行政茶葉采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政茶葉采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，確保所采購(gòu)茶葉的質(zhì)量、價(jià)格合理，滿足公司日常辦公及接待需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部行政茶葉的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公室日常飲用茶葉、會(huì)議室用茶以及接待用茶等。（三）基本原則1.合法性原則采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保采購(gòu)過程合法合規(guī)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、品質(zhì)優(yōu)良的茶葉產(chǎn)品，以保障公司員工及訪客的飲用體驗(yàn)。3.性價(jià)比原則在保證茶葉質(zhì)量的前提下，通過合理的采購(gòu)流程和談判策略，獲取具有性價(jià)比的采購(gòu)價(jià)格。4.公開透明原則采購(gòu)過程應(yīng)保持公開、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司成立行政茶葉采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管行政的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括行政部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議茶葉采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)合同等重大事項(xiàng)，對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行決策和指導(dǎo)。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門行政部門為行政茶葉采購(gòu)的執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)工作的組織實(shí)施。其職責(zé)包括：1.根據(jù)公司實(shí)際需求，制定年度、季度茶葉采購(gòu)計(jì)劃，并報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.開展市場(chǎng)調(diào)研，收集茶葉供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。3.組織采購(gòu)談判，擬定采購(gòu)合同條款，簽訂采購(gòu)合同。4.負(fù)責(zé)茶葉的驗(yàn)收、入庫(kù)、保管及發(fā)放工作。5.定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷優(yōu)化采購(gòu)流程。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用，確保采購(gòu)資金的合理支付和安全。（四）監(jiān)督部門職責(zé)公司內(nèi)部審計(jì)部門或其他指定監(jiān)督部門負(fù)責(zé)對(duì)行政茶葉采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保采購(gòu)過程符合規(guī)定，防止違規(guī)行為發(fā)生。三、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）需求分析行政部門應(yīng)定期收集公司各部門對(duì)茶葉的需求信息，包括茶葉的品種、數(shù)量、用途等，并結(jié)合公司的辦公規(guī)模、接待頻率等因素，進(jìn)行綜合分析，確定合理的茶葉需求總量。（二）計(jì)劃制定1.年度采購(gòu)計(jì)劃行政部門應(yīng)于每年年底前制定下一年度行政茶葉采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)茶葉的品種、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等，并報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.季度采購(gòu)計(jì)劃根據(jù)年度采購(gòu)計(jì)劃和實(shí)際需求變化，行政部門每季度末制定下一季度的采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)年度計(jì)劃進(jìn)行細(xì)化和調(diào)整，確保采購(gòu)工作的連續(xù)性和合理性。3.臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃因特殊情況需要臨時(shí)采購(gòu)茶葉時(shí)，使用部門應(yīng)填寫《行政茶葉臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表》，說明采購(gòu)原因、茶葉品種、數(shù)量等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部門。行政部門審核后，如確屬必要，可制定臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃，并報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組備案。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)具有合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，信譽(yù)良好，無不良記錄。具備穩(wěn)定的茶葉供應(yīng)能力，能夠保證茶葉的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。產(chǎn)品質(zhì)量符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，具有良好的口感和品質(zhì)。價(jià)格合理，具有一定的價(jià)格優(yōu)勢(shì)。售后服務(wù)完善，能夠及時(shí)處理客戶反饋的問題。2.供應(yīng)商選擇程序行政部門通過多種渠道收集茶葉供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實(shí)地考察等，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。對(duì)供應(yīng)商信息庫(kù)中的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，選擇符合基本條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察。實(shí)地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)基地、加工車間、倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)境等，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況和質(zhì)量管理水平。根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，確定入圍供應(yīng)商名單。入圍供應(yīng)商數(shù)量一般不少于3家，以保證市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分。采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)入圍供應(yīng)商名單進(jìn)行審議，最終確定合格供應(yīng)商名單，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.評(píng)估指標(biāo)茶葉質(zhì)量：包括外觀、香氣、湯色、滋味、葉底等方面的品質(zhì)指標(biāo)。供應(yīng)及時(shí)性：按時(shí)交貨的次數(shù)和比例。價(jià)格合理性：與市場(chǎng)同類產(chǎn)品相比的價(jià)格水平。售后服務(wù)：處理客戶投訴的響應(yīng)速度和解決效果。合作態(tài)度：與公司溝通協(xié)作的積極性和配合程度。2.