苗木出入庫管理辦法一、總則（一）目的為加強公司苗木出入庫管理，規(guī)范苗木出入庫流程，確保苗木數(shù)量準確、質(zhì)量合格、出入庫有序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有苗木的采購入庫、內(nèi)部調(diào)撥出庫、銷售出庫等相關業(yè)務活動。（三）基本原則1.準確性原則：確保苗木出入庫數(shù)量、品種、規(guī)格等信息準確無誤。2.及時性原則：及時辦理苗木出入庫手續(xù)，提高工作效率。3.安全性原則：保障苗木在出入庫過程中的安全，防止損壞、丟失等情況發(fā)生。4.責任明確原則：明確各部門及人員在苗木出入庫管理中的職責。二、管理職責（一）采購部門1.根據(jù)公司業(yè)務需求，負責苗木的采購計劃制定與實施。2.與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保采購苗木的品種、規(guī)格、質(zhì)量等符合要求。3.在苗木到貨前，及時通知倉儲部門做好收貨準備。（二）倉儲部門1.負責苗木的驗收、入庫、儲存、保管及出庫等工作。2.對入庫苗木進行嚴格檢驗，確保質(zhì)量合格，并做好相應記錄。3.按照規(guī)定的存儲條件和方式，妥善保管苗木，防止苗木受損變質(zhì)。4.根據(jù)審批后的出庫單，及時、準確地辦理苗木出庫手續(xù)。（三）銷售部門1.負責苗木的銷售業(yè)務，簽訂銷售合同。2.根據(jù)銷售合同，及時向倉儲部門提交苗木出庫申請。（四）質(zhì)量檢驗部門1.對采購入庫的苗木進行質(zhì)量檢驗，出具檢驗報告。2.對苗木質(zhì)量問題進行跟蹤處理，確保不符合質(zhì)量要求的苗木不流入下一環(huán)節(jié)。（五）財務部門1.負責審核苗木出入庫相關票據(jù)，確保財務數(shù)據(jù)準確。2.根據(jù)苗木出入庫情況，進行賬務處理，做好成本核算等工作。三、苗木采購入庫管理（一）采購計劃1.采購部門應根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展規(guī)劃、市場需求預測等，提前制定苗木采購計劃。采購計劃應明確苗木的品種、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等內(nèi)容。2.采購計劃需經(jīng)相關部門審核，報公司領導審批后實施。（二）供應商選擇1.采購部門應選擇具有良好信譽、資質(zhì)齊全、供應能力強的供應商。對新供應商進行考察評估，建立供應商檔案。2.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利義務，包括苗木品種、規(guī)格、質(zhì)量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款。（三）到貨通知1.采購部門在苗木到貨前，應提前通知倉儲部門到貨時間、品種、規(guī)格、數(shù)量等信息，以便倉儲部門做好收貨準備。2.通知應采用書面或電子文檔等形式，確保信息準確無誤，并留存記錄。（四）驗收1.倉儲部門在收到苗木到貨通知后，應組織質(zhì)量檢驗部門及相關人員進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括苗木的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等。質(zhì)量檢驗部門按照相關標準對苗木進行抽檢或全檢，出具檢驗報告。3.如發(fā)現(xiàn)苗木品種不符、規(guī)格偏差、質(zhì)量不合格等問題，應及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決。對不合格苗木，按照合同約定處理，如退貨、換貨等。（五）入庫1.驗收合格的苗木，倉儲部門應及時辦理入庫手續(xù)。入庫單應詳細記錄苗木的品種、規(guī)格、數(shù)量、供應商名稱、入庫時間等信息。2.入庫單需經(jīng)驗收人員、倉儲管理人員簽字確認。財務部門根據(jù)入庫單及相關發(fā)票進行賬務處理。3.苗木應按照品種、規(guī)格、批次等分類存放，做好標識，便于識別和管理。四、苗木內(nèi)部調(diào)撥出庫管理（一）調(diào)撥申請1.公司內(nèi)部各部門因業(yè)務需要，如需調(diào)用苗木，應填寫苗木內(nèi)部調(diào)撥申請單。申請單應注明苗木品種、規(guī)格、數(shù)量、調(diào)入部門、調(diào)出部門、調(diào)撥原因等信息。2.調(diào)撥申請單需經(jīng)調(diào)入部門和調(diào)出部門負責人簽字確認，報公司領導審批。