行政物資倉庫管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政物資倉庫管理，規(guī)范物資出入庫流程，確保物資安全、完整，提高物資使用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司行政物資倉庫的管理，包括辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、低值易耗品等各類行政物資的收發(fā)、存儲、盤點(diǎn)等工作。（三）基本原則1.歸口管理原則：行政物資倉庫由公司行政部門統(tǒng)一歸口管理，負(fù)責(zé)制定管理制度、組織物資采購、調(diào)配及倉庫日常運(yùn)營管理。2.賬物相符原則：倉庫管理人員應(yīng)建立準(zhǔn)確、完整的物資臺賬，確保賬物相符，定期進(jìn)行盤點(diǎn)核對。3.安全第一原則：加強(qiáng)倉庫安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作，確保物資安全。4.節(jié)約高效原則：合理控制物資庫存，避免積壓浪費(fèi)，提高物資使用效率，降低運(yùn)營成本。二、物資采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，提前制定物資采購計(jì)劃，詳細(xì)列出所需物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，并提交至行政部門。2.行政部門匯總各部門采購計(jì)劃后，結(jié)合庫存情況進(jìn)行綜合分析，制定年度、季度和月度采購計(jì)劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織實(shí)施。（二）采購流程1.供應(yīng)商選擇：行政部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄，并對供應(yīng)商進(jìn)行評估和篩選，選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。2.采購申請：根據(jù)采購計(jì)劃，由需求部門填寫《物資采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至行政部門。3.采購審批：行政部門對采購申請進(jìn)行審核，核實(shí)采購物資的必要性和合理性，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。4.采購執(zhí)行：行政部門按照采購合同要求，及時(shí)跟進(jìn)采購進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量供貨。物資到貨后，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收。（三）采購監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)對物資采購過程進(jìn)行監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購價(jià)格是否合理等。2.行政部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)，收集使用部門的反饋意見，對于存在問題的供應(yīng)商，及時(shí)采取相應(yīng)措施，如警告、暫停合作、取消合作等。三、物資驗(yàn)收入庫管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.倉庫管理人員在物資到貨前，應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具、量具、檢驗(yàn)記錄表格等。2.明確驗(yàn)收人員職責(zé)，確保驗(yàn)收工作順利進(jìn)行。（二）驗(yàn)收程序1.數(shù)量驗(yàn)收：倉庫管理人員按照送貨單或發(fā)票核對物資的數(shù)量，確保到貨數(shù)量與采購合同一致。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系核實(shí)。2.質(zhì)量驗(yàn)收：依據(jù)采購合同和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對物資的外觀、規(guī)格、型號、性能等進(jìn)行檢驗(yàn)，確保物資質(zhì)量符合要求。對于重要物資或技術(shù)含量較高的物資，可邀請相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收記錄：驗(yàn)收人員應(yīng)如實(shí)填寫《物資驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收日期等信息，并簽字確認(rèn)。驗(yàn)收合格的物資方可辦理入庫手續(xù)。（三）特殊情況處理1.如物資驗(yàn)收不合格，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門和供應(yīng)商，說明不合格情況，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行處理，如換貨、補(bǔ)貨或退貨等。2.對于因驗(yàn)收不合格而產(chǎn)生的費(fèi)用和損失，如運(yùn)輸費(fèi)、倉儲費(fèi)等，由供應(yīng)商承擔(dān)。四、物資存儲管理（一）倉庫布局1.根據(jù)物資的類別、特性、用途等因素，合理規(guī)劃倉庫布局，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如辦公用品區(qū)、辦公設(shè)備區(qū)、勞保用品區(qū)、低值易耗品區(qū)等。2.劃分待驗(yàn)區(qū)、合格區(qū)、不合格區(qū)、退貨區(qū)等功能區(qū)域，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于物資的分類存放和管理。（二）物資存放1.物資應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，遵循先進(jìn)先出的原則，確保物資在保質(zhì)期內(nèi)得到合理使用。2.對于易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物資，應(yīng)設(shè)置專門的存儲區(qū)域，并按照相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行存放和管理，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施。3.貴重物資和精密儀器應(yīng)單獨(dú)存放，采取特殊的防護(hù)措施，如防潮、防塵、防震等，確保物資安全。（三）庫存管理1.倉庫管理人員應(yīng)建立物資庫存臺賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫情況、庫存數(shù)量、存放位置等信息，并定期進(jìn)行核對和更新，確保賬物相符。2.定期對庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)結(jié)束后，編制《物資盤點(diǎn)報(bào)告》，如實(shí)反映庫存物資的實(shí)際情況，對于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)查明原因，及時(shí)進(jìn)行處理。3.根據(jù)物資的使用頻率、采購周期等因素，合理確定物資的安全庫存和最高庫存限額，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。當(dāng)庫存低于安全庫存時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)通知行政部門進(jìn)行補(bǔ)貨。五、物資領(lǐng)發(fā)管理（一）領(lǐng)用申請1.各部門因工作需要領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫《物資領(lǐng)用申請表》，注明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至倉庫管理人員。