評(píng)估周期行政部門每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次綜合評(píng)估，評(píng)估結(jié)果作為下一年度是否繼續(xù)合作的重要依據(jù)。（三）供應(yīng)商淘汰與更新1.淘汰機(jī)制如供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，行政部門應(yīng)及時(shí)將其淘汰：提供的茶葉質(zhì)量不符合合同約定或國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)多次整改仍未達(dá)標(biāo)的。連續(xù)兩次以上不能按時(shí)交貨，影響公司正常使用的。價(jià)格不合理，嚴(yán)重高于市場(chǎng)同類產(chǎn)品價(jià)格，且拒絕協(xié)商調(diào)整的。售后服務(wù)差，對(duì)客戶投訴處理不及時(shí)、不負(fù)責(zé)，給公司造成不良影響的。出現(xiàn)違法違規(guī)行為，或被相關(guān)部門處罰的。2.更新機(jī)制根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和采購(gòu)需求變化，行政部門應(yīng)適時(shí)對(duì)供應(yīng)商信息庫(kù)進(jìn)行更新，引入新的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，保持供應(yīng)商隊(duì)伍的活力和競(jìng)爭(zhēng)力。五、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)使用部門根據(jù)實(shí)際需求填寫《行政茶葉采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明茶葉品種、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交行政部門。（二）采購(gòu)審批行政部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核通過后，報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)公司采購(gòu)政策和實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過后，行政部門方可開展采購(gòu)工作。（三）采購(gòu)實(shí)施1.詢價(jià)與報(bào)價(jià)行政部門根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)，向已確定的合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供茶葉的品種、規(guī)格、價(jià)格、交貨期等報(bào)價(jià)信息。2.談判與合同簽訂行政部門對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇至少兩家供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判內(nèi)容包括茶葉質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款。通過談判，確定最終供應(yīng)商，并擬定采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括茶葉品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等內(nèi)容。采購(gòu)合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。（四）驗(yàn)收與入庫(kù)1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)行政部門按照采購(gòu)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)的茶葉進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括茶葉的外觀、香氣、湯色、滋味、葉底等品質(zhì)指標(biāo)，以及包裝、標(biāo)識(shí)等是否符合要求。2.驗(yàn)收程序茶葉到貨前，行政部門應(yīng)通知相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。茶葉到貨時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)送貨清單核對(duì)茶葉的品種、規(guī)格、數(shù)量等信息，并對(duì)茶葉的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。驗(yàn)收合格的茶葉，驗(yàn)收人員應(yīng)在送貨清單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)時(shí)，應(yīng)按照茶葉的品種、規(guī)格、批次等進(jìn)行分類存放，做好標(biāo)識(shí)。驗(yàn)收不合格的茶葉，行政部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或處理。如因供應(yīng)商原因造成的損失，行政部門有權(quán)要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（五）付款管理1.付款申請(qǐng)行政部門根據(jù)采購(gòu)合同約定和驗(yàn)收情況，填寫《行政茶葉采購(gòu)付款申請(qǐng)表》，附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。2.付款審批財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核無誤后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款。六、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制行政部門應(yīng)根據(jù)公司年度行政茶葉采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格行情，編制年度采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)茶葉采購(gòu)的預(yù)計(jì)金額，并報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（二）預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)過程中，行政部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行，控制采購(gòu)成本。如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。（三）預(yù)算監(jiān)督財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，定期對(duì)采購(gòu)支出進(jìn)行核算和分析，確保采購(gòu)資金的合理使用。如發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行偏差較大，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行糾正。七、采購(gòu)檔案管理行政部門應(yīng)建立健全行政茶葉采購(gòu)檔案管理制度，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的各類文件、資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。采購(gòu)檔案應(yīng)包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)申請(qǐng)、詢價(jià)函、報(bào)價(jià)單、談判記錄、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。采購(gòu)檔案保存期限應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門或其他指定監(jiān)督部門應(yīng)定期對(duì)行政茶葉采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的履行情況、采購(gòu)資金的使用情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