中介檔案登記管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織中介檔案的規(guī)范化管理，確保中介檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮中介檔案在業(yè)務(wù)活動(dòng)、決策支持、風(fēng)險(xiǎn)防控等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織涉及的各類中介機(jī)構(gòu)檔案的登記、整理、保管、查閱、利用和銷(xiāo)毀等管理活動(dòng)。中介機(jī)構(gòu)包括但不限于會(huì)計(jì)師事務(wù)所、律師事務(wù)所、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)、稅務(wù)師事務(wù)所、房地產(chǎn)中介機(jī)構(gòu)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本公司/組織的中介檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)中介檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)完整原則中介檔案應(yīng)如實(shí)反映中介機(jī)構(gòu)參與本公司/組織相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自篡改、偽造或銷(xiāo)毀檔案。3.分類管理原則根據(jù)中介機(jī)構(gòu)的類型、業(yè)務(wù)性質(zhì)和檔案內(nèi)容，對(duì)中介檔案進(jìn)行分類管理，便于檔案的整理、檢索和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)中介檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。嚴(yán)格限制檔案查閱人員范圍，對(duì)涉及商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施。二、檔案登記（一）登記范圍1.與中介機(jī)構(gòu)簽訂的各類業(yè)務(wù)合同，包括但不限于審計(jì)業(yè)務(wù)約定書(shū)、法律服務(wù)合同、資產(chǎn)評(píng)估委托合同、稅務(wù)代理協(xié)議、房地產(chǎn)中介服務(wù)合同等。2.中介機(jī)構(gòu)提交的各類報(bào)告，如審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、法律意見(jiàn)書(shū)、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、稅務(wù)鑒證報(bào)告、房地產(chǎn)估價(jià)報(bào)告等。3.中介機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中形成的工作底稿、會(huì)議記錄、往來(lái)函件、財(cái)務(wù)資料等相關(guān)資料。4.對(duì)中介機(jī)構(gòu)的評(píng)價(jià)記錄，包括服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)、誠(chéng)信記錄、違規(guī)處理情況等。（二）登記內(nèi)容1.中介機(jī)構(gòu)基本信息包括中介機(jī)構(gòu)名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式、資質(zhì)證書(shū)編號(hào)、經(jīng)營(yíng)范圍等。2.業(yè)務(wù)合同信息合同編號(hào)、簽訂日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、雙方權(quán)利義務(wù)等。3.報(bào)告信息報(bào)告編號(hào)、出具日期、報(bào)告類型、報(bào)告內(nèi)容摘要、中介機(jī)構(gòu)簽字蓋章情況等。4.工作底稿及相關(guān)資料信息資料名稱、形成日期、存放位置、涉及業(yè)務(wù)內(nèi)容等。5.評(píng)價(jià)記錄信息評(píng)價(jià)日期、評(píng)價(jià)主體、評(píng)價(jià)內(nèi)容、評(píng)價(jià)結(jié)果等。（三）登記方式1.建立中介檔案登記臺(tái)賬，采用紙質(zhì)臺(tái)賬和電子臺(tái)賬相結(jié)合的方式進(jìn)行登記。紙質(zhì)臺(tái)賬應(yīng)按照檔案類別和時(shí)間順序依次記錄檔案信息，電子臺(tái)賬應(yīng)定期更新，確保與紙質(zhì)臺(tái)賬一致。2.在接收中介機(jī)構(gòu)提交的檔案資料時(shí)，由檔案管理人員對(duì)資料進(jìn)行初步審核，核對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性，并在臺(tái)賬上進(jìn)行詳細(xì)登記。對(duì)于不符合要求的資料，應(yīng)及時(shí)與中介機(jī)構(gòu)溝通，要求其補(bǔ)充或更正。三、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照中介機(jī)構(gòu)類型分類分為會(huì)計(jì)師事務(wù)所檔案、律師事務(wù)所檔案、資產(chǎn)評(píng)估機(jī)構(gòu)檔案、稅務(wù)師事務(wù)所檔案、房地產(chǎn)中介機(jī)構(gòu)檔案等。2.按照業(yè)務(wù)類型分類在每種中介機(jī)構(gòu)檔案下，再按照具體業(yè)務(wù)類型進(jìn)行細(xì)分，如審計(jì)業(yè)務(wù)檔案、法律服務(wù)業(yè)務(wù)檔案、資產(chǎn)評(píng)估業(yè)務(wù)檔案、稅務(wù)代理業(yè)務(wù)檔案、房地產(chǎn)中介業(yè)務(wù)檔案等。3.按照檔案形成時(shí)間分類將同一中介機(jī)構(gòu)、同一業(yè)務(wù)類型的檔案按照形成時(shí)間先后順序進(jìn)行排列。（二）整理要求1.每份檔案應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并在封面標(biāo)注檔案名稱、檔案編號(hào)、中介機(jī)構(gòu)名稱、業(yè)務(wù)類型、形成時(shí)間等信息。2.對(duì)于業(yè)務(wù)合同、報(bào)告等重要文件，應(yīng)在文件首頁(yè)加蓋騎縫章，確保文件的完整性和真實(shí)性。3.工作底稿及相關(guān)資料應(yīng)按照一定的邏輯順序進(jìn)行排列，如審計(jì)工作底稿可按照審計(jì)程序的執(zhí)行順序進(jìn)行排列，法律服務(wù)工作底稿可按照案件辦理流程進(jìn)行排列等。4.對(duì)檔案中的文件資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和管理。（三）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、中介機(jī)構(gòu)名稱、業(yè)務(wù)類型、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.