規(guī)范電子發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司電子發(fā)票的管理，規(guī)范電子發(fā)票的開具、取得、使用、存儲等行為，防范稅務(wù)風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及電子發(fā)票業(yè)務(wù)的各部門、各崗位及相關(guān)人員，包括但不限于銷售部門、采購部門、財務(wù)部門等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及電子發(fā)票相關(guān)政策規(guī)定，確保電子發(fā)票管理活動合法、合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時原則保證電子發(fā)票信息的準(zhǔn)確無誤，及時開具、取得、處理電子發(fā)票，避免因信息錯誤或延誤導(dǎo)致的稅務(wù)問題及其他風(fēng)險。3.安全保密原則加強(qiáng)電子發(fā)票數(shù)據(jù)的安全保護(hù)，防止信息泄露、丟失或被篡改，確保電子發(fā)票數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性。4.便捷高效原則在遵循相關(guān)規(guī)定的前提下，優(yōu)化電子發(fā)票管理流程，提高工作效率，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供便利支持。二、電子發(fā)票的定義與范圍（一）定義電子發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的以電子方式存儲的收付款憑證。（二）范圍本辦法所指電子發(fā)票包括增值稅電子普通發(fā)票和增值稅電子專用發(fā)票。三、電子發(fā)票的開具（一）開具流程1.銷售業(yè)務(wù)發(fā)生時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與客戶溝通，確認(rèn)客戶是否需要電子發(fā)票。如客戶需要，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在訂單或合同中明確注明電子發(fā)票相關(guān)信息。2.財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的銷售數(shù)據(jù)，在稅務(wù)開票系統(tǒng)中準(zhǔn)確錄入發(fā)票開具信息，包括發(fā)票抬頭、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等內(nèi)容。3.稅務(wù)開票系統(tǒng)對錄入的信息進(jìn)行邏輯校驗，校驗通過后生成電子發(fā)票版式文件。電子發(fā)票版式文件應(yīng)按照國家稅務(wù)總局規(guī)定的格式和要求生成，包含發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、金額、稅額、二維碼等內(nèi)容。4.財務(wù)部門將生成的電子發(fā)票版式文件發(fā)送給業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)及時將電子發(fā)票交付給客戶。交付方式可根據(jù)客戶要求選擇通過電子郵件、短信、電子發(fā)票服務(wù)平臺等方式發(fā)送。（二）開具要求1.電子發(fā)票應(yīng)如實開具，確保發(fā)票內(nèi)容與實際交易相符。不得虛開發(fā)票，不得開具與實際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票。2.發(fā)票開具信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，如發(fā)票抬頭、納稅人識別號等關(guān)鍵信息不得有誤。如因客戶提供信息錯誤導(dǎo)致發(fā)票開具錯誤，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與客戶溝通，重新開具正確的電子發(fā)票。3.開具電子發(fā)票的同時，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行發(fā)票號碼的連續(xù)編號，確保發(fā)票號碼的唯一性和連續(xù)性。4.財務(wù)部門應(yīng)定期對電子發(fā)票開具情況進(jìn)行核對和統(tǒng)計，確保發(fā)票開具數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。四、電子發(fā)票的取得（一）取得流程1.采購部門在發(fā)生采購業(yè)務(wù)時，應(yīng)主動向供應(yīng)商索取電子發(fā)票。在簽訂采購合同或訂單時，應(yīng)明確要求供應(yīng)商提供電子發(fā)票，并約定電子發(fā)票的交付方式和時間。2.供應(yīng)商開具電子發(fā)票后，應(yīng)按照約定的交付方式將電子發(fā)票發(fā)送給采購部門。采購部門收到電子發(fā)票后，應(yīng)及時進(jìn)行審核。3.采購部門審核電子發(fā)票的內(nèi)容是否與采購業(yè)務(wù)相符，發(fā)票信息是否準(zhǔn)確無誤。