行政物資庫存管理辦法一、總則（一）目的為加強公司行政物資庫存管理，規(guī)范行政物資的采購、存儲、使用及處置等行為，確保行政物資的安全、完整，提高物資使用效率，降低公司運營成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構行政物資的庫存管理。行政物資是指公司為開展日常行政管理工作所需的各類物資，包括辦公用品、辦公設備、勞保用品、低值易耗品等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司行政物資庫存管理工作實行統(tǒng)一領導、分級負責的原則。由公司行政部門負責統(tǒng)一規(guī)劃、組織、協(xié)調和監(jiān)督行政物資的庫存管理工作。2.合理儲備原則：根據(jù)公司實際需求和物資消耗規(guī)律，合理確定行政物資的儲備數(shù)量和品種，避免積壓浪費和短缺現(xiàn)象的發(fā)生。3.規(guī)范操作原則：嚴格按照相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，規(guī)范行政物資的采購、驗收、入庫、存儲、發(fā)放、盤點及處置等操作流程，確保各項工作有序進行。4.責任追究原則：對在行政物資庫存管理工作中存在違規(guī)行為或因工作失誤給公司造成損失的單位和個人，依法依規(guī)追究相應責任。二、管理職責（一）行政部門職責1.負責制定和完善公司行政物資庫存管理制度，并組織實施。2.負責編制公司年度行政物資采購計劃，經(jīng)審批后組織采購。3.負責行政物資的驗收、入庫、存儲、發(fā)放、盤點及處置等日常管理工作。4.定期對行政物資庫存情況進行統(tǒng)計分析，及時掌握物資庫存動態(tài)，為公司決策提供依據(jù)。5.協(xié)調解決行政物資庫存管理工作中出現(xiàn)的問題，對違規(guī)行為進行糾正和處理。（二）使用部門職責1.根據(jù)本部門實際工作需要，提出行政物資需求計劃，并報行政部門審核。2.負責本部門行政物資的領用、使用及保管工作，確保物資安全、合理使用。3.配合行政部門做好行政物資的盤點工作，及時反饋物資使用情況和存在的問題。（三）財務部門職責1.負責審核行政物資采購計劃和費用報銷，確保資金使用合規(guī)。2.協(xié)助行政部門做好行政物資的成本核算和賬務處理工作。3.對行政物資庫存管理情況進行監(jiān)督檢查，提出改進建議。三、采購管理（一）采購計劃編制1.各使用部門應于每年[具體時間]前，根據(jù)本部門下一年度工作任務和實際需求，編制行政物資需求計劃，詳細列出物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計使用時間等信息，并報行政部門審核。2.行政部門對各使用部門提交的需求計劃進行匯總、分析和審核，結合公司庫存情況和預算安排，編制公司年度行政物資采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。3.年度行政物資采購計劃經(jīng)公司分管領導審批后實施。因工作需要臨時增加的采購需求，由使用部門填寫《行政物資采購申請表》，經(jīng)部門負責人簽字確認后報行政部門審核，行政部門審核通過后報公司分管領導審批，審批通過后方可組織采購。（二）采購方式選擇1.公司行政物資采購應根據(jù)物資特點、采購金額、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式。采購方式主要包括招標采購、詢價采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。2.對于采購金額較大、技術復雜、市場競爭充分的行政物資，應采用招標采購方式。招標采購應按照國家有關法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標和定標等工作。3.對于采購金額較小、技術簡單、市場供應充足的行政物資，可采用詢價采購方式。詢價采購應向至少三家供應商發(fā)出詢價通知書，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價，行政部門根據(jù)報價情況進行比較，選擇報價合理、信譽良好的供應商成交。4.對于采購金額適中、技術有一定要求、市場競爭相對充分的行政物資，可采用競爭性談判采購方式。競爭性談判采購應邀請至少三家供應商參與談判，行政部門與供應商就采購物資的質量、價格、交貨期等條款進行談判，確定成交供應商。5.對于只能從唯一供應商處采購的行政物資，或者發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的，可采用單一來源采購方式。