超市外購管理辦法細(xì)則一、總則（一）目的為加強(qiáng)本超市外購業(yè)務(wù)的管理，規(guī)范外購流程，確保外購商品的質(zhì)量、價(jià)格合理，保障超市的正常運(yùn)營和經(jīng)濟(jì)效益，特制定本管理辦法細(xì)則。（二）適用范圍本辦法適用于本超市所有外購商品及服務(wù)的采購活動(dòng)，包括但不限于食品、日用品、辦公用品、設(shè)備采購及各類外包服務(wù)等。（三）基本原則1.合法性原則：外購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購商品及服務(wù)符合超市經(jīng)營要求和消費(fèi)者需求。3.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高超市經(jīng)濟(jì)效益。4.公開公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，遵循公正的程序，確保所有供應(yīng)商有平等的參與機(jī)會(huì)，杜絕不正當(dāng)競爭和腐敗行為。二、采購計(jì)劃管理（一）需求預(yù)測(cè)1.各部門應(yīng)定期（每月/每季度）根據(jù)銷售數(shù)據(jù)、庫存情況及市場趨勢(shì)，對(duì)本部門所需外購商品及服務(wù)進(jìn)行需求預(yù)測(cè)，并提交給采購部門。2.采購部門結(jié)合各部門需求預(yù)測(cè)，綜合考慮超市整體經(jīng)營目標(biāo)、促銷活動(dòng)計(jì)劃等因素，制定年度、季度和月度采購計(jì)劃初稿。（二）計(jì)劃審核與調(diào)整1.采購計(jì)劃初稿提交至超市管理層進(jìn)行審核，管理層根據(jù)超市實(shí)際經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)預(yù)算等對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和確定。2.如遇市場變化、銷售波動(dòng)等特殊情況，各部門可及時(shí)向采購部門提出采購計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)，采購部門審核后報(bào)管理層批準(zhǔn)，對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。根據(jù)采購需求和供應(yīng)商基本條件，對(duì)信息庫中的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。2.實(shí)地考察對(duì)于初步篩選出的潛在供應(yīng)商，采購部門組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營場所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備、信譽(yù)狀況等。實(shí)地考察結(jié)束后，考察人員應(yīng)填寫考察報(bào)告，對(duì)供應(yīng)商的綜合情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，作為是否選擇該供應(yīng)商的重要依據(jù)。3.供應(yīng)商評(píng)估與選擇采購部門根據(jù)實(shí)地考察報(bào)告及其他相關(guān)資料，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)可包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)、企業(yè)信譽(yù)等。采用評(píng)分法或其他合適的評(píng)估方法對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分排序，選擇得分較高的若干供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議。（二）供應(yīng)商考核1.建立考核指標(biāo)體系采購部門制定供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，考核指標(biāo)應(yīng)涵蓋產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面，具體指標(biāo)可根據(jù)不同采購項(xiàng)目進(jìn)行設(shè)定。質(zhì)量指標(biāo)可包括產(chǎn)品合格率、退貨率等；交貨期指標(biāo)可包括按時(shí)交貨率等；價(jià)格指標(biāo)可包括價(jià)格穩(wěn)定性、與市場價(jià)格對(duì)比等；售后服務(wù)指標(biāo)可包括響應(yīng)時(shí)間、解決問題能力等。2.定期考核采購部門定期（每季度/每半年）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，收集相關(guān)數(shù)據(jù)，按照考核指標(biāo)體系進(jìn)行評(píng)分。考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)，對(duì)于考核結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，可終止合作協(xié)議。3.動(dòng)態(tài)管理根據(jù)供應(yīng)商考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于表現(xiàn)較差的供應(yīng)商，應(yīng)減少合作份額或暫停合作。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰1.激勵(lì)措施對(duì)于考核結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、禮品、優(yōu)先合作機(jī)會(huì)等。在供應(yīng)商大會(huì)或其他公開場合對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商進(jìn)行表彰，提升其聲譽(yù)和積極性。2.淘汰機(jī)制對(duì)于連續(xù)多次考核不合格、嚴(yán)重違反合作協(xié)議、提供假冒偽劣產(chǎn)品等情況的供應(yīng)商，堅(jiān)決予以淘汰，并從供應(yīng)商信息庫中刪除其信息。建立淘汰供應(yīng)商黑名單制度，防止已淘汰供應(yīng)商再次進(jìn)入超市采購體系。四、采購流程管理（一）采購申請(qǐng)1.各部門根據(jù)采購計(jì)劃或?qū)嶋H業(yè)務(wù)需求，填寫采購申請(qǐng)表，詳細(xì)注明采購商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求日期等信息。2.采購申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請(qǐng)表后，對(duì)其進(jìn)行形式審核，檢查填寫內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，審批手續(xù)是否齊全。2.根據(jù)采購金額大小，按照超市內(nèi)部審批流程進(jìn)行審批。采購金額較小的由采購部門負(fù)責(zé)人審批；采購金額較大的需提交超市管理層審批。（三）采購實(shí)施1.詢價(jià)與報(bào)價(jià)采購人員根據(jù)采購需求，向多家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理、分析和比較，選擇報(bào)價(jià)合理、性價(jià)比高的供應(yīng)商作為談判對(duì)象。2.