產(chǎn)品客戶(hù)訂單管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司產(chǎn)品客戶(hù)訂單的管理流程，提高訂單處理效率，確保訂單信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，滿(mǎn)足客戶(hù)需求，提升客戶(hù)滿(mǎn)意度，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有產(chǎn)品客戶(hù)訂單的管理，包括訂單的接收、評(píng)審、下達(dá)、執(zhí)行、跟蹤、變更、結(jié)算及關(guān)閉等全過(guò)程。（三）職責(zé)分工1.銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)客戶(hù)訂單的接收、初步評(píng)審及與客戶(hù)的溝通協(xié)調(diào)。及時(shí)將訂單信息傳遞給相關(guān)部門(mén)，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)處理客戶(hù)訂單的變更需求，并與客戶(hù)協(xié)商確定變更條款。2.生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)訂單進(jìn)行生產(chǎn)評(píng)審，制定生產(chǎn)計(jì)劃并組織實(shí)施。確保產(chǎn)品按時(shí)、按質(zhì)、按量生產(chǎn)完成，并及時(shí)交付給客戶(hù)。負(fù)責(zé)生產(chǎn)過(guò)程中的物料控制、質(zhì)量控制及設(shè)備維護(hù)等工作。3.技術(shù)部門(mén)參與訂單評(píng)審，提供產(chǎn)品技術(shù)支持和解決方案。協(xié)助生產(chǎn)部門(mén)解決生產(chǎn)過(guò)程中的技術(shù)問(wèn)題，確保產(chǎn)品符合技術(shù)要求。負(fù)責(zé)產(chǎn)品技術(shù)文件的編制、審核及歸檔工作。4.質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)制定訂單產(chǎn)品的檢驗(yàn)計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施檢驗(yàn)工作。對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行全程監(jiān)控，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合客戶(hù)要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。負(fù)責(zé)處理產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題，組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行質(zhì)量分析和改進(jìn)。5.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)訂單需求，及時(shí)采購(gòu)所需的原材料和零部件。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、評(píng)估和管理，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，處理采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題和糾紛。6.物流部門(mén)負(fù)責(zé)訂單產(chǎn)品的包裝、運(yùn)輸和交付工作，確保產(chǎn)品安全、及時(shí)送達(dá)客戶(hù)手中。跟蹤物流信息，及時(shí)反饋物流狀態(tài)，處理物流過(guò)程中的異常情況。負(fù)責(zé)與客戶(hù)溝通協(xié)調(diào)物流相關(guān)事宜，如交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間等。7.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)訂單的成本核算和報(bào)價(jià)審核，確保訂單價(jià)格合理、利潤(rùn)可控。負(fù)責(zé)訂單款項(xiàng)的結(jié)算和賬務(wù)處理，及時(shí)與客戶(hù)核對(duì)賬目，確保資金安全。對(duì)訂單執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。二、訂單接收（一）客戶(hù)下單方式1.客戶(hù)可通過(guò)電話、傳真、電子郵件、在線訂單系統(tǒng)等方式向公司下達(dá)訂單。2.銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)接收客戶(hù)訂單，并確保訂單信息的完整性和準(zhǔn)確性。（二）訂單信息內(nèi)容訂單應(yīng)包含以下基本信息：1.客戶(hù)名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式。2.產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格。3.交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)。4.質(zhì)量要求、包裝要求。5.付款方式、結(jié)算周期。（三）訂單接收流程1.銷(xiāo)售部門(mén)接收客戶(hù)訂單后，應(yīng)立即對(duì)訂單信息進(jìn)行初步審核，檢查訂單內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，客戶(hù)要求是否明確。2.如訂單信息存在疑問(wèn)或不完整，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)與客戶(hù)溝通確認(rèn)，確保訂單信息準(zhǔn)確無(wú)誤。3.銷(xiāo)售部門(mén)將審核通過(guò)的訂單信息錄入公司訂單管理系統(tǒng)，并及時(shí)傳遞給相關(guān)部門(mén)。三、訂單評(píng)審（一）評(píng)審目的確保訂單要求明確、合理，公司具備滿(mǎn)足訂單要求的能力，包括生產(chǎn)能力、技術(shù)能力、質(zhì)量控制能力、物料供應(yīng)能力等。（二）評(píng)審內(nèi)容1.訂單的交貨期是否合理，公司能否按時(shí)完成生產(chǎn)和交付。2.產(chǎn)品的技術(shù)要求是否明確，公司是否具備相應(yīng)的技術(shù)能力和生產(chǎn)工藝。3.產(chǎn)品的質(zhì)量要求是否明確，公司能否滿(mǎn)足客戶(hù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。