銷售合同審查與簽訂標(biāo)準(zhǔn)化流程工具一、適用場(chǎng)景與價(jià)值定位本工具適用于各類企業(yè)銷售部門、法務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)人員，在開展產(chǎn)品銷售或服務(wù)提供過程中的合同管理場(chǎng)景。無(wú)論是新客戶首次合作、老客戶續(xù)簽合同，還是涉及特殊條款（如定制化服務(wù)、長(zhǎng)周期履約、大額標(biāo)的）的復(fù)雜合同，均可通過本流程實(shí)現(xiàn)規(guī)范化操作。其核心價(jià)值在于：統(tǒng)一合同標(biāo)準(zhǔn)、降低法律風(fēng)險(xiǎn)、提升簽約效率、明確權(quán)責(zé)邊界，避免因流程混亂或條款疏漏導(dǎo)致的糾紛，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）前置準(zhǔn)備：明確交易需求與基礎(chǔ)信息操作目標(biāo)：梳理交易核心要素，為合同起草奠定基礎(chǔ)。責(zé)任人：銷售代表、銷售經(jīng)理關(guān)鍵動(dòng)作：需求對(duì)接：與客戶（或采購(gòu)方）確認(rèn)產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、付款方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等核心需求，形成《業(yè)務(wù)需求確認(rèn)單》（可作為合同附件）。主體資格審查：客方：核實(shí)其營(yíng)業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)）、經(jīng)營(yíng)范圍（是否涉及需許可的項(xiàng)目）、法定代表人/授權(quán)代表信息（核實(shí)授權(quán)委托書是否真實(shí)有效），避免與無(wú)民事行為能力或超越經(jīng)營(yíng)范圍的主體簽約。我方：確認(rèn)合同簽署主體為公司法定主體（非分公司或未授權(quán)部門），加蓋公章需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照名稱一致。風(fēng)險(xiǎn)初判：根據(jù)客戶信用等級(jí)、交易金額、行業(yè)特性等，初步評(píng)估合同履約風(fēng)險(xiǎn)（如壞賬風(fēng)險(xiǎn)、交付延遲風(fēng)險(xiǎn)），高風(fēng)險(xiǎn)合同需提前上報(bào)法務(wù)部門或管理層。（二）合同起草：基于模板規(guī)范核心條款操作目標(biāo)：按照企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)模板，將交易需求轉(zhuǎn)化為合法、合規(guī)的合同文本。責(zé)任人：銷售代表、法務(wù)專員（必要時(shí)）關(guān)鍵動(dòng)作：選用模板：根據(jù)交易類型（如標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品銷售、定制化服務(wù)、框架協(xié)議等），選用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（模板需包含必備條款：當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等）。條款填充：主體信息：填寫雙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等，保證與營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書一致，避免簡(jiǎn)稱或錯(cuò)別字。標(biāo)的條款：明確產(chǎn)品/服務(wù)的具體名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)（可附技術(shù)協(xié)議作為附件），避免模糊描述（如“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”“同類產(chǎn)品”）。質(zhì)量條款：約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方確認(rèn)的技術(shù)參數(shù)），明確驗(yàn)收期限、驗(yàn)收方法和質(zhì)量異議處理流程。價(jià)款與支付：列明單價(jià)、總價(jià)（大小寫一致）、幣種，約定支付方式（如電匯、承兌匯票）、支付節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款比例到貨款、質(zhì)保金比例及返還條件），避免“貨到付款”“驗(yàn)收合格后付款”等模糊表述（需明確具體時(shí)限）。履行條款：明確交付時(shí)間（具體日期或“收到預(yù)付款后日內(nèi)”）、交付地點(diǎn)（如“買方指定倉(cāng)庫(kù)，運(yùn)費(fèi)由賣方承擔(dān)”）、運(yùn)輸方式及風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移節(jié)點(diǎn)（如“貨物交付后毀損滅失風(fēng)險(xiǎn)由買方承擔(dān)”）。