單一來源采購應按照公司相關規(guī)定，履行審批手續(xù)，并在采購文件中說明理由。（三）采購合同簽訂1.行政部門應根據(jù)采購審批結果，與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等條款，確保雙方權利和義務清晰明確。2.采購合同簽訂前，行政部門應將合同草案提交法律部門進行審核，確保合同符合法律法規(guī)要求。法律部門審核通過后，行政部門方可與供應商簽訂正式合同。3.采購合同簽訂后，行政部門應及時將合同副本送財務部門備案，作為付款和結算的依據(jù)。（四）采購驗收1.行政物資到貨后，行政部門應及時組織使用部門、質量檢驗部門等相關人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質量標準、外觀等是否符合采購合同要求。2.對于驗收合格的行政物資，驗收人員應在《行政物資驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)。對于驗收不合格的物資，行政部門應及時與供應商聯(lián)系，要求供應商更換或處理。如因供應商原因造成的損失，行政部門應按照采購合同約定追究供應商的責任。3.行政部門應建立行政物資驗收檔案，將驗收單、采購合同、質量檢驗報告等相關資料歸檔保存，以備查閱。四、庫存管理（一）入庫管理1.行政物資驗收合格后，倉庫管理人員應及時辦理入庫手續(xù)。入庫時，倉庫管理人員應根據(jù)驗收單核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，確保準確無誤。2.倉庫管理人員應按照物資類別、規(guī)格型號、存放地點等進行分類存放，并建立物資臺賬。物資臺賬應詳細記錄物資的入庫日期、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應商等信息，確保賬物相符。3.對于貴重物品、易燃易爆物品等特殊物資，應按照國家有關規(guī)定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。（二）存儲管理1.倉庫應保持整潔、干燥、通風良好，確保物資存儲環(huán)境符合要求。倉庫管理人員應定期對倉庫進行巡查，檢查物資的存儲狀況，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。2.物資應按照先進先出的原則進行發(fā)放，避免物資積壓過期。對于有保質期要求的物資，倉庫管理人員應定期檢查物資的保質期，對臨近保質期的物資及時進行標識和提醒。3.倉庫應配備必要的消防器材、安全設施等，確保物資存儲安全。倉庫管理人員應熟悉消防器材的使用方法，定期進行消防演練，提高應急處置能力。4.倉庫應建立物資盤點制度，定期對庫存物資進行盤點。盤點可分為月度盤點、季度盤點和年度盤點等。盤點時，倉庫管理人員應認真核對物資的賬物情況，填寫《行政物資盤點表》，對盤點結果進行詳細記錄。5.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的賬實不符情況，倉庫管理人員應及時查明原因，并編制《行政物資盤盈盤虧報告》，報行政部門審核。行政部門應根據(jù)盤盈盤虧報告進行調查處理，調整物資臺賬，確保賬物相符。（三）發(fā)放管理1.使用部門因工作需要領用行政物資時，應填寫《行政物資領用申請表》，經(jīng)部門負責人簽字確認后報行政部門審核。行政部門審核通過后，倉庫管理人員根據(jù)審批后的領用申請表發(fā)放物資，并在物資臺賬上進行記錄。2.倉庫管理人員應按照審批后的領用申請表發(fā)放物資，確保物資發(fā)放數(shù)量準確無誤。對于貴重物品、易燃易爆物品等特殊物資，領用人員應嚴格按照相關規(guī)定辦理領用手續(xù)，并在使用過程中妥善保管。3.行政部門應定期對各使用部門的物資領用情況進行統(tǒng)計分析，掌握物資使用動態(tài)，合理控制物資消耗。對于物資領用異常的部門，行政部門應及時進行調查了解，查明原因，并采取相應的措施進行處理。五、盤點管理（一）盤點計劃制定1.行政部門應于每年[具體時間]前，制定年度行政物資盤點計劃。盤點計劃應明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員、盤點方法等內(nèi)容。2.盤點范圍應包括公司總部及各分支機構的所有行政物資庫存。盤點時間應根據(jù)公司實際情況確定，一般應選擇在業(yè)務相對清淡的時期進行，以確保盤點工作的順利進行。3.盤點人員應包括行政部門人員、倉庫管理人員、使用部門人員等。盤點方法可采用實地盤點法、賬實核對法等。（二）盤點實施1.盤點人員應按照盤點計劃的要求，對行政物資進行逐一盤點。盤點過程中，應認真核對物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、存放地點等信息，確保賬物相符。