行政公文寫作模板正式文件及信函一體式工具使用指南一、適用工作場景與文種范圍本工具適用于各級機關、企事業(yè)單位及社會團體在日常行政管理中需擬制的正式文件與信函，涵蓋以下核心場景：決策部署類：如年度工作計劃、專項工作方案、政策執(zhí)行通知等；請示報告類：如經(jīng)費請示、事項請示、工作進展報告、情況匯報等；溝通聯(lián)絡類：如商洽函、詢問函、答復函、邀請函等；規(guī)范管理類：如管理制度、會議紀要、人事任免通知等；對外往來類：如公函、介紹信、感謝信、復函等。無論是對內(nèi)部署工作、向上級匯報，還是對外溝通協(xié)調(diào)，均可通過本工具快速匹配文種模板，保證公文格式規(guī)范、內(nèi)容要素完整。二、工具操作全流程指南（一）前期準備：明確核心要素在動筆前，需先梳理以下關鍵信息，避免內(nèi)容遺漏或邏輯混亂：發(fā)文主體：明確以單位名義（如“公司行政部”）或個人名義（需注明職務，如“部門經(jīng)理*”）發(fā)文；接收對象：確定主送機關（文件）或稱謂（信函），如“各部門”“單位負責人”或“尊敬的*主任”；核心事由：簡要概括文件/信函目的，如“關于2024年春節(jié)放假安排的通知”“商洽聯(lián)合舉辦培訓事宜的函”；附件要求：若有支撐材料（如方案草案、數(shù)據(jù)報表等），需提前準備并命名規(guī)范。（二）模板選擇與內(nèi)容填充匹配文種模板根據(jù)發(fā)文目的選擇對應模板（詳見下文“通用模板結構”），例如：需要上級審批的事項，選擇“請示”模板；告知執(zhí)行要求或安排，選擇“通知”模板；跨單位溝通協(xié)調(diào)，選擇“函”模板。逐項填寫核心內(nèi)容按模板標注的“【】”提示填寫信息，注意以下細節(jié)：簡潔明了，格式為“發(fā)文機關+事由+文種”（如“公司關于開展2024年度安全檢查的通知”），避免使用“關于……的請示報告”等冗余表述；采用“背景/依據(jù)—事項/要求—總結/期望”三段式結構，邏輯清晰，語言簡練；附件：若需附上材料，在下方注明“附件：1.《方案（草案）》；2.參會名單”；落款：包括發(fā)文機關全稱（或規(guī)范化簡稱）及成文日期，日期格式為“YYYY年MM月DD日”。（三）格式校對與審核定稿格式規(guī)范檢查文件類：需包含文號（如“X行文〔2024〕X號”）、密級（如“秘密”“機密”，若無需則標注“公開”）、頁碼（頁腳居中）；信函類：標題居中，稱謂頂格寫，段落首行縮進2字符，祝頌語（如“此致敬禮”）另起一行空2字符，落款右對齊。內(nèi)容審核流程自審：檢查是否有錯別字、標點符號錯誤，數(shù)據(jù)是否準確，事由是否明確；部門審核：涉及跨部門事項，需經(jīng)相關部門負責人簽字確認；終審簽發(fā)：正式文件需經(jīng)單位分管領導或主要負責人簽發(fā)，信函可根據(jù)重要程度分級審核。（四）輸出與歸檔文件輸出正式文件需使用A4紙打印，左側(cè)裝訂，騎縫加蓋單位公章；信函可根據(jù)需要打印紙質(zhì)版（加蓋公章）或掃描為PDF格式發(fā)送電子版。歸檔管理電子版按“發(fā)文年份+文種+流水號”命名（如“2024-通知-001”），存儲至單位公文管理系統(tǒng)；紙質(zhì)版原件一份交行政部歸檔，部門可根據(jù)需要留存復印件。三、通用模板結構與填寫示例（一）正式文件模板（以“通知”為例）【發(fā)文機關全稱】文件X行文〔2024〕X號【密級】★關于【具體事項】的通知【主送機關】：為【背景/依據(jù)】，根據(jù)【上級文件/會議精神】，現(xiàn)將【具體事項】通知一、【事項一內(nèi)容】（一）【具體要求1】（二）【具體要求2】二、【事項二內(nèi)容】1.