規(guī)范制定合同管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在加強公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，促進公司依法經(jīng)營和健康發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機構在經(jīng)營管理活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)、政策及相關行業(yè)標準，確保合同合法有效。2.審慎簽訂原則簽訂合同前，應當對合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行充分調(diào)查和評估，審慎選擇合作對象，確保合同能夠順利履行。3.全面履行原則合同各方應當按照合同約定全面履行各自的義務，不得擅自變更或者解除合同。如因特殊原因需要變更或者解除合同的，應當依法辦理相關手續(xù)，并承擔相應的法律責任。4.風險防控原則加強合同風險識別、評估和防控，建立健全風險預警機制，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免或者減少公司損失。（四）職責分工1.合同管理部門負責公司合同管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度制定、指導監(jiān)督等工作；負責審核合同文本的合法性、合規(guī)性、完整性；參與重大合同的談判、起草、簽訂等工作；負責合同檔案的建立、保管和歸檔等工作。2.業(yè)務部門負責本部門合同的起草、發(fā)起、履行、變更、解除等具體工作；負責對合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行調(diào)查和評估；負責向合同管理部門提交合同文本及相關資料，并配合合同管理部門做好合同審核、簽訂、履行等工作。3.法務部門負責對合同文本進行法律審查，提供法律意見和建議；參與重大合同的談判、起草、簽訂等工作；負責處理合同糾紛的法律事務，維護公司合法權益。4.財務部門負責對合同涉及的財務條款進行審核，監(jiān)督合同款項的收付情況，確保公司資金安全；參與重大合同的談判、起草、簽訂等工作，提供財務方面的意見和建議。二、合同的簽訂（一）合同立項1.業(yè)務部門根據(jù)公司經(jīng)營計劃和業(yè)務需求，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同的名稱、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等主要內(nèi)容，并附相關背景資料和可行性分析報告。2.合同立項申請經(jīng)業(yè)務部門負責人審核同意后，報分管領導審批。分管領導應當對合同立項的必要性、可行性、合法性等進行全面審查，簽署審批意見。（二）合同起草1.合同一般由業(yè)務部門負責起草。業(yè)務部門應當根據(jù)合同立項申請的內(nèi)容和要求，結合實際情況，起草合同文本。合同文本應當使用規(guī)范的語言文字，明確各方的權利義務，條款應當具體、完整、準確，避免模糊不清或者歧義。2.對于重大合同或者法律關系復雜的合同，業(yè)務部門可以會同法務部門、財務部門等相關部門共同起草。在起草過程中，應當充分征求各方意見，確保合同文本的合法性、合規(guī)性、完整性和可操作性。（三）合同審核1.合同起草完成后，業(yè)務部門應當將合同文本及相關資料提交給合同管理部門進行審核。合同管理部門應當對合同文本的合法性、合規(guī)性、完整性進行全面審核，并提出審核意見。2.合同管理部門在審核過程中，如發(fā)現(xiàn)合同文本存在問題或者風險，應當及時與業(yè)務部門溝通協(xié)商，要求業(yè)務部門進行修改完善。業(yè)務部門應當根據(jù)合同管理部門的審核意見，對合同文本進行修改，并將修改后的合同文本再次提交給合同管理部門審核。3.對于重大合同或者法律關系復雜的合同，合同管理部門應當會同法務部門、財務部門等相關部門進行聯(lián)合審核。聯(lián)合審核小組應當對合同文本進行深入研究和分析，提出審核意見，并形成《合同審核意見書》。4.合同審核通過后，業(yè)務部門應當將合同文本及相關資料提交給分管領導審批。分管領導應當對合同的內(nèi)容、風險等進行全面審查，簽署審批意見。對于涉及公司重大利益或者法律風險較高的合同，應當提交公司總經(jīng)理辦公會或者董事會審議決定。