2.倉庫管理人員根據(jù)庫存情況和審批后的領(lǐng)用申請，進(jìn)行物資發(fā)放。（二）發(fā)放程序1.倉庫管理人員按照《物資領(lǐng)用申請表》的內(nèi)容，核對物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確保發(fā)放物資與申請一致。2.物資發(fā)放后，倉庫管理人員應(yīng)在《物資領(lǐng)用申請表》上簽字確認(rèn)，并及時(shí)更新物資庫存臺賬。3.對于貴重物資或限量發(fā)放的物資，領(lǐng)用部門應(yīng)在領(lǐng)用后妥善保管，如有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）借用管理1.因工作臨時(shí)需要借用物資的，借用部門應(yīng)填寫《物資借用申請表》，注明借用物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、借用期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人審批后，到倉庫辦理借用手續(xù)。2.倉庫管理人員按照審批后的借用申請，發(fā)放借用物資，并在物資借用臺賬上進(jìn)行登記。3.借用期限屆滿，借用部門應(yīng)及時(shí)歸還借用物資，倉庫管理人員應(yīng)對歸還物資進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)物資有損壞或丟失，借用部門應(yīng)照價(jià)賠償。六、物資盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.行政部門應(yīng)制定年度物資盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)人員、盤點(diǎn)方法等內(nèi)容，并組織實(shí)施。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各部門，以便各部門做好準(zhǔn)備工作。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.盤點(diǎn)人員按照盤點(diǎn)計(jì)劃，對倉庫物資進(jìn)行逐一清點(diǎn)，記錄實(shí)際庫存數(shù)量，并與物資庫存臺賬進(jìn)行核對。2.在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行記錄。對于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)詳細(xì)記錄物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、存放位置等信息。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)填寫《物資盤點(diǎn)表》，并簽字確認(rèn)。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.行政部門對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行匯總分析，編制《物資盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況、賬物差異原因及處理建議。2.對于盤盈的物資，應(yīng)查明原因，如屬于入庫時(shí)數(shù)量錯(cuò)誤、核算錯(cuò)誤等，應(yīng)及時(shí)調(diào)整庫存臺賬；對于盤虧的物資，應(yīng)查明原因，如屬于丟失、損壞、報(bào)廢等，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。3.根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，總結(jié)倉庫管理中存在的問題，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善物資倉庫管理制度。七、物資報(bào)廢管理（一）報(bào)廢申請1.物資因損壞、過期、淘汰等原因無法繼續(xù)使用時(shí)，使用部門應(yīng)填寫《物資報(bào)廢申請表》，詳細(xì)說明物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交至行政部門。2.行政部門對報(bào)廢申請進(jìn)行審核，核實(shí)物資的報(bào)廢情況，必要時(shí)可組織相關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場鑒定。（二）報(bào)廢審批1.《物資報(bào)廢申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。2.對于價(jià)值較高的物資報(bào)廢，應(yīng)報(bào)公司董事會或上級主管部門批準(zhǔn)。（三）報(bào)廢處理1.經(jīng)審批同意報(bào)廢的物資，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)清理出倉庫，并進(jìn)行妥善處理。對于有回收價(jià)值的物資，可進(jìn)行回收處理；對于無回收價(jià)值的物資，可按照環(huán)保要求進(jìn)行報(bào)廢處置，如銷毀、深埋等。2.報(bào)廢物資處理完畢后，倉庫管理人員應(yīng)在物資報(bào)廢臺賬上進(jìn)行記錄，并更新物資庫存信息。八、物資信息化管理（一）建立物資管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立物資管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購、驗(yàn)收入庫、存儲、領(lǐng)發(fā)、盤點(diǎn)、報(bào)廢等全過程的信息化管理。2.物資管理系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，為倉庫管理提供準(zhǔn)確、及時(shí)的數(shù)據(jù)支持。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)將物資的出入庫情況、庫存變動等信息錄入物資管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.定期對物資管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）數(shù)據(jù)分析與利用1.利用物資管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，定期生成物資采購分析報(bào)告、庫存分析報(bào)告、物資使用情況報(bào)告等，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。2.通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)物資管理中存在的問題和不足，及時(shí)采取措施進(jìn)行改進(jìn)，提高物資管理水平。九、倉庫安全與環(huán)境管理（一）安全管理1.倉庫應(yīng)制定安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全教育，提高倉庫管理人員的安全意識。2.配備必要的安全設(shè)施和消防器材，如滅火器、消防栓、煙霧報(bào)警器等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。3.倉庫內(nèi)嚴(yán)禁煙火，嚴(yán)禁存放易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)物品。如需存放少量危險(xiǎn)物品，應(yīng)按照相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。4.加強(qiáng)倉庫的防盜措施，安裝監(jiān)控設(shè)備，設(shè)置門禁系統(tǒng)，確保倉庫物資安全。（二）環(huán)境管理1.保持倉庫環(huán)境整潔，定期進(jìn)行清掃和整理，做到物資擺放整齊、通道暢通。2.對倉庫內(nèi)的物資進(jìn)行分類標(biāo)識，便于識別和管理。3.做好倉庫的防潮、