采購(gòu)與物質(zhì)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)與物質(zhì)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，降低采購(gòu)成本，確保物資供應(yīng)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量，提高公司經(jīng)濟(jì)效益和運(yùn)營(yíng)效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門(mén)的采購(gòu)活動(dòng)和物資管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證物資質(zhì)量和滿(mǎn)足業(yè)務(wù)需求的前提下，通過(guò)科學(xué)管理和有效運(yùn)作，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.公開(kāi)公正公平原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，遵循公正、公平的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有機(jī)會(huì)參與，防止不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)和腐敗行為。4.歸口管理原則：采購(gòu)與物質(zhì)管理工作實(shí)行歸口管理，明確各部門(mén)職責(zé)，加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合，形成管理合力。二、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.需求預(yù)測(cè)各部門(mén)應(yīng)根據(jù)年度業(yè)務(wù)計(jì)劃、預(yù)算安排及實(shí)際工作需要，提前對(duì)物資需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，填寫(xiě)《物資需求預(yù)測(cè)表》，詳細(xì)列出物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息，并提交至采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)部門(mén)依據(jù)各部門(mén)提交的《物資需求預(yù)測(cè)表》，結(jié)合庫(kù)存情況，綜合考慮市場(chǎng)供應(yīng)狀況、價(jià)格走勢(shì)等因素，編制年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整如因業(yè)務(wù)變化、市場(chǎng)波動(dòng)等原因需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，經(jīng)審批后交采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行調(diào)整。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)物資采購(gòu)需求和供應(yīng)商評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。實(shí)地考察：對(duì)于重要物資的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等情況，填寫(xiě)《供應(yīng)商實(shí)地考察報(bào)告》。供應(yīng)商評(píng)估：采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估，填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)估表》。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。2.供應(yīng)商合作與管理簽訂合同：采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同應(yīng)符合法律法規(guī)要求，并經(jīng)公司法律顧問(wèn)審核。合同執(zhí)行跟蹤：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)按照合同約定追究其責(zé)任。供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作關(guān)系，定期回訪(fǎng)供應(yīng)商，了解其需求和意見(jiàn)，共同解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，促進(jìn)雙方合作的持續(xù)發(fā)展。（三）采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)審批采購(gòu)部門(mén)收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)需求的合理性、預(yù)算金額的準(zhǔn)確性等。對(duì)于金額較大或重要物資的采購(gòu)申請(qǐng)，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)實(shí)施詢(xún)價(jià)與報(bào)價(jià)：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)函，要求供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)單。收到報(bào)價(jià)單后，采購(gòu)部門(mén)對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，選擇性?xún)r(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。談判與簽約：對(duì)于一些復(fù)雜或金額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，就價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見(jiàn)后簽訂采購(gòu)合同。訂單下達(dá)：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確物資的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息，并要求供應(yīng)商確認(rèn)訂單。4.到貨驗(yàn)收驗(yàn)收準(zhǔn)備：物資到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知相關(guān)部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收人員。驗(yàn)收實(shí)施：物資到貨后，驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫(xiě)《物資驗(yàn)收單》。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其采取相應(yīng)的解決措施。驗(yàn)收結(jié)果處理：驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)后，辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商退貨、換貨或補(bǔ)貨等事宜，并做好相關(guān)記錄。（四）采購(gòu)價(jià)格管理1.價(jià)格調(diào)查采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，了解同類(lèi)物資的價(jià)格動(dòng)態(tài)，建立價(jià)格信息數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)關(guān)注供應(yīng)商的價(jià)格調(diào)整情況，及時(shí)掌握價(jià)格變化趨勢(shì)。2.價(jià)格談判在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分的價(jià)格談判，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。談判時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)綜合考慮物資質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，以確保采購(gòu)價(jià)格合理、公正。3.