中南大學(xué)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)中南大學(xué)檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，提高學(xué)校管理水平和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于中南大學(xué)各學(xué)院、部、處、直屬單位及附屬機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱各單位）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)校綜合檔案館負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.完整準(zhǔn)確原則。各單位應(yīng)確保檔案的形成、積累、整理和歸檔工作完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史面貌。3.方便利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，滿足學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作的需要。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)（一）學(xué)校綜合檔案館1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管全校各門類檔案及有關(guān)資料，維護(hù)檔案的完整與安全。3.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。4.組織檔案的鑒定、銷毀工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、統(tǒng)計(jì)。5.開展檔案編研工作，編輯出版檔案史料，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。6.負(fù)責(zé)向國家和地方檔案行政管理部門報(bào)送檔案工作情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動(dòng)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平。（二）各單位檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組各單位應(yīng)成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括綜合辦公室主任及相關(guān)業(yè)務(wù)人員。其職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行學(xué)校檔案管理的規(guī)章制度，加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。2.組織協(xié)調(diào)本單位檔案的形成、積累、整理和歸檔工作，確保檔案工作與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作同步進(jìn)行。3.定期檢查本單位檔案工作情況，研究解決檔案工作中存在的問題，保障檔案工作的正常開展。（三）各單位兼職檔案員各單位應(yīng)配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)本單位檔案的日常收集、整理、保管和移交等工作。其職責(zé)如下：1.宣傳和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，并按照歸檔要求進(jìn)行分類整理。3.對(duì)本單位檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全與完整。4.定期向?qū)W校綜合檔案館移交應(yīng)歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類學(xué)校檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版物、外事、財(cái)會(huì)、聲像、實(shí)物等十二大類。各大類下可根據(jù)檔案內(nèi)容和形成特點(diǎn)進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目。具體分類如下：1.黨群類：主要包括學(xué)校黨委、工會(huì)、團(tuán)委、民主黨派等組織在工作中形成的各類文件材料。2.行政類：涵蓋學(xué)校行政機(jī)構(gòu)在行政管理活動(dòng)中形成的文件材料，如學(xué)校規(guī)劃、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。3.教學(xué)類：包含學(xué)校教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究等方面形成的文件材料，如教學(xué)計(jì)劃、課程教案、學(xué)生成績冊(cè)等。4.科研類：涉及學(xué)?？蒲许?xiàng)目申報(bào)、研究過程、成果鑒定等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料，如科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究報(bào)告、論文發(fā)表等。5.產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類：記錄學(xué)校產(chǎn)品生產(chǎn)、科技開發(fā)項(xiàng)目的相關(guān)文件，包括項(xiàng)目合同、技術(shù)方案、生產(chǎn)記錄等。6.基本建設(shè)類：有關(guān)學(xué)校基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過程中形成的文件材料，如基建規(guī)劃、圖紙、工程預(yù)決算等。7.儀器設(shè)備類：學(xué)校購置、使用、管理儀器設(shè)備過程中產(chǎn)生的文件，如設(shè)備采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說明書等。8.出版物類：學(xué)校出版的各類教材、著作、學(xué)報(bào)等出版物的編輯、出版過程中形成的文件材料。9.外事類：學(xué)校對(duì)外交流與合作活動(dòng)中產(chǎn)生的文件，如外事協(xié)議、出訪報(bào)告、接待記錄等。10.財(cái)會(huì)類：學(xué)校財(cái)務(wù)工作中形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等文件材料。11.聲像類：以照片、錄音、錄像等形式記錄學(xué)校重要活動(dòng)、事件等形成的聲像資料。12.實(shí)物類：學(xué)校獲得的各類獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、印章等實(shí)物檔案。（二）檔案編號(hào)學(xué)校檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)分類號(hào)年度保管期限件號(hào)”的結(jié)構(gòu)。1.全宗號(hào)：學(xué)校綜合檔案館的全宗號(hào)為[具體全宗號(hào)]。2.分類號(hào)：按照上述檔案分類體系，每大類賦予一個(gè)特定的分類代碼，如黨群類為DQ，行政類為XZ等。3.年度：采用公元紀(jì)年，記錄檔案形成的年份，如2023年。4.保管期限：分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。5.件號(hào)：以卷或件為單位，按排列順序編寫的流水號(hào)。四、檔案的形成與收集（一）檔案形成要求1.