談判與合同簽訂采購人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，就商品價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取最有利的采購條件。談判達(dá)成一致后，采購人員起草采購合同，經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。（四）訂單跟蹤與驗(yàn)收1.訂單跟蹤采購人員負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等，確保按時(shí)交貨。如遇供應(yīng)商無法按時(shí)交貨或出現(xiàn)其他問題，采購人員應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，并將相關(guān)情況反饋給需求部門。2.驗(yàn)收商品到貨前，采購部門應(yīng)通知相關(guān)驗(yàn)收人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收人員根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)到貨商品進(jìn)行驗(yàn)收，包括數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等方面的檢查。對(duì)于驗(yàn)收合格的商品，驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并辦理入庫手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的商品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。（五）付款管理1.付款申請(qǐng)采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，在規(guī)定的付款期限內(nèi)填寫付款申請(qǐng)表，注明付款金額、付款方式、收款單位等信息。付款申請(qǐng)表經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。2.付款審批財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)表后，對(duì)其進(jìn)行審核，檢查采購合同執(zhí)行情況、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告真實(shí)性、付款金額準(zhǔn)確性等。根據(jù)超市財(cái)務(wù)制度和審批流程，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審批。付款金額較小的由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；付款金額較大的需提交超市管理層審批。3.付款執(zhí)行經(jīng)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照付款申請(qǐng)表中的付款方式和金額進(jìn)行付款操作。付款方式可包括支票、轉(zhuǎn)賬、電匯等，確保付款安全、及時(shí)、準(zhǔn)確。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購部門定期組織相關(guān)人員對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.收集與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的內(nèi)外部信息，如市場價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商經(jīng)營狀況變化、法律法規(guī)調(diào)整等，作為風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評(píng)估，確定其發(fā)生的可能性和影響程度?？刹捎枚ㄐ栽u(píng)估或定量評(píng)估方法，如風(fēng)險(xiǎn)矩陣法等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類排序，確定重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域和風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性高且影響程度大的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商破產(chǎn)、法律法規(guī)重大調(diào)整等，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施，如更換供應(yīng)商、調(diào)整采購策略等。2.風(fēng)險(xiǎn)降低：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較高但影響程度中等的風(fēng)險(xiǎn)，如市場價(jià)格波動(dòng)、質(zhì)量不穩(wěn)定等，可采取風(fēng)險(xiǎn)降低措施，如簽訂價(jià)格調(diào)整條款、加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)等。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較低但影響程度較大的風(fēng)險(xiǎn)，如重大自然災(zāi)害導(dǎo)致供應(yīng)商無法按時(shí)交貨等，可采取風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移措施，如購買商業(yè)保險(xiǎn)等。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性低且影響程度小的風(fēng)險(xiǎn)，如一些小額采購合同風(fēng)險(xiǎn)等，可采取風(fēng)險(xiǎn)接受措施，做好風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控和應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備。（四）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.建立采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.采購部門應(yīng)定期向管理層匯報(bào)采購風(fēng)險(xiǎn)狀況，對(duì)于重大風(fēng)險(xiǎn)事件應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。六、采購信息管理（一）建立采購信息檔案1.采購部門負(fù)責(zé)建立采購信息檔案，對(duì)采購業(yè)務(wù)過程中的各類文件和資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。2.采購信息檔案應(yīng)包括采購計(jì)劃、采購申請(qǐng)表、供應(yīng)商信息、詢價(jià)報(bào)價(jià)文件、采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款記錄等。（二）信息維護(hù)與更新1.定期對(duì)采購信息檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于供應(yīng)商信息的變更、采購合同的執(zhí)行情況等信息應(yīng)及時(shí)記錄和更新，以便為采購決策提供可靠依據(jù)。（三）信息查詢與使用1.超市內(nèi)部相關(guān)人員可根據(jù)工作需要，按照規(guī)定權(quán)限查詢采購信息檔案中的相關(guān)資料。2.采購信息檔案中的