中交路建檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強中國交通建設(shè)股份有限公司公路工程局（以下簡稱“中交路建”）檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、工程建設(shè)等各項工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于中交路建總部及所屬各單位（包括分公司、子公司、項目部等）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則中交路建檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，各單位應(yīng)明確檔案管理部門，配備專職或兼職檔案管理人員，確保檔案管理工作的有效開展。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容完整、準確，不得篡改、偽造檔案信息。3.分類科學原則按照檔案的形成規(guī)律和特點，對檔案進行科學分類，便于檔案的整理、保管和利用。4.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。（四）管理職責1.中交路建總部檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定公司檔案管理制度和辦法。負責指導、監(jiān)督和檢查所屬各單位的檔案管理工作。集中管理公司總部形成的各類檔案，負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。負責檔案專業(yè)人員的培訓和考核工作。2.所屬各單位檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行公司檔案管理制度和辦法，制定本單位檔案管理實施細則。負責本單位各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。指導和監(jiān)督本單位各部門及下屬項目部的檔案管理工作。定期向公司總部檔案管理部門報送檔案工作情況。3.各部門及項目部職責負責本部門及項目部文件材料的形成、積累和整理工作，并按規(guī)定及時移交檔案管理部門。配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、鑒定、利用等工作。二、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.公司各部門及項目部在各項工作活動中應(yīng)及時形成真實、準確、完整的文件材料，確保文件材料的質(zhì)量。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強的書寫材料和載體，字跡應(yīng)清晰、工整，簽字蓋章齊全。（二）文件材料的收集范圍1.公司總部形成的文件材料，包括黨組文件、行政文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、財務(wù)文件、人事文件、工程技術(shù)文件、經(jīng)營管理文件等。2.所屬各單位形成的文件材料，包括本單位制定的規(guī)章制度、工作計劃與總結(jié)、會議記錄、財務(wù)報表、人事檔案、工程施工文件、設(shè)備管理文件等。3.工程項目形成的文件材料，包括項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等。具體收集范圍按照國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）文件材料的收集要求1.各部門及項目部應(yīng)指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時收集和完整。2.對于重要會議、重大活動、重點工程項目等形成的文件材料，應(yīng)實行跟蹤收集，確保文件材料的齊全、完整。3.各部門及項目部應(yīng)在工作結(jié)束后及時將文件材料整理歸檔，不得積壓、拖延。三、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類等十大類。2.每大類下可根據(jù)實際情況進一步細分小類，如行政管理類可分為公文、會議、機要、保密、信訪等小類。（三）整理要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復制。2.整理歸檔文件應(yīng)按照分類方案和排列順序進行編號，編號應(yīng)清晰、準確，便于查找和管理。3.歸檔文件應(yīng)逐件編目，編目內(nèi)容包括檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等。4.歸檔文件應(yīng)裝訂整齊，采用線裝或不銹鋼夾裝訂，不得使用金屬釘裝訂。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司總部及所屬各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為30年。短期保管的檔案：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為10年。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定，具體劃分標準見附件《中交路建檔案保管期限表》。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全與完整。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復或復制，對已到保管期限的檔案應(yīng)及時進行鑒定和處置。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準要求。4.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作領(lǐng)導小組，由分管領(lǐng)導任組長，檔案管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導小組負責組織對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定方法1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案保管期限表和檔案的實際情況，對到期檔案進行初步鑒定，提出存毀意見。2.檔案鑒定工作領(lǐng)導小組應(yīng)組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門對檔案管理人員提出的存毀意見進行審核，必要時可邀請有關(guān)專家進行論證。3.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，報公司分管領(lǐng)導審批后進行銷毀。（三）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀前認真核對《檔案銷毀清冊》，確保銷毀檔案的準確性。2.檔案銷毀時，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行徹底銷毀，嚴禁將檔案出售或贈送他人。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容檔案統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。（二）統(tǒng)計要求1.各單位檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案工作情況進行統(tǒng)計，并及時上報公司總部檔案管理部門。2.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。3.公司總部檔案管理部門應(yīng)定期對所屬各單位檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總分析，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全與合理利用。（二）利用方式1.檔案查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內(nèi)容。2.檔案借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。3.檔案復制：公司內(nèi)部人員因工作需要復制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。檔案復制應(yīng)使用檔案管理部門統(tǒng)一提供的設(shè)備和材料，復制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用時間、利用人、利用目的、檔案名稱、查閱或借閱期限、復制份數(shù)等。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標1.建立中交路建檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等提供及時、準確的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全保障體系，確保檔案信息的安全與保密。（三）建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案信