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)審批同意后，業(yè)務部門應當按照合同約定的時間、地點和方式，與合同對方簽訂合同。簽訂合同應當使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章或者公章。2.合同簽訂過程中，應當由公司法定代表人或者其授權代表簽字。授權代表應當持有公司法定代表人簽署的授權委托書，并在授權范圍內(nèi)行使權利。3.合同簽訂后，業(yè)務部門應當及時將合同副本送合同管理部門、法務部門、財務部門等相關部門備案。合同管理部門應當對合同的簽訂情況進行登記，并建立合同臺賬。三、合同的履行（一）履行計劃制定1.合同簽訂后，業(yè)務部門應當根據(jù)合同約定，制定合同履行計劃，明確合同履行的步驟、時間節(jié)點、責任人等內(nèi)容，并將合同履行計劃報合同管理部門備案。2.合同履行計劃應當具有可操作性和可監(jiān)控性，確保合同能夠按照約定順利履行。在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要調(diào)整合同履行計劃的，業(yè)務部門應當及時向合同管理部門報告，并辦理相關變更手續(xù)。（二）履行跟蹤與監(jiān)控1.業(yè)務部門應當指定專人負責合同履行的跟蹤與監(jiān)控工作，及時掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決。2.合同管理部門應當定期對合同履行情況進行檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)合同履行過程中存在的問題和風險，并向業(yè)務部門發(fā)出提示函或者預警通知，要求業(yè)務部門采取措施加以解決。3.對于重大合同或者履行期限較長的合同，合同管理部門應當會同法務部門、財務部門等相關部門進行聯(lián)合檢查和監(jiān)督，確保合同履行的合法性、合規(guī)性和安全性。（三）款項收付管理1.財務部門應當按照合同約定和公司財務管理制度，及時、準確地辦理合同款項的收付手續(xù)。在辦理款項收付時，應當嚴格審核相關憑證和手續(xù)，確?？铐検崭兜恼鎸嵭?、合法性和準確性。2.業(yè)務部門應當及時向財務部門提供合同履行情況的相關資料，協(xié)助財務部門做好款項收付工作。如因合同履行情況發(fā)生變化需要調(diào)整款項收付金額或者時間的，業(yè)務部門應當及時通知財務部門，并辦理相關變更手續(xù)。3.財務部門應當建立合同款項收付臺賬，詳細記錄合同款項的收付情況，并定期與業(yè)務部門核對賬目，確保賬賬相符、賬實相符。（四）合同變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務部門應當及時與合同對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應當作為原合同的補充協(xié)議，與原合同具有同等法律效力。2.合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應當及時將變更協(xié)議副本送合同管理部門、法務部門、財務部門等相關部門備案。合同管理部門應當對合同變更情況進行登記，并更新合同臺賬。3.合同履行過程中，如因不可抗力、對方違約等原因需要解除合同的，業(yè)務部門應當及時與合同對方協(xié)商一致，并簽訂書面解除協(xié)議。解除協(xié)議應當明確解除合同的原因、時間、雙方的權利義務等內(nèi)容。4.合同解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應當及時將解除協(xié)議副本送合同管理部門、法務部門、財務部門等相關部門備案。合同管理部門應當對合同解除情況進行登記，并注銷合同臺賬。同時，業(yè)務部門應當按照合同約定和法律規(guī)定，及時處理合同解除后的相關事宜，如清理債權債務、返還財產(chǎn)等。四、合同糾紛處理（一）糾紛預警與報告1.在合同履行過程中，業(yè)務部門發(fā)現(xiàn)可能發(fā)生合同糾紛的，應當及時向合同管理部門報告，并采取相應的措施加以防范和處理。2.合同管理部門接到業(yè)務部門的報告后，應當及時了解情況，分析合同糾紛產(chǎn)生的原因和風險，并向分管領導報告。分管領導應當根據(jù)合同糾紛的具體情況，決定是否啟動合同糾紛處理程序。（二）糾紛處理機制1.