違約責(zé)任：約定違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不符、逾期付款）對(duì)應(yīng)的違約金計(jì)算方式（如“按逾期金額每日萬(wàn)分之五”）或賠償范圍，避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等模糊表述。爭(zhēng)議解決：明確爭(zhēng)議解決方式（仲裁或訴訟），仲裁需明確仲裁機(jī)構(gòu)全稱（如“市仲裁委員會(huì)”），訴訟需明確管轄法院（如“賣方所在地有管轄權(quán)的人民法院”）。內(nèi)部審核：起草完成后，銷售代表自查條款完整性，提交銷售經(jīng)理審核業(yè)務(wù)條款（如價(jià)格、交付時(shí)間），再根據(jù)金額或復(fù)雜程度提交法務(wù)專員*審核法律條款（如主體資格、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決）。（三）外部審查與談判：與客戶確認(rèn)合同細(xì)節(jié)操作目標(biāo)：通過溝通談判，平衡雙方利益，保證合同條款可執(zhí)行。責(zé)任人：銷售代表、銷售經(jīng)理、法務(wù)專員*（必要時(shí)）關(guān)鍵動(dòng)作：合同發(fā)送：將我方審核通過的合同版本（加蓋騎縫章或標(biāo)注“草案”字樣）發(fā)送給客戶，附上《合同簽收確認(rèn)函》（可要求客戶簽收后反饋，留存發(fā)送記錄）。談判準(zhǔn)備：針對(duì)客戶提出的修改意見（如價(jià)格調(diào)整、付款周期延長(zhǎng)、責(zé)任范圍變更），分析對(duì)我方的影響，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，擬定談判底線。談判執(zhí)行：業(yè)務(wù)條款談判：由銷售代表、銷售經(jīng)理主導(dǎo)，聚焦價(jià)格、交付、服務(wù)等商業(yè)條款，爭(zhēng)取符合我方利益的方案。法律條款談判：涉及違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決等重大法律條款變更時(shí)，需法務(wù)專員*參與，保證條款合法性，避免顯失公平或無(wú)效條款。修訂確認(rèn)：談判達(dá)成一致后，及時(shí)修訂合同文本，形成最終版本，由雙方授權(quán)代表簽字確認(rèn)（需核對(duì)授權(quán)委托書，保證簽字人有權(quán)代表簽約主體）。（四）簽署與用印：保證合同法律效力操作目標(biāo)：完成合同簽署流程，加蓋有效印章，明確合同生效條件。責(zé)任人：行政專員、法務(wù)專員、銷售代表*關(guān)鍵動(dòng)作：用印申請(qǐng)：銷售代表填寫《合同用印申請(qǐng)表》，附雙方簽字蓋章的合同文本、業(yè)務(wù)需求確認(rèn)單、客戶主體資格證明材料（復(fù)印件），按審批流程報(bào)批（一般需銷售經(jīng)理、法務(wù)專員、總經(jīng)理簽字）。印章管理：行政專員*核對(duì)申請(qǐng)材料與合同文本一致性，確認(rèn)審批流程完整后，加蓋企業(yè)公章（或合同專用章），嚴(yán)禁在空白合同或未審核通過的合同上用印。生效條件：明確合同生效方式（如“雙方簽字蓋章后生效”“附條件生效，如需收到預(yù)付款后生效”），并在合同中注明生效日期。文本分發(fā)：簽署完成后，行政專員留存原件至少2份（1份歸檔，1份財(cái)務(wù)部門備案），銷售代表將1份原件交客戶，同時(shí)掃描件同步發(fā)送至法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門*及相關(guān)部門（如倉(cāng)儲(chǔ)部門、售后部門）。（五）履約跟蹤與歸檔：全程監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)，留存完整記錄操作目標(biāo)：保證合同順利履行，實(shí)現(xiàn)合同閉環(huán)管理。責(zé)任人：銷售代表、履約專員、行政專員*關(guān)鍵動(dòng)作：履約跟蹤：銷售代表*按合同約定跟蹤交付、驗(yàn)收、付款等節(jié)點(diǎn)，對(duì)可能出現(xiàn)的延遲（如生產(chǎn)周期延長(zhǎng)、客戶驗(yàn)收延遲）提前預(yù)警，與客戶溝通并書面確認(rèn)變更（如《補(bǔ)充協(xié)議》）。驗(yàn)收與回款：產(chǎn)品/服務(wù)交付后，協(xié)助客戶完成驗(yàn)收，獲取《驗(yàn)收合格證明》；按合同約定跟進(jìn)回款，逾期未付款的，及時(shí)發(fā)送《催款函》，并啟動(dòng)違約責(zé)任追究程序。資料歸檔：行政專員*在合同履行完畢（或終止）后30日內(nèi)，將合同及相關(guān)材料（包括需求確認(rèn)單、談判記錄、修訂版本、簽署頁(yè)、驗(yàn)收單、付款憑證、補(bǔ)充協(xié)議等）整理成冊(cè)，編號(hào)歸檔，電子版?zhèn)浞葜疗髽I(yè)檔案管理系統(tǒng)，保存期限不少于合同履行期限后5年。