目錄應(yīng)打印或手寫(xiě)清晰、工整，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，另一份單獨(dú)存放，作為檔案檢索的重要依據(jù)。四、檔案保管（一）保管期限1.中介機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)合同、報(bào)告等重要檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定，一般為[X]年。2.工作底稿及相關(guān)資料的保管期限應(yīng)不少于業(yè)務(wù)合同、報(bào)告等重要檔案的保管期限。（二）保管地點(diǎn)1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案存放安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（三）保管措施1.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和查找。2.建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格限制檔案的借閱范圍。借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。五、檔案查閱（一）查閱范圍本公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱中介檔案的人員，包括相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員、審計(jì)人員、法務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員等。（二）查閱流程1.查閱人員填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)內(nèi)容和檔案的保密級(jí)別進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要商業(yè)秘密、敏感信息等檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍，并要求查閱人員簽署保密承諾書(shū)。4.審批通過(guò)后，檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上進(jìn)行登記，記錄查閱人員姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。（三）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案完整無(wú)缺。六、檔案利用（一）利用范圍1.為公司/組織的業(yè)務(wù)決策提供參考依據(jù)，如在投資決策、項(xiàng)目評(píng)估、合同簽訂等過(guò)程中，查閱中介機(jī)構(gòu)的相關(guān)報(bào)告和工作底稿。2.用于公司/組織的內(nèi)部審計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)管理、合規(guī)檢查等工作，對(duì)中介機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量和工作成果進(jìn)行評(píng)價(jià)和監(jiān)督。3.作為公司/組織應(yīng)對(duì)外部監(jiān)管檢查、法律訴訟等情況的證據(jù)材料。（二）利用方式1.根據(jù)利用需求，由檔案管理人員提供相應(yīng)的檔案資料，并協(xié)助利用人員進(jìn)行查閱和分析。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)或業(yè)務(wù)領(lǐng)域的檔案利用需求，檔案管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行聯(lián)合查閱和研討，確保檔案利用的準(zhǔn)確性和有效性。3.在檔案利用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題或需要進(jìn)一步核實(shí)的情況，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與中介機(jī)構(gòu)溝通，要求其作出解釋或提供補(bǔ)充資料。七、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.檔案保管期限已滿，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無(wú)法修復(fù)或查找的。3.經(jīng)公司/組織管理層批準(zhǔn)，同意銷(xiāo)毀的其他檔案。（二）銷(xiāo)毀流程1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，編制檔案銷(xiāo)毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、中介機(jī)構(gòu)名稱、業(yè)務(wù)類型、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交公司/組織管理層審批。3.審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案銷(xiāo)毀工作，并在銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。檔案銷(xiāo)毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷(xiāo)毀工作完成后，檔案管理人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清單存檔保管。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)中介檔案登記管理工作進(jìn)行定期審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理工作是否符合本辦法的規(guī)定，檔案登記、整理、保管、查閱、利用和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否規(guī)范。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)中介檔案管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題，不斷完善檔案管理工作制度和流程。（二）檢查內(nèi)容1.檔案登記情況檢查檔案登記臺(tái)賬是否完整、準(zhǔn)確，檔案資料的接收登記是否及時(shí)、規(guī)范。2.檔案整理情況檢查檔案分類是否合理，整理是否符合要求，編目是否清晰、準(zhǔn)確。3.檔案保管情況檢查檔案保管地點(diǎn)是否安全，保管措施是否落實(shí)到位，檔案是否完好無(wú)損。4.檔案查閱利用情況檢查檔案查閱流程是否規(guī)范，查閱人員是否遵守查閱要求，檔案利用是否合理、有效。5.檔案銷(xiāo)毀情況檢查檔案銷(xiāo)毀是否按照規(guī)定的程序進(jìn)行，銷(xiāo)毀清單是否完整、準(zhǔn)確，銷(xiāo)毀工作是否徹底。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門(mén)或檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改