4.訂單的數(shù)量、價(jià)格、付款方式等商務(wù)條款是否符合公司政策和市場(chǎng)行情。5.物料供應(yīng)是否有保障，原材料和零部件的采購(gòu)周期是否滿(mǎn)足訂單生產(chǎn)需求。（三）評(píng)審流程1.銷(xiāo)售部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)（生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量、采購(gòu)等）對(duì)訂單進(jìn)行評(píng)審。2.各部門(mén)根據(jù)職責(zé)分工對(duì)訂單進(jìn)行評(píng)審，并在訂單評(píng)審表上填寫(xiě)評(píng)審意見(jiàn)。3.如訂單存在問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)提出改進(jìn)措施和建議，銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)與客戶(hù)溝通協(xié)商解決方案。4.經(jīng)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的訂單，由銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后下達(dá)執(zhí)行；如訂單評(píng)審未通過(guò)，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)與客戶(hù)溝通，說(shuō)明原因，協(xié)商調(diào)整訂單要求或取消訂單。四、訂單下達(dá)（一）下達(dá)流程1.銷(xiāo)售部門(mén)根據(jù)訂單評(píng)審結(jié)果，將訂單下達(dá)給生產(chǎn)部門(mén)。2.生產(chǎn)部門(mén)接到訂單后，應(yīng)及時(shí)安排生產(chǎn)計(jì)劃，并將生產(chǎn)計(jì)劃分解到各車(chē)間、班組。3.生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，組織安排原材料和零部件的采購(gòu)、生產(chǎn)設(shè)備的調(diào)試、人員的調(diào)配等工作。（二）下達(dá)通知1.銷(xiāo)售部門(mén)下達(dá)訂單時(shí)，應(yīng)向生產(chǎn)部門(mén)提供詳細(xì)的訂單信息，包括產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、質(zhì)量要求、包裝要求等。2.生產(chǎn)部門(mén)接到訂單后，應(yīng)及時(shí)反饋訂單接收情況，并確認(rèn)訂單執(zhí)行計(jì)劃和預(yù)計(jì)完成時(shí)間。五、訂單執(zhí)行（一）生產(chǎn)計(jì)劃執(zhí)行1.生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照生產(chǎn)計(jì)劃組織生產(chǎn)，確保產(chǎn)品按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。2.在生產(chǎn)過(guò)程中，如遇原材料短缺、設(shè)備故障、人員變動(dòng)等問(wèn)題，生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)及時(shí)采取措施解決，并向銷(xiāo)售部門(mén)反饋訂單執(zhí)行情況。（二）物料控制1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，及時(shí)采購(gòu)所需的原材料和零部件，確保物料供應(yīng)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)做好物料的入庫(kù)、存儲(chǔ)、發(fā)放等工作，確保物料的安全和質(zhì)量。3.生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)合理控制物料的使用，避免浪費(fèi)和積壓，降低生產(chǎn)成本。（三）質(zhì)量控制1.質(zhì)量部門(mén)應(yīng)按照訂單質(zhì)量要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定檢驗(yàn)計(jì)劃和檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施檢驗(yàn)工作。2.生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)生產(chǎn)過(guò)程中的質(zhì)量控制，嚴(yán)格執(zhí)行工藝紀(jì)律，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。3.如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知生產(chǎn)部門(mén)進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況，直至產(chǎn)品質(zhì)量合格。（四）設(shè)備維護(hù)1.設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)生產(chǎn)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.在生產(chǎn)過(guò)程中，如設(shè)備出現(xiàn)故障，設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織維修人員進(jìn)行搶修，盡快恢復(fù)設(shè)備正常運(yùn)行，減少對(duì)生產(chǎn)的影響。六、訂單跟蹤（一）跟蹤職責(zé)1.銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時(shí)了解生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量狀況、物流信息等，并向客戶(hù)反饋訂單執(zhí)行情況。2.生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)向銷(xiāo)售部門(mén)提供訂單執(zhí)行進(jìn)度報(bào)告，包括每日生產(chǎn)產(chǎn)量、累計(jì)生產(chǎn)產(chǎn)量、剩余產(chǎn)量、預(yù)計(jì)完成時(shí)間等。3.質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)向銷(xiāo)售部門(mén)提供產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，包括檢驗(yàn)結(jié)果、不合格品情況等。