價(jià)格審批對(duì)于金額較大或價(jià)格波動(dòng)較大的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提交價(jià)格審批報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)價(jià)格、價(jià)格分析等情況，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。三、物質(zhì)管理（一）物資入庫(kù)管理1.入庫(kù)準(zhǔn)備倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)采購(gòu)部門(mén)下達(dá)的采購(gòu)訂單，提前做好物資入庫(kù)準(zhǔn)備工作，包括清理倉(cāng)庫(kù)、安排貨位、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。2.物資驗(yàn)收物資到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等是否與采購(gòu)訂單和合同一致。驗(yàn)收合格的物資，倉(cāng)庫(kù)管理人員在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)處理。3.入庫(kù)登記倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)《物資驗(yàn)收單》，對(duì)入庫(kù)物資進(jìn)行詳細(xì)登記，填寫(xiě)《物資入庫(kù)登記表》，記錄物資的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)日期、供應(yīng)商名稱(chēng)等信息，并將物資存放至指定貨位。（二）物資庫(kù)存管理1.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)定期盤(pán)點(diǎn)：倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)周期根據(jù)物資特點(diǎn)和管理要求確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。不定期盤(pán)點(diǎn)：在特殊情況下，如公司內(nèi)部審計(jì)、物資清查等，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)進(jìn)行不定期盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)結(jié)果處理：盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)編制《庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤(pán)點(diǎn)情況。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫(xiě)《盤(pán)盈盤(pán)虧報(bào)告表》，經(jīng)審批后進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理和實(shí)物調(diào)整。2.庫(kù)存控制安全庫(kù)存設(shè)定：采購(gòu)部門(mén)和倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)物資的采購(gòu)周期、使用頻率、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，共同設(shè)定各類(lèi)物資的安全庫(kù)存水平。安全庫(kù)存應(yīng)定期進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，以確保既能滿(mǎn)足業(yè)務(wù)需求，又能避免庫(kù)存積壓。庫(kù)存預(yù)警：倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)實(shí)時(shí)監(jiān)控庫(kù)存物資的數(shù)量變化，當(dāng)庫(kù)存水平低于安全庫(kù)存時(shí)，及時(shí)發(fā)出庫(kù)存預(yù)警信號(hào)，通知采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)貨。庫(kù)存積壓處理：對(duì)于長(zhǎng)期積壓的物資，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期進(jìn)行清理，并填寫(xiě)《庫(kù)存積壓物資報(bào)告表》，分析積壓原因，提出處理建議。經(jīng)審批后，可采取降價(jià)促銷(xiāo)、報(bào)廢處理、與供應(yīng)商協(xié)商退貨等方式進(jìn)行處理。（三）物資出庫(kù)管理1.出庫(kù)申請(qǐng)各部門(mén)因工作需要領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《物資出庫(kù)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明領(lǐng)用物資的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)。2.出庫(kù)審批倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)收到《物資出庫(kù)申請(qǐng)表》后，對(duì)出庫(kù)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括領(lǐng)用物資的合理性、庫(kù)存情況等。對(duì)于金額較大或重要物資的出庫(kù)申請(qǐng)，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.物資發(fā)放倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)審批后的《物資出庫(kù)申請(qǐng)表》，按照先進(jìn)先出、推陳儲(chǔ)新的原則發(fā)放物資。發(fā)放時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息，確保發(fā)放準(zhǔn)確無(wú)誤。物資發(fā)放后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在《物資出庫(kù)登記表》上記錄出庫(kù)日期、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人等信息，并更新庫(kù)存臺(tái)賬。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)與物質(zhì)管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、物資管理的規(guī)范性、采購(gòu)成本的控制情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.日常監(jiān)督采購(gòu)部門(mén)和倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)與物質(zhì)管理工作的日常監(jiān)督檢查。采購(gòu)人員應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行自查，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物資出入庫(kù)、庫(kù)存管理等環(huán)節(jié)的監(jiān)督，確保各項(xiàng)工作規(guī)范有序進(jìn)行。（二）考核評(píng)價(jià)1.考核指標(biāo)設(shè)定公司制定采購(gòu)與物質(zhì)管理工作考核指標(biāo)體系，包括采購(gòu)成本控制、物資供應(yīng)及時(shí)性、物資質(zhì)量合格率、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、供應(yīng)商滿(mǎn)意度等指標(biāo)。2.考核方式與周期考核方式采用定量與定性相結(jié)合的方法，定期對(duì)采購(gòu)部門(mén)和倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己酥芷跒槊考径纫淮危己私Y(jié)果作為部門(mén)和員工績(jī)效評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲的重要依據(jù)。3.獎(jiǎng)懲措施獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)于在采購(gòu)與物質(zhì)管理工作中表