2.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，盤點人員應及時記錄，并填寫《行政物資盤盈盤虧報告》。盤盈盤虧報告應詳細說明問題的原因、盤盈盤虧的數(shù)量及金額等情況。3.盤點結束后，盤點人員應將盤點結果匯總整理，編制《行政物資盤點表》。盤點表應經(jīng)盤點人員簽字確認后，報行政部門審核。（三）盤點結果處理1.行政部門應根據(jù)盤點結果，對盤盈盤虧情況進行調查分析，查明原因，并提出處理意見。對于因工作失誤、管理不善等原因造成的盤虧損失，應追究相關人員的責任。2.行政部門應根據(jù)處理意見，調整物資臺賬，確保賬物相符。對于盤盈的物資，應及時辦理入庫手續(xù)；對于盤虧的物資，應按照規(guī)定進行核銷處理。3.行政部門應將盤點結果及處理情況向公司領導匯報，為公司決策提供參考依據(jù)。同時，應將盤點相關資料歸檔保存，以備查閱。六、處置管理（一）處置范圍行政物資的處置是指對已不再使用、已損壞、已過期等無法繼續(xù)使用的行政物資進行的處理。處置范圍包括辦公用品、辦公設備、勞保用品、低值易耗品等。（二）處置方式1.報廢處理：對于已損壞、已過期、已無法修復或已無使用價值的行政物資，經(jīng)行政部門審核后，可進行報廢處理。報廢處理應按照國家有關規(guī)定和公司相關程序進行，填寫《行政物資報廢申請表》，經(jīng)審批后進行報廢處置。2.出售處理：對于仍有使用價值但公司不再需要的行政物資，經(jīng)行政部門審核后，可進行出售處理。出售處理應通過公開拍賣、招標等方式進行，確保處置價格合理、公正。出售所得款項應及時上繳公司財務部門。3.捐贈處理：對于符合國家有關規(guī)定和公司相關要求的行政物資，經(jīng)行政部門審核后，可進行捐贈處理。捐贈處理應選擇合法合規(guī)的受贈對象，并辦理相關手續(xù)。捐贈物資應進行登記造冊，記錄捐贈物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、受贈對象等信息。（三）處置程序1.使用部門發(fā)現(xiàn)行政物資需要處置時，應填寫《行政物資處置申請表》，詳細說明處置物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、處置原因等情況，并報行政部門審核。2.行政部門對使用部門提交的處置申請表進行審核，根據(jù)物資的實際情況，提出處置意見。對于報廢處理的物資，行政部門應組織相關人員進行鑒定，確認物資已無法繼續(xù)使用；對于出售處理的物資，行政部門應評估物資的市場價值，確定合理的處置價格；對于捐贈處理的物資，行政部門應選擇合適的受贈對象，并辦理相關手續(xù)。3.處置意見經(jīng)公司分管領導審批后實施。行政部門應按照審批后的處置意見，組織相關人員進行處置操作。對于報廢處理的物資，應及時進行清理銷毀；對于出售處理的物資，應按照規(guī)定進行公開拍賣、招標等操作；對于捐贈處理的物資，應及時辦理捐贈手續(xù)，并將捐贈物資交付受贈對象。4.行政部門應建立行政物資處置檔案，將處置申請表、審批文件、處置記錄等相關資料歸檔保存，以備查閱。七、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.行政物資庫存管理制度的執(zhí)行情況，包括采購、驗收、入庫、存儲、發(fā)放、盤點及處置等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范。2.行政物資的庫存數(shù)量、質量、存儲狀況等是否符合要求。3.行政物資的采購、使用是否合理，是否存在浪費現(xiàn)象。4.行政物資的賬務處理是否準確、及時，賬物是否相符。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：行政部門應定期對行政物資庫存管理情況進行檢查，檢查周期一般為每季度一次。檢查內(nèi)容包括物資庫存數(shù)量、質量、存儲狀況、賬務處理等方面。2.不定期抽查：公司財務部門、審計部門等應不定期對行政物資庫存管理情況進行抽查，檢查內(nèi)容包括物資采購、驗收、入庫、存儲、發(fā)放、盤點及處置等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范，物資使用是否合理等方面。3.專項檢查：針對行政物資庫存管理中存在的突出問題或薄弱環(huán)節(jié)，公司可組織專項檢查，深入查找問題原因，提出整改措施，確保行政物資庫存管理工作規(guī)范有序。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查人員應及時下達《