4.物流部門(mén)負(fù)責(zé)向銷(xiāo)售部門(mén)提供物流信息，包括發(fā)貨時(shí)間、運(yùn)輸方式、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間等。（二）跟蹤方式1.銷(xiāo)售部門(mén)可通過(guò)電話、電子郵件、訂單管理系統(tǒng)等方式與生產(chǎn)、質(zhì)量、物流等部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.各部門(mén)應(yīng)定期向銷(xiāo)售部門(mén)提交訂單執(zhí)行情況報(bào)告，確保信息的及時(shí)傳遞和共享。（三）異常處理1.如訂單執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)異常情況，如生產(chǎn)延誤、質(zhì)量問(wèn)題、物流延遲等，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)采取措施解決，并向銷(xiāo)售部門(mén)報(bào)告異常情況及處理結(jié)果。2.銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)與客戶(hù)溝通，說(shuō)明異常情況及預(yù)計(jì)解決時(shí)間，爭(zhēng)取客戶(hù)的理解和支持。七、訂單變更（一）變更申請(qǐng)1.客戶(hù)如需對(duì)訂單進(jìn)行變更，應(yīng)向銷(xiāo)售部門(mén)提出書(shū)面變更申請(qǐng)，說(shuō)明變更內(nèi)容、變更原因及變更時(shí)間要求等。2.銷(xiāo)售部門(mén)接到客戶(hù)變更申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行評(píng)估，并組織相關(guān)部門(mén)（生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量、采購(gòu)等）進(jìn)行評(píng)審。（二）變更評(píng)審1.各部門(mén)根據(jù)職責(zé)分工對(duì)訂單變更進(jìn)行評(píng)審，并在訂單變更評(píng)審表上填寫(xiě)評(píng)審意見(jiàn)。2.如訂單變更存在問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)提出改進(jìn)措施和建議，銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)與客戶(hù)溝通協(xié)商解決方案。3.經(jīng)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的訂單變更，由銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后下達(dá)執(zhí)行；如訂單變更評(píng)審未通過(guò)，銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)及時(shí)與客戶(hù)溝通，說(shuō)明原因，協(xié)商調(diào)整變更要求或取消變更。（三）變更執(zhí)行1.生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)訂單變更要求，及時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃和生產(chǎn)工藝，并組織實(shí)施變更后的生產(chǎn)任務(wù)。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)訂單變更要求，及時(shí)調(diào)整原材料和零部件的采購(gòu)計(jì)劃，確保物料供應(yīng)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.質(zhì)量部門(mén)根據(jù)訂單變更后的質(zhì)量要求，調(diào)整檢驗(yàn)計(jì)劃和檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施檢驗(yàn)工作。4.物流部門(mén)根據(jù)訂單變更后的交貨時(shí)間和交貨地點(diǎn)要求，調(diào)整物流計(jì)劃，確保產(chǎn)品按時(shí)、安全送達(dá)客戶(hù)手中。八、訂單結(jié)算（一）結(jié)算流程1.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)訂單合同約定的付款方式和結(jié)算周期，及時(shí)與客戶(hù)核對(duì)賬目，開(kāi)具發(fā)票，并辦理收款手續(xù)。2.如客戶(hù)存在逾期付款情況，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與客戶(hù)溝通催款，并按照合同約定收取逾期利息。3.財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)訂單執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）結(jié)算方式1.公司訂單結(jié)算方式主要包括現(xiàn)金結(jié)算、銀行轉(zhuǎn)賬、支票結(jié)算等，具體結(jié)算方式由雙方在訂單合同中約定。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的結(jié)算方式辦理結(jié)算手續(xù)，確保資金安全和結(jié)算準(zhǔn)確。九、訂單關(guān)閉（一）關(guān)閉條件1.訂單產(chǎn)品已全部生產(chǎn)完成，并經(jīng)檢驗(yàn)合格交付給客戶(hù)。2.訂單款項(xiàng)已全部結(jié)清。3.訂單執(zhí)行過(guò)程中無(wú)任何遺留問(wèn)題。（二）關(guān)閉流程1.銷(xiāo)售部門(mén)確認(rèn)訂單滿(mǎn)足關(guān)閉條件后，填寫(xiě)訂單關(guān)閉申請(qǐng)表，并提交給相關(guān)部門(mén)（生產(chǎn)、質(zhì)量、物流、財(cái)務(wù)等）審核。2.各部門(mén)審核通過(guò)后，在訂單關(guān)閉申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，銷(xiāo)售部門(mén)將訂單關(guān)閉申請(qǐng)表提交給訂單管理系統(tǒng)管理員，由管理員在系統(tǒng)中關(guān)閉訂單。3.訂單關(guān)閉后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)將訂單資料