對于合同糾紛，公司應當按照“以和為貴、依法依規(guī)、妥善處理”的原則，積極與合同對方協(xié)商解決。協(xié)商解決合同糾紛應當遵循平等、自愿、公平、合法的原則，充分尊重雙方的意愿和利益，尋求雙方都能接受的解決方案。2.如協(xié)商不成，公司可以根據(jù)合同約定和法律規(guī)定，選擇通過仲裁或者訴訟等方式解決合同糾紛。在選擇仲裁或者訴訟方式時，應當充分考慮糾紛的性質(zhì)、爭議金額、證據(jù)情況等因素，選擇合適的解決方式。3.公司應當成立合同糾紛處理工作小組，負責合同糾紛的具體處理工作。合同糾紛處理工作小組由合同管理部門、法務部門、業(yè)務部門等相關部門的人員組成。在處理合同糾紛過程中，工作小組應當密切配合，各司其職，共同做好合同糾紛的處理工作。（三）證據(jù)收集與管理1.在合同糾紛處理過程中，公司應當注重證據(jù)的收集和管理。業(yè)務部門應當及時收集與合同糾紛有關的證據(jù)，如合同文本、往來信函、會議紀要、履行記錄、檢驗報告、鑒定結論等，并將證據(jù)材料整理成冊，提交給合同糾紛處理工作小組。2.法務部門應當對業(yè)務部門收集的證據(jù)材料進行審核和分析，指導業(yè)務部門做好證據(jù)的補充和完善工作。同時，法務部門應當根據(jù)合同糾紛的具體情況，制定證據(jù)收集和舉證方案，確保公司在仲裁或者訴訟過程中能夠提供充分、有效的證據(jù)支持自己的主張。3.合同糾紛處理工作小組應當建立證據(jù)管理制度，對證據(jù)材料進行分類、編號、登記、保管，確保證據(jù)材料的真實性、完整性和保密性。在仲裁或者訴訟過程中，需要提交證據(jù)材料的，應當按照法定程序和要求進行提交。（四）糾紛處理結果跟蹤與反饋1.合同糾紛處理完畢后，合同糾紛處理工作小組應當及時對糾紛處理結果進行跟蹤和反饋。如糾紛處理結果涉及到公司的重大利益或者對公司的經(jīng)營管理產(chǎn)生較大影響的，應當向公司領導班子報告。2.業(yè)務部門應當根據(jù)合同糾紛處理結果，及時調(diào)整合同履行計劃或者采取其他相應的措施，確保公司的經(jīng)營管理活動能夠正常進行。同時，業(yè)務部門應當對合同糾紛處理過程中存在的問題進行總結和分析，提出改進措施和建議，避免類似合同糾紛的再次發(fā)生。五、合同檔案管理（一）檔案建立1.合同簽訂后，業(yè)務部門應當及時將合同文本及相關資料提交給合同管理部門。合同管理部門應當對合同文本及相關資料進行整理、分類、編號，并建立合同檔案。2.合同檔案應當包括合同文本、合同立項申請表、合同審核意見書、授權委托書、往來信函、會議紀要、履行記錄、檢驗報告、鑒定結論、變更協(xié)議、解除協(xié)議、糾紛處理文件等相關資料。（二）檔案保管1.合同管理部門應當指定專人負責合同檔案的保管工作，確保合同檔案的安全、完整。合同檔案應當存放在專門的檔案柜或者檔案室中，并按照檔案管理的相關規(guī)定進行保管。2.合同檔案的保管期限應當按照國家法律法規(guī)、政策及公司相關規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案的保管期限為合同履行完畢后[X]年。對于涉及公司重大利益或者法律風險較高的合同，其檔案保管期限應當適當延長。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應當填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審核同意后，報合同管理部門審批。合同管理部門應當根據(jù)申請內(nèi)容，嚴格審核查閱人員的身份和查閱目的，并在規(guī)定的時間和地點提供查閱服務。2.公司外部人員因工作需要查閱合同檔案的，應當經(jīng)公司分管領導批準，并按照公司的相關規(guī)定辦理查閱手續(xù)。在查閱過程中，應當由合同管理部門指定專人陪同，并對查閱情況進行記錄。3.因工作需要借閱合同檔案的，應當填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審核同意后，報合同管理部門審批。合同管理部門應當根據(jù)申請內(nèi)容，嚴格審核借閱人員的身份和借閱目的，并在規(guī)定的時間內(nèi)收回借閱的合同檔案。借閱人員應當妥善保管借閱的合同檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、涂改、丟失或者損毀。（四）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，合同管理部門應當對檔案進