項目庫材料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項目庫材料管理，規(guī)范材料采購、存儲、使用及處置流程，提高材料使用效率，降低項目成本，確保項目順利實施，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有項目庫材料的管理，包括項目前期籌備、實施過程中所需的各類原材料、構(gòu)配件、設(shè)備等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保材料管理活動合法合規(guī)。2.效益原則：以提高項目效益為核心，優(yōu)化材料采購、使用等環(huán)節(jié)，降低成本，提高資源利用率。3.規(guī)范原則：建立健全材料管理制度和流程，規(guī)范操作，確保材料管理工作有序進(jìn)行。4.責(zé)任原則：明確各部門及人員在材料管理中的職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任追究，確保各項工作落實到位。二、管理職責(zé)（一）項目管理部門1.負(fù)責(zé)項目庫材料需求的預(yù)測和申報，根據(jù)項目進(jìn)度計劃，準(zhǔn)確提出材料采購計劃。2.參與材料供應(yīng)商的選擇和評估，協(xié)助采購部門簽訂采購合同。3.負(fù)責(zé)項目現(xiàn)場材料的使用管理，監(jiān)督施工單位合理使用材料，避免浪費(fèi)和損失。4.定期對項目材料使用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。（二）采購部門1.根據(jù)項目管理部門提交的材料采購計劃，負(fù)責(zé)組織材料的采購工作。2.選擇合格的材料供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。3.簽訂采購合同，確保合同條款符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時處理合同變更和糾紛。4.負(fù)責(zé)材料的驗收工作，確保采購材料的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等符合要求。（三）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)材料倉庫的日常管理，包括材料的入庫、存儲、保管、發(fā)放等工作。2.建立健全材料倉庫管理制度，確保倉庫安全、整潔，材料存儲規(guī)范、有序。3.定期對倉庫材料進(jìn)行盤點，做到賬實相符，及時發(fā)現(xiàn)和處理盤盈、盤虧等情況。4.根據(jù)項目管理部門的領(lǐng)料單，準(zhǔn)確發(fā)放材料，做好發(fā)放記錄。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)項目庫材料采購資金的預(yù)算安排和審核，確保資金合理使用。2.對材料采購、使用等費(fèi)用進(jìn)行核算和監(jiān)督，嚴(yán)格控制成本支出。3.參與材料采購合同的審核，確保合同付款條款合理合規(guī)。4.定期與采購部門、倉庫管理部門核對賬目，保證財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。（五）質(zhì)量控制部門1.負(fù)責(zé)對采購材料的質(zhì)量進(jìn)行檢驗和監(jiān)督，確保材料符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和項目要求。2.參與材料供應(yīng)商的質(zhì)量評估，提出質(zhì)量控制意見和建議。3.在項目實施過程中，對材料的使用質(zhì)量進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。三、材料采購管理（一）采購計劃制定1.項目管理部門應(yīng)根據(jù)項目可行性研究報告、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件及項目進(jìn)度計劃，結(jié)合項目實際需求，提前預(yù)測項目庫材料的種類、規(guī)格、數(shù)量等，編制詳細(xì)的材料采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間、質(zhì)量要求等內(nèi)容，并經(jīng)項目管理部門負(fù)責(zé)人審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價等方式選擇合格的材料供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等因素。2.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、聯(lián)系方式、產(chǎn)品質(zhì)量情況、合作歷史等內(nèi)容。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單，淘汰不合格供應(yīng)商。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂后，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行。（三）采購合同簽訂與執(zhí)行1.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門審核，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的措施，如要求供應(yīng)商加快生產(chǎn)進(jìn)度、補(bǔ)發(fā)貨物、賠償損失等。3.如因項目變更等原因需要變更采購合同，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商變更合同條款，并按照公司合同變更審批流程辦理相關(guān)手續(xù)。（四）材料驗收1.材料到貨后，采購部門應(yīng)及時通知倉庫管理部門、質(zhì)量控制部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求，對材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對。2.質(zhì)量控制部門應(yīng)對采購材料的質(zhì)量進(jìn)行檢驗，可采用抽檢、全檢等方式，確保材料質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和項目要求。對于重要材料或關(guān)鍵設(shè)備，應(yīng)邀請專業(yè)檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測。3.驗收合格的材料，倉庫管理部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。入庫單應(yīng)注明材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。驗收不合格的材料，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或處理。四、材料存儲管理（一）倉庫規(guī)劃與布局1.根據(jù)材料的種類、性質(zhì)、用途等因素，合理規(guī)劃倉庫布局，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、構(gòu)配件區(qū)、設(shè)備區(qū)、易燃易爆品區(qū)等。2.