（二）審批公司領導根據(jù)業(yè)務情況對調(diào)撥申請進行審批。審批通過后，將調(diào)撥申請單交倉儲部門辦理調(diào)撥手續(xù)。（三）出庫1.倉儲部門根據(jù)審批后的調(diào)撥申請單，核對苗木信息，辦理出庫手續(xù)。出庫單應與調(diào)撥申請單信息一致，并經(jīng)調(diào)出部門和調(diào)入部門相關人員簽字確認。2.倉儲管理人員按照調(diào)撥單要求，組織人員進行苗木裝車、運輸?shù)裙ぷ鳎_保苗木在運輸過程中的安全。3.財務部門根據(jù)出庫單進行賬務處理，調(diào)整相關部門的苗木庫存。五、苗木銷售出庫管理（一）銷售合同簽訂銷售部門與客戶簽訂苗木銷售合同，明確銷售苗木的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款。（二）出庫申請銷售部門根據(jù)銷售合同，在苗木發(fā)貨前，填寫苗木銷售出庫申請單。申請單應注明合同編號、苗木品種、規(guī)格、數(shù)量、客戶名稱、交貨時間、交貨地點等信息。出庫申請單需經(jīng)銷售部門負責人簽字確認，報公司領導審批。（三）審批公司領導對銷售出庫申請進行審批。審批通過后，將申請單交倉儲部門辦理出庫手續(xù)。（四）出庫1.倉儲部門根據(jù)審批后的銷售出庫申請單，核對苗木信息，辦理出庫手續(xù)。出庫單應與銷售合同及出庫申請單信息一致，并經(jīng)銷售部門和倉儲部門相關人員簽字確認。2.倉儲管理人員按照出庫單要求，組織人員進行苗木裝車、運輸?shù)裙ぷ?，確保苗木在運輸過程中的安全。同時，負責提供苗木的相關質(zhì)量證明文件等資料。3.銷售部門負責與客戶溝通協(xié)調(diào)，確保苗木按時、準確交付。財務部門根據(jù)銷售出庫情況，確認銷售收入，進行賬務處理。六、苗木庫存管理（一）庫存盤點1.倉儲部門應定期對苗木庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.盤點前，倉儲管理人員應做好各項準備工作，包括整理庫存賬目、核對苗木標識等。盤點過程中，應如實記錄盤點結(jié)果，填寫庫存盤點表。3.盤點結(jié)束后，倉儲部門應編制盤點報告，對盤點結(jié)果進行分析總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬實不符情況，應及時查明原因，進行賬務調(diào)整，并追究相關人員責任。（二）庫存養(yǎng)護1.倉儲部門應根據(jù)苗木的特性，采取相應的庫存養(yǎng)護措施，確保苗木質(zhì)量。如定期澆水、施肥、修剪、防治病蟲害等。2.對易受自然災害影響的苗木，應提前做好防范措施，如搭建防護設施、儲備應急物資等。3.加強庫存區(qū)域的安全管理，設置防火、防盜、防潮等設施，確保苗木存儲安全。（三）庫存預警1.倉儲部門應建立苗木庫存預警機制，根據(jù)苗木的采購周期、銷售情況、庫存數(shù)量等因素，設定合理的庫存預警指標。2.當庫存數(shù)量接近或低于預警指標時，倉儲部門應及時通知采購部門，以便及時補充庫存。當庫存數(shù)量高于預警指標時，應分析原因，采取相應措施，如調(diào)整采購計劃、加大銷售力度等。七、苗木出入庫相關記錄與檔案管理（一）記錄管理1.建立健全苗木出入庫相關記錄，包括采購合同、入庫單、出庫單、檢驗報告、庫存盤點表等。記錄應真實、準確、完整，不得隨意涂改。2.記錄應妥善保管，保存期限按照相關法律法規(guī)及公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，采購合同、入庫單、出庫單等記錄保存期限不少于[X]年。（二）檔案管理1.對苗木出入庫管理過程中形成的各類文件、資料等進行分類整理，建立檔案。檔案內(nèi)容包括采購計劃、供應商檔案、質(zhì)量檢驗報告、銷售合同、出入庫申請單及審批文件等。2.檔案管理人員應定期對檔案進行整理、歸檔，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。檔案查閱應履行相應的審批手續(xù)，查閱后及時歸還，并做好查閱記錄。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門或相關管理部門應定期對苗木出入庫管理情況進行監(jiān)督檢查，確保各項管理規(guī)定得到有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購入庫流程、庫存管理、出庫手續(xù)辦理、記錄與檔案管理等方面。對發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核1.建立苗木出入庫管理考核制度，對各部門及相關人員在苗木出入庫管理工作中的表現(xiàn)進行考核評價。2.