管理類檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司管理類檔案的規(guī)范化管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在管理活動中形成的具有保存價值的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司管理類檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司管理活動的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.便于利用原則：檔案的整理、分類和保管應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。二、管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理辦法，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司管理類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。3.建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率。4.負(fù)責(zé)組織檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.提供檔案查詢、借閱服務(wù)，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門管理類檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案的齊全、完整。2.定期將本部門整理好的檔案移交綜合管理部門，并協(xié)助綜合管理部門做好檔案的審核、編目等工作。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，規(guī)范本部門檔案的使用和保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.根據(jù)工作需要，及時向綜合管理部門提出檔案查詢、借閱申請，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司頒發(fā)的各種文件、通知、決定、決議、規(guī)章制度等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。3.公司的工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。4.公司的會議記錄、紀(jì)要、簡報等。5.公司的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核資料等。6.公司的財務(wù)檔案、審計報告、稅務(wù)資料等。7.公司的項目文檔、技術(shù)資料、科研成果等。8.公司的宣傳資料、廣告策劃、市場調(diào)研等。9.其他具有保存價值的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集人員應(yīng)定期對本部門的文件、資料進(jìn)行清理和核對，發(fā)現(xiàn)有價值的檔案應(yīng)及時收集歸檔。3.對于重要文件和資料，應(yīng)實行“隨辦隨歸”制度，辦理完畢后立即歸檔。4.檔案收集人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，一般采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法。3.檔案整理應(yīng)編制檔案目錄，包括檔號、文號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查詢和管理。4.檔案整理應(yīng)確保檔案的整齊、美觀，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有掉頁、缺頁等現(xiàn)象。四、檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)公司管理類檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司的行政文件、會議文件、人事檔案、印章管理等。2.業(yè)務(wù)管理類：包括公司的市場營銷、財務(wù)管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等業(yè)務(wù)活動中形成的文件、資料。3.項目管理類：包括公司的各類項目文檔、項目計劃、項目總結(jié)等。4.技術(shù)管理類：包括公司的技術(shù)文件、科研成果、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。5.其他類：包括公司的宣傳資料、廣告策劃、市場調(diào)研等其他具有保存價值的文件、資料。（二）編號規(guī)則1.檔號由全宗號、年度號、機(jī)構(gòu)號、保管期限號、順序號組成。2.全宗號：公司全宗號為[具體全宗號]。3.年度號：采用公元紀(jì)年，如“20XX”。4.機(jī)構(gòu)號：根據(jù)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，編制相應(yīng)的機(jī)構(gòu)代碼，如“01”表示綜合管理部門，“02”表示市場營銷部門等。5.保管期限號：分為“永久”、“長期”（16年以上）、“短期”（15年以下），分別用“Y”、“C”、“D”表示。6.順序號：按照檔案整理的先后順序，從“001”開始依次編號。例如：檔號為[全宗號]20XX01Y001，表示綜合管理部門20XX年形成的永久保管的第1份檔案。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.定期對檔案進(jìn)行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。（三）電子檔案保管1.公司應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中管理。2.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類、編號規(guī)則進(jìn)行分類和編號，并建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全保密。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地分析檔案價值的原則。2.鑒定工作應(yīng)組織有關(guān)人員共同進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的客觀性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其是否具有保存價值。2.對于已過保管期限且確無保存價值的檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定銷毀。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)等重要信息的檔案，應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行妥善保管，不得擅自銷毀。（三）鑒定程序1.綜合管理部門定期對檔案進(jìn)行清理，提出檔案鑒定意見，填寫《檔案鑒定銷毀清冊》。2.組織有關(guān)人員對《檔案鑒定銷毀清冊》進(jìn)行審核，簽署審核意見。3.報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過程的安全和保密。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀檔案時，應(yīng)填寫《檔案銷毀登記表》，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司外部單位因業(yè)務(wù)往來需要查閱檔案，但須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.檔案查閱：查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，交綜合管理部門審核。綜合管理部門審核通過后，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.檔案借閱：借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或丟失檔案。（三）利用登記1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。2.定期對檔案利用登記情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)檔案利用中存在的問題，采取相應(yīng)措施加以改進(jìn)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、分類、編號、保管等工作的質(zhì)量。3.檔案利用情況及檔案安全保密情況。4.檔案鑒定與銷毀工作的規(guī)范性。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果以書面形式通報。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，綜合管理部門不定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（四）考核與獎懲1.公司將檔案管