確保倉庫具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，配備必要的消防器材、安全設(shè)施等。（二）材料入庫1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)驗收人員出具的驗收報告，對驗收合格的材料辦理入庫手續(xù)。入庫時，應(yīng)按照材料的類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識。2.建立材料入庫臺賬，詳細(xì)記錄材料的入庫日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。入庫臺賬應(yīng)與采購合同、入庫單等資料相互核對，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確一致。（三）材料存儲保管1.倉庫管理人員應(yīng)定期對存儲的材料進(jìn)行檢查，查看材料是否有損壞、變質(zhì)、受潮等情況。對于易受潮、易變質(zhì)的材料，應(yīng)采取相應(yīng)的防潮、防霉等措施。2.按照材料的特性和存儲要求，合理安排存儲方式，如貨架存儲、堆垛存儲等。對于貴重材料、易燃易爆材料等，應(yīng)實行專人專管，嚴(yán)格控制出入庫。3.做好倉庫的清潔衛(wèi)生工作，保持倉庫整潔有序，防止灰塵、雜物等對材料造成污染。（四）材料盤點1.倉庫管理部門應(yīng)定期對倉庫材料進(jìn)行盤點，盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點。2.盤點時，應(yīng)按照材料入庫臺賬逐一核對實物，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，填寫盤點盈虧表，并報相關(guān)部門處理。3.對于盤盈、盤虧的材料，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄和分析，查找原因，提出改進(jìn)措施，防止類似問題再次發(fā)生。五、材料使用管理（一）領(lǐng)料制度1.項目施工單位根據(jù)項目進(jìn)度和實際需要，填寫領(lǐng)料單，注明材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，經(jīng)項目管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，到倉庫管理部門領(lǐng)取材料。2.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)領(lǐng)料單發(fā)放材料，發(fā)放時應(yīng)核對領(lǐng)料單與庫存材料的一致性，確保發(fā)放的材料準(zhǔn)確無誤。同時，做好發(fā)放記錄，注明領(lǐng)料日期、領(lǐng)料單位、材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。3.領(lǐng)料單應(yīng)一式三聯(lián)，倉庫管理部門留存一聯(lián)，作為材料出庫憑證；項目施工單位一聯(lián)，作為材料領(lǐng)用憑證；財務(wù)部門一聯(lián)，作為成本核算依據(jù)。（二）現(xiàn)場材料管理1.項目管理部門應(yīng)監(jiān)督施工單位合理使用材料，要求施工單位按照施工圖紙和施工規(guī)范進(jìn)行施工，避免材料浪費(fèi)和損失。2.施工單位應(yīng)在施工現(xiàn)場設(shè)置材料堆放區(qū)，對材料進(jìn)行分類堆放，并做好標(biāo)識。對于易燃易爆材料，應(yīng)設(shè)置專門的存放區(qū)域，并采取相應(yīng)的防火、防爆措施。3.定期對施工現(xiàn)場的材料進(jìn)行清理和盤點，及時回收剩余材料和可周轉(zhuǎn)材料，做到工完料清。（三）材料核算與成本控制1.財務(wù)部門應(yīng)按照公司成本核算制度，對項目庫材料的采購、存儲、使用等費(fèi)用進(jìn)行核算，準(zhǔn)確計算項目成本。2.建立材料成本分析制度，定期對材料成本進(jìn)行分析，對比實際成本與預(yù)算成本的差異，查找原因，提出降低成本的措施和建議。3.加強(qiáng)對材料使用過程的成本控制，嚴(yán)格控制材料的損耗率，對超損耗部分進(jìn)行分析和考核，追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、材料處置管理（一）材料報廢1.對于因質(zhì)量問題、損壞無法使用或已超過使用期限等原因需要報廢的材料，使用部門應(yīng)填寫材料報廢申請單，注明報廢材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、報廢原因等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.材料報廢申請單經(jīng)項目管理部門、質(zhì)量控制部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門審核簽字后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，倉庫管理部門按照規(guī)定進(jìn)行報廢處理。3.報廢材料的處置方式可根據(jù)實際情況選擇變賣、回收等，處置收入應(yīng)及時上繳公司財務(wù)部門，統(tǒng)一核算。（二）材料退換貨1.如因質(zhì)量問題、規(guī)格不符等原因需要退換貨的材料，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。2.采購部門應(yīng)填寫材料退換貨申請單，注明退換貨材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、退換貨原因等信息，并附上相關(guān)證明材料。退換貨申請單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜。3.倉庫管理部門應(yīng)做好退換貨材料的接收和保管工作，待供應(yīng)商處理完畢后，按照規(guī)定辦理入庫或出庫手續(xù)。（三）廢舊材料回收利用1.加強(qiáng)對廢舊材料的回收管理，施工單位應(yīng)及時將施工現(xiàn)場的廢舊材料清理回收，交倉庫管理部門統(tǒng)一保管。2.倉庫管理部門應(yīng)對廢舊材料進(jìn)行分類整理，對于有回收利用價值的廢舊材料，應(yīng)及時聯(lián)系相關(guān)回收單位進(jìn)行回收處理，回收收入可沖減項目成本。3.鼓勵項目實施過程中對廢舊材料進(jìn)行合理利用，如將廢舊鋼材加工成構(gòu)配件、將廢舊木材制作成模板等，提高資源利用率，降低項目成本。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對項目庫材料管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查材料采購、存儲、使用、處置等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，是否存在違規(guī)操作行為。2.公司相關(guān)管理部門不定期對項目庫材料管理情況進(jìn)行專項檢查，重點檢查材料采購計劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、倉庫管理情況、材料使用情況等，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）考核評價1.建立項目庫材料管理考核評價制度，對各部門及相關(guān)人員在材料管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評價