三、核心工具模板清單（一）合同審查清單表（內(nèi)部使用）審查項(xiàng)目審查要點(diǎn)審查結(jié)果（通過/不通過/需修改）責(zé)任人備注主體資格營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否有效、經(jīng)營(yíng)范圍是否匹配、授權(quán)委托書是否真實(shí)法務(wù)專員*標(biāo)的條款產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)是否明確，與需求確認(rèn)單一致銷售代表*質(zhì)量條款質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否具體，驗(yàn)收期限、異議流程是否清晰法務(wù)專員*價(jià)款與支付單價(jià)、總價(jià)大小寫是否一致，支付節(jié)點(diǎn)、方式是否明確銷售經(jīng)理*履行條款交付時(shí)間、地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移節(jié)點(diǎn)是否明確銷售代表*違約責(zé)任違約情形、違約金計(jì)算方式是否具體、合法法務(wù)專員*爭(zhēng)議解決仲裁機(jī)構(gòu)/管轄法院是否明確法務(wù)專員*其他特殊條款如保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、不可抗力等是否完整、合理法務(wù)專員*根據(jù)交易類型補(bǔ)充（二）合同談判記錄表談判時(shí)間談判地點(diǎn)我方參與人客方參與人談判主題銷售經(jīng)理、法務(wù)專員客戶采購(gòu)經(jīng)理、法務(wù)顧問關(guān)于合同付款條款的談判爭(zhēng)議點(diǎn)我方方案客戶方案最終共識(shí)后續(xù)行動(dòng)付款周期預(yù)付款30%，到貨款70%預(yù)付款20%，到貨款80%預(yù)付款30%，到貨款60%，驗(yàn)收合格后10%銷售代表*3日內(nèi)修訂合同違約金比例每日萬(wàn)分之五每日萬(wàn)分之三每日萬(wàn)分之四法務(wù)專員*更新違約條款交付時(shí)間簽約后30日簽約后25日簽約后28日（我方提前備貨）銷售代表協(xié)調(diào)生產(chǎn)部（三）合同簽署審批表合同編號(hào)合同名稱簽約主體（我方/客戶）交易金額（元）合同期限-2024-X產(chǎn)品銷售合同有限公司/科技有限公司500,0002024年X月X日至2025年X月X日業(yè)務(wù)部門意見法務(wù)部門意見財(cái)務(wù)部門意見總經(jīng)理審批已確認(rèn)業(yè)務(wù)條款，同意簽署。銷售經(jīng)理*：2024年X月X日法律條款審核通過，無(wú)異議。法務(wù)專員*：2024年X月X日價(jià)格、付款節(jié)點(diǎn)符合財(cái)務(wù)制度，同意。財(cái)務(wù)經(jīng)理*：2024年X月X日同意簽署?？偨?jīng)理*：2024年X月X日用印記錄印章類型用印人用印日期合同專用章行政專員*2024年X月X日四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與注意事項(xiàng)（一）主體資格風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：與分公司、分支機(jī)構(gòu)或已注銷/吊銷營(yíng)業(yè)執(zhí)照的主體簽約，導(dǎo)致合同無(wú)效；授權(quán)代表無(wú)權(quán)代理，合同效力待定。應(yīng)對(duì)措施：簽約前務(wù)必核實(shí)客戶最新營(yíng)業(yè)執(zhí)照（通過“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢），要求分公司簽約需提供總公司授權(quán)書，授權(quán)委托書需載明授權(quán)范圍、權(quán)限和期限。（二）條款歧義風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：條款描述模糊（如“合理期限”“市場(chǎng)價(jià)”），導(dǎo)致履約爭(zhēng)議。應(yīng)對(duì)措施：避免使用模糊詞匯，關(guān)鍵條款（如時(shí)間、金額、數(shù)量）需量化明確；對(duì)專業(yè)術(shù)語(yǔ)或行業(yè)慣例需在合同中定義說(shuō)明。（三）付款與履約風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：預(yù)付款比例過低、質(zhì)保金返還條件不明確，導(dǎo)致回款困難；交付節(jié)點(diǎn)未與付款節(jié)點(diǎn)掛鉤，客戶拖延驗(yàn)收。應(yīng)對(duì)措施：大額合同爭(zhēng)取較高預(yù)付款（不低于30%），質(zhì)保金明確返還條件（如“驗(yàn)收合格滿12個(gè)月且無(wú)質(zhì)量問題”）；約定“逾期驗(yàn)收視為合格”，或?qū)Ⅱ?yàn)收與付款節(jié)點(diǎn)直接綁定。（四）印章與簽署風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：在空白合同、復(fù)印件或未審核通過的合同上用印；簽字人與簽約主體不一致（如蓋公章但未簽字，或簽字非法定代表人且無(wú)授權(quán)）。應(yīng)對(duì)措施：嚴(yán)格執(zhí)行用印審批流程，核對(duì)合同文本與申請(qǐng)材料一致；簽署時(shí)需法定代表人或授權(quán)代表簽字，并核對(duì)身份證件及授