【執(zhí)行標準】2.【完成時限】【總結/執(zhí)行要求】。相關表格（發(fā)文機關印章）二〇二四年X月X日填寫示例：集團有限公司文件X集行〔2024〕12號公開★關于2024年端午節(jié)放假安排的通知各部門：根據(jù)國務院辦公廳節(jié)假日安排通知精神，結合公司實際工作情況，現(xiàn)將2024年端午節(jié)放假安排通知一、放假時間6月8日（星期六）至6月10日（星期一）放假，共3天。6月11日（星期二）正常上班。二、工作安排（一）各部門需在6月7日前完成手頭工作，關閉辦公設備電源，鎖好門窗，做好安全防范。（二）放假期間值班部門為行政部，值班電話：-X，遇重大事項需及時向值班領導匯報。請各部門提前做好工作計劃，保證假期前后工作銜接順暢。集團有限公司（印章）二〇二四年五月三十日（二）信函模板（以“商洽函”為例）【標題，居中】【稱謂，頂格】：【背景/事由】，現(xiàn)就【具體事項】商洽一、【需商洽事項1】（說明：具體內(nèi)容、目的及期望對方配合事項）二、【需商洽事項2】（說明：如時間節(jié)點、資源支持、合作方式等）為推進【共同目標】，懇請貴單位【支持/配合事項】。如蒙同意，請于【日期】前函復為盼。此致敬禮！【發(fā)文機關全稱】（或規(guī)范化簡稱）二〇二四年X月X日（聯(lián)系人：X聯(lián)系方式：-X，可選）填寫示例：關于商聯(lián)合舉辦“安全生產(chǎn)月”培訓活動的函市應急管理局：為落實全市安全生產(chǎn)工作會議部署，強化企業(yè)主體責任意識，提升員工安全操作技能，我局擬聯(lián)合貴單位于2024年6月中旬舉辦“安全生產(chǎn)月”專題培訓活動。現(xiàn)將有關事項商洽一、培訓時間與地點時間：2024年6月15日（星期五）上午9:00-12:00；地點：市行政中心三樓會議廳。二、培訓內(nèi)容與參與人員內(nèi)容：包括新《安全生產(chǎn)法》解讀、典型案例分析、應急演練實操等；參與人員：全市重點企業(yè)負責人及安全員約200人。三、需配合事項（一）貴單位負責邀請1名安全生產(chǎn)領域?qū)＜沂谡n；（二）協(xié)助協(xié)調(diào)培訓場地設備調(diào)試及宣傳報道工作。如蒙同意，請于6月5日前函復，以便我局及時完善活動方案。此致敬禮！區(qū)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局二〇二四年五月二十八日四、使用規(guī)范與常見問題規(guī)避（一）格式規(guī)范要點除“公告”“通告”等特定文種外，標題一般不加書名號，事由不使用“關于……的……的”重復表述；段落：層次序號按“一、（一）1.（1）”順序使用，避免“（1）”后直接用“1.”；附件說明：若附件不止1件，需標注序號，如“附件：1.X；2.X”，附件名稱不加書名號；印章：正式文件需騎縫蓋單位公章，做到“騎年蓋月”，公章清晰不模糊。（二）內(nèi)容撰寫注意事項稱謂與敬語：對上級或平級單位用“貴單位”“貴局”，對下級用“各部門”“各科室”；請示類文件需用“以上請示，妥否，請批示”，函件用“專此函達，盼予回復”；數(shù)據(jù)與時間：涉及具體數(shù)據(jù)需經(jīng)核實，避免“約、左右”等模糊表述（確需注明可加“約”并注明估算依據(jù)）；時間節(jié)點明確，如“6月30日前”而非“月底前”；語言風格：使用書面語，避免口語化表達（如“搞定”“麻煩”等）；不使用比喻、夸張等修辭，保證表述客觀準確。（三）常見問題規(guī)避文種混淆：如“請示”與“報告”混用——請示需上級批復，報告僅為匯報事項，不得在報告中夾帶請示內(nèi)容；多頭主送：一份文件只確定1個主送機關（需同時送其他單位的用