子印章密鑰等相關(guān)資料。3.電子印章廢止后，應(yīng)在電子印章系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)記，禁止該印章繼續(xù)使用。同時(shí)，應(yīng)按照公司/組織檔案管理規(guī)定，對(duì)涉及廢止電子印章的文件進(jìn)行妥善處理，確保文件的安全性和完整性。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織建立電子印章使用監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)電子印章的使用情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保電子印章的使用符合本辦法規(guī)定和公司/組織要求。2.辦公室負(fù)責(zé)對(duì)電子印章的使用、管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)電子印章的使用情況進(jìn)行定期審計(jì)，重點(diǎn)檢查電子印章的使用流程是否合規(guī)、印章存儲(chǔ)是否安全、責(zé)任落實(shí)是否到位等。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定使用電子印章的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因電子印章使用不