審核通過后，將電子發(fā)票提交給財務(wù)部門。4.財務(wù)部門對采購部門提交的電子發(fā)票進(jìn)行進(jìn)一步審核，確認(rèn)無誤后進(jìn)行賬務(wù)處理，并按照規(guī)定進(jìn)行發(fā)票的認(rèn)證、抵扣等操作。（二）取得要求1.采購部門應(yīng)確保從正規(guī)渠道取得電子發(fā)票，避免取得虛假或無效的電子發(fā)票。對于取得的電子發(fā)票，應(yīng)要求供應(yīng)商加蓋發(fā)票專用章或電子簽名，以保證發(fā)票的真實性和合法性。2.電子發(fā)票應(yīng)及時取得，不得拖延。如因供應(yīng)商原因未能及時取得電子發(fā)票，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，催促其盡快開具并交付電子發(fā)票。3.取得的電子發(fā)票應(yīng)妥善保存，不得丟失或損壞。電子發(fā)票的保存期限應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)及稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行。五、電子發(fā)票的使用（一）報銷使用1.員工發(fā)生費用支出并取得電子發(fā)票后，應(yīng)按照公司費用報銷制度的規(guī)定，填寫費用報銷單，并將電子發(fā)票作為報銷憑證附在報銷單后。2.員工應(yīng)確保電子發(fā)票的真實性和完整性，不得篡改或偽造電子發(fā)票。如發(fā)現(xiàn)電子發(fā)票存在問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系更換或處理。3.部門負(fù)責(zé)人對員工提交的費用報銷申請及電子發(fā)票進(jìn)行審核，確認(rèn)費用支出的合理性和合規(guī)性后簽字審批。4.財務(wù)部門對報銷申請及電子發(fā)票進(jìn)行終審，審核通過后按照公司財務(wù)制度進(jìn)行報銷付款。（二）入賬使用1.財務(wù)部門應(yīng)按照國家財務(wù)會計準(zhǔn)則和稅務(wù)法規(guī)的要求，將電子發(fā)票作為記賬憑證的附件進(jìn)行入賬處理。電子發(fā)票的入賬金額應(yīng)與實際交易金額一致，不得擅自調(diào)整。2.對于增值稅電子專用發(fā)票，財務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行認(rèn)證、抵扣等操作，并在增值稅納稅申報表中如實填寫相關(guān)信息。3.財務(wù)部門應(yīng)定期對電子發(fā)票的入賬情況進(jìn)行核對和統(tǒng)計，確保電子發(fā)票入賬數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。六、電子發(fā)票的存儲（一）存儲方式1.公司應(yīng)建立電子發(fā)票存儲系統(tǒng)，采用電子存儲方式保存電子發(fā)票。電子發(fā)票存儲系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等功能，確保電子發(fā)票數(shù)據(jù)的安全可靠。2.電子發(fā)票存儲系統(tǒng)應(yīng)按照發(fā)票類型、開具時間、發(fā)票號碼等進(jìn)行分類存儲，便于查詢和管理。同時，應(yīng)建立電子發(fā)票索引目錄，方便快速查找和調(diào)用電子發(fā)票。（二）存儲期限電子發(fā)票的存儲期限應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)及稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行。一般情況下，電子發(fā)票應(yīng)保存10年以上，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查和審計。（三）存儲安全1.加強(qiáng)電子發(fā)票存儲系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限和訪問密碼，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問電子發(fā)票數(shù)據(jù)。2.定期對電子發(fā)票存儲系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。同時，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份工作，防止因系統(tǒng)故障、自然災(zāi)害等原因?qū)е码娮影l(fā)票數(shù)據(jù)丟失。3.對涉及電子發(fā)票存儲的計算機(jī)設(shè)備、存儲介質(zhì)等應(yīng)妥善保管，防止丟失、被盜或損壞。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備或介質(zhì)出現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，確保電子發(fā)票數(shù)據(jù)的安全。七、電子發(fā)票的查驗與認(rèn)證（一）查驗1.