《大學(xué)檔案管理辦法》一、總則（一）目的為加強(qiáng)大學(xué)檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高學(xué)校管理水平和辦學(xué)效益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本校各部門、各單位以及全體教職員工和學(xué)生形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)校綜合檔案室歸口管理全校檔案。2.完整準(zhǔn)確原則。確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，全面反映學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史面貌。3.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供便捷服務(wù)。（四）管理體制學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，作為學(xué)校檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)全校檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門、本單位的檔案收集、整理、保管和移交工作，并接受學(xué)校綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。二、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校各類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作。3.對(duì)全校各部門、各單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.參與學(xué)校重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作。5.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。6.負(fù)責(zé)檔案的編研工作，開發(fā)利用檔案信息資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）部門、單位檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位各類文件材料的收集、整理、分類和保管工作，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確。2.按照學(xué)校檔案管理規(guī)定，定期將本部門、本單位的檔案移交學(xué)校綜合檔案室。3.協(xié)助學(xué)校綜合檔案室開展檔案業(yè)務(wù)工作，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的查閱、借閱登記和利用服務(wù)工作。三、檔案的收集與歸檔（一）歸檔范圍1.黨群類：包括學(xué)校黨委、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委等組織形成的各類文件材料。2.行政類：包括學(xué)校行政機(jī)關(guān)各部門形成的各類文件材料。3.教學(xué)類：包括教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究等方面形成的文件材料。4.科研類：包括科研項(xiàng)目申報(bào)、研究過程、成果鑒定等方面形成的文件材料。5.人事類：包括教職工招聘、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等方面形成的文件材料。6.學(xué)生類：包括學(xué)生招生、學(xué)籍管理、獎(jiǎng)懲、畢業(yè)等方面形成的文件材料。7.財(cái)務(wù)類：包括學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等文件材料。8.基建類：包括學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等方面形成的文件材料。9.設(shè)備類：包括學(xué)校教學(xué)、科研、行政等設(shè)備的購(gòu)置、使用、維護(hù)等方面形成的文件材料。10.外事類：包括學(xué)校對(duì)外交流與合作、外事活動(dòng)等方面形成的文件材料。（二）歸檔要求1.歸檔文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、字跡清晰、簽署完備。2.歸檔文件材料應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序或邏輯關(guān)系進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.歸檔文件材料應(yīng)采用統(tǒng)一的載體，如紙質(zhì)、電子等，并符合檔案保管要求。4.各部門、各單位應(yīng)在文件材料形成后的次年上半年完成歸檔工作，并向?qū)W校綜合檔案室移交。（三）收集渠道1.各部門、各單位在工作中形成的文件材料，由本部門、本單位檔案員負(fù)責(zé)收集。2.學(xué)校組織的重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目，由牽頭部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)文件材料，并在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交學(xué)校綜合檔案室。3.教職工個(gè)人在教學(xué)、科研、管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，應(yīng)主動(dòng)向所在部門或單位檔案員歸檔。4.學(xué)生在學(xué)習(xí)和社會(huì)實(shí)踐中形成的文件材料，由學(xué)生工作部門或所在學(xué)院負(fù)責(zé)收集歸檔。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.黨群類檔案按照問題結(jié)合時(shí)間進(jìn)行分類。2.行政類檔案按照職能結(jié)合時(shí)間進(jìn)行分類。3.教學(xué)類檔案按照教學(xué)環(huán)節(jié)結(jié)合時(shí)間進(jìn)行分類。4.科研類檔案按照科研項(xiàng)目類別結(jié)合時(shí)間進(jìn)行分類。5.人事類檔案按照人事管理業(yè)務(wù)結(jié)合時(shí)間進(jìn)行分類。6.學(xué)生類檔案按照學(xué)生類別結(jié)合時(shí)間進(jìn)行分類。7.財(cái)務(wù)類檔案按照會(huì)計(jì)年度結(jié)合類別進(jìn)行分類。8.基建類檔案按照項(xiàng)目階段結(jié)合專業(yè)進(jìn)行分類。9.設(shè)備類檔案按照設(shè)備類別結(jié)合時(shí)間進(jìn)行分類。10.外事類檔案按照外事活動(dòng)性質(zhì)結(jié)合時(shí)間進(jìn)行分類。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行修整，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂。2.分類：按照分類方法對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行分類。3.編號(hào)：為每一份歸檔文件材料編制唯一的檔號(hào)，檔號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的分類層次和排列順序。4.編目：編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包括檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目。5.裝盒：將編目后的歸檔文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫相關(guān)信息。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，綜合檔案室、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案專家為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和形式特征，確定其保存價(jià)值。2.價(jià)值評(píng)估法：根據(jù)檔案的重要性、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估。（四）鑒定結(jié)果1.對(duì)具有保存價(jià)值的檔案，繼續(xù)進(jìn)行保管和利用。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和保密。監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案的保管（一）保管條件1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)學(xué)校需要查考的檔案，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)期內(nèi)學(xué)校需要查考的檔案，保管期限為10年。（三）檔案上架與排列1.檔案應(yīng)按照分類方案和檔號(hào)順序上架排列，便于查找和利用。2.檔案密集架應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行和檔案存放安全。（四）檔案數(shù)字化1.學(xué)校應(yīng)積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將具有重要保存價(jià)值和利用價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。2.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。3.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理規(guī)定。2.服務(wù)為本原則。以滿足學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作需要為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則。確保檔案在利用過程中的安全和保密，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：校內(nèi)人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門或單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校綜合檔案室查閱。查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱：校外單位或個(gè)人因特殊需要借閱學(xué)校檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理人員審核，加蓋檔案證明章后有效。（三）利用登記學(xué)校綜合檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、檔案名稱和檔號(hào)等信息。檔案利用登記應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查考。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。（二）移交工作1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交檔案。2.檔案移交應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，經(jīng)雙方清點(diǎn)核對(duì)無誤后，辦理簽字交接手續(xù)。九、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門、單位和個(gè)人，學(xué)校應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。（二）處罰對(duì)違反本辦法規(guī)定，有下列行為之一的部門、單位和個(gè)人，學(xué)校應(yīng)視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育