各單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料，并按照學(xué)校檔案管理要求進(jìn)行整理和歸檔。2.文件材料應(yīng)使用鋼筆、毛筆或中性筆書寫，字跡工整、清晰，禁用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫工具。3.文件材料應(yīng)采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂。如不符合規(guī)格，應(yīng)進(jìn)行裱糊或折疊處理。（二）檔案收集范圍1.各單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均屬歸檔范圍。2.學(xué)校與校外單位簽訂的各類合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等，原件由學(xué)校綜合檔案館統(tǒng)一保管，各單位留存復(fù)印件。3.學(xué)校教職工個(gè)人在教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)等工作中形成的重要成果材料，如論文、著作、科研項(xiàng)目結(jié)題報(bào)告等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)送學(xué)校綜合檔案館歸檔。（三）檔案收集時(shí)間1.各單位兼職檔案員應(yīng)于次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢后移交學(xué)校綜合檔案館。2.學(xué)校重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)單位應(yīng)及時(shí)將活動(dòng)或項(xiàng)目過程中形成的文件材料收集整理，在活動(dòng)或項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交學(xué)校綜合檔案館。五、檔案的整理與歸檔（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，以件為單位進(jìn)行裝訂、編目、裝盒。2.教學(xué)檔案按照課程、專業(yè)、年級(jí)等進(jìn)行分類整理，建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫。3.科研檔案按照項(xiàng)目類別、研究階段等進(jìn)行分類整理，建立科研項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)。4.其他各類檔案根據(jù)其特點(diǎn)和管理要求，采用相應(yīng)的整理方法進(jìn)行分類、編號(hào)、編目。（三）歸檔要求1.各單位兼職檔案員應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，對(duì)收集的檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，編制檔案目錄，填寫備考表，確保檔案的整齊、規(guī)范。2.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，文件材料應(yīng)真實(shí)有效，簽字蓋章手續(xù)完備。3.電子文件應(yīng)按照學(xué)校電子文件管理規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，存儲(chǔ)格式符合要求。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校綜合檔案館應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整與安全。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。（三）檔案數(shù)字化學(xué)校應(yīng)加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，對(duì)館藏重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用。檔案數(shù)字化工作應(yīng)遵循國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理規(guī)定，維護(hù)檔案的真實(shí)性和完整性。2.服務(wù)優(yōu)先原則。檔案管理工作應(yīng)樹立服務(wù)意識(shí)，積極為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則。在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。（二）利用方式1.查閱利用。校內(nèi)各單位及個(gè)人因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校綜合檔案館辦理查閱手續(xù)。查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出館外。2.借閱利用。因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)校綜合檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。3.復(fù)制利用。根據(jù)利用者的需求，學(xué)校綜合檔案館可為其提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)學(xué)校綜合檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制件應(yīng)加蓋“中南大學(xué)檔案資料復(fù)制專用章”。（三）利用登記學(xué)校綜合檔案館應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、保持歷史聯(lián)系的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，成員包括綜合檔案館負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)專家。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.定期鑒定。學(xué)校綜合檔案館每[X]年對(duì)館藏檔案進(jìn)行一次全面鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見。2.專項(xiàng)鑒定。針對(duì)某些特定類型或重要時(shí)期形成的檔案，根據(jù)工作需要適時(shí)開展專項(xiàng)鑒定工作，確保檔案鑒定的針對(duì)性和有效性。（四）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定確需銷毀的檔案，由學(xué)校綜合檔案館編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的題名、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，報(bào)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由學(xué)校綜合檔案館工作人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施。監(jiān)銷人員應(yīng)對(duì)銷毀過程進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存。九、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)學(xué)校綜合檔案館應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