財務(wù)部門在收到電子發(fā)票后，應(yīng)及時通過國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺或其他合法有效的查驗渠道對電子發(fā)票的真實性進(jìn)行查驗。2.查驗內(nèi)容包括發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、金額、稅額、發(fā)票狀態(tài)等。如查驗結(jié)果與電子發(fā)票票面信息一致，則該電子發(fā)票為真實有效；如查驗結(jié)果不一致，則該電子發(fā)票可能存在問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系核實。3.對于存在疑問的電子發(fā)票，財務(wù)部門應(yīng)要求業(yè)務(wù)部門或采購部門協(xié)助核實情況。如經(jīng)核實確認(rèn)電子發(fā)票存在問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，如要求供應(yīng)商重新開具正確的電子發(fā)票等。（二）認(rèn)證1.對于增值稅電子專用發(fā)票，財務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定在增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺上進(jìn)行認(rèn)證操作。認(rèn)證期限為自發(fā)票開具之日起360日內(nèi)。2.在認(rèn)證過程中，應(yīng)確保發(fā)票信息準(zhǔn)確無誤，認(rèn)證結(jié)果應(yīng)及時反饋。如認(rèn)證不通過，應(yīng)按照系統(tǒng)提示的原因進(jìn)行排查和處理，如聯(lián)系供應(yīng)商核實發(fā)票信息、檢查發(fā)票開具是否規(guī)范等。3.財務(wù)部門應(yīng)定期對增值稅電子專用發(fā)票的認(rèn)證情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決認(rèn)證過程中出現(xiàn)的問題，確保增值稅電子專用發(fā)票的認(rèn)證工作順利進(jìn)行。八、電子發(fā)票的風(fēng)險防范與內(nèi)部控制（一）風(fēng)險防范1.加強(qiáng)對電子發(fā)票法律法規(guī)和政策的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，提高員工對電子發(fā)票管理重要性的認(rèn)識，增強(qiáng)員工的風(fēng)險意識和合規(guī)意識。2.建立健全電子發(fā)票管理制度和流程，明確各部門、各崗位在電子發(fā)票管理中的職責(zé)和權(quán)限，確保電子發(fā)票管理工作有序進(jìn)行。3.加強(qiáng)對電子發(fā)票開具、取得、使用、存儲等環(huán)節(jié)的監(jiān)控和審核，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，防范稅務(wù)風(fēng)險和其他經(jīng)營風(fēng)險。4.關(guān)注國家電子發(fā)票政策法規(guī)的變化，及時調(diào)整公司電子發(fā)票管理辦法，確保公司電子發(fā)票管理工作符合最新要求。（二）內(nèi)部控制1.建立電子發(fā)票管理崗位責(zé)任制，明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限，做到不相容崗位相互分離、相互制約。例如，發(fā)票開具崗位與發(fā)票審核崗位應(yīng)分離，發(fā)票保管崗位與發(fā)票使用崗位應(yīng)分離等。2.加強(qiáng)對電子發(fā)票管理流程的內(nèi)部控制，對電子發(fā)票的開具、取得、使用、存儲等環(huán)節(jié)設(shè)置必要的審批環(huán)節(jié)和控制點，確保電子發(fā)票管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.定期對電子發(fā)票管理工作進(jìn)行內(nèi)部審計和監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制存在的缺陷和問題，并采取有效措施進(jìn)行整改。內(nèi)部審計和監(jiān)督檢查結(jié)果應(yīng)作為公司績效考核和員工獎懲的重要依據(jù)。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對公司電子發(fā)票管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對電子發(fā)票的開具、取得、使用、存儲等情況進(jìn)行核對和統(tǒng)計，確保電子發(fā)票管理工作符合公司規(guī)定和國家相關(guān)法律法規(guī)要求。2.審計部門應(yīng)定期對公司電子發(fā)票管理工作進(jìn)行內(nèi)部審計，審查電子發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況、內(nèi)部控制的有效性等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（二）外部檢查1.積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等外部部門對公