采購(gòu)申請(qǐng)單與審批流程標(biāo)準(zhǔn)模板一、引言為規(guī)范企業(yè)采購(gòu)行為，明確采購(gòu)申請(qǐng)與審批的責(zé)任分工，提高采購(gòu)效率，控制采購(gòu)成本，保證采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性，特制定本標(biāo)準(zhǔn)模板。本模板適用于企業(yè)各類采購(gòu)業(yè)務(wù)，涵蓋日常辦公物資、生產(chǎn)原材料、固定資產(chǎn)、服務(wù)采購(gòu)等場(chǎng)景，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理的透明化、規(guī)范化。二、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景（一）適用范圍本模板適用于企業(yè)各部門（包括但不限于行政部、生產(chǎn)部、市場(chǎng)部、研發(fā)部等）的所有采購(gòu)需求申請(qǐng)，涵蓋采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)的常規(guī)采購(gòu)、臨時(shí)追加采購(gòu)及緊急采購(gòu)。（二）常見業(yè)務(wù)場(chǎng)景日常辦公物資采購(gòu)：如文具、耗材、辦公設(shè)備配件等，需按月度/季度采購(gòu)計(jì)劃發(fā)起申請(qǐng)。生產(chǎn)原材料采購(gòu)：如生產(chǎn)所需原材料、輔料、包裝材料等，需結(jié)合生產(chǎn)訂單及庫(kù)存情況發(fā)起申請(qǐng)。固定資產(chǎn)采購(gòu)：如電腦、打印機(jī)、生產(chǎn)設(shè)備等，需填寫詳細(xì)規(guī)格參數(shù)及技術(shù)要求，并附資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告（如需）。服務(wù)類采購(gòu)：如咨詢、維修、外包服務(wù)等，需明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。緊急采購(gòu)：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、生產(chǎn)急需）需立即采購(gòu)的物資，需在申請(qǐng)單中注明“緊急”原因，并啟動(dòng)簡(jiǎn)化審批流程。三、采購(gòu)申請(qǐng)全流程操作指南（一）第一步：采購(gòu)需求發(fā)起操作主體：各部門申請(qǐng)人（如部門專員、需求經(jīng)辦人）操作內(nèi)容：明確采購(gòu)需求：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，確定采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途及到貨日期等核心信息。填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》：按本模板第五部分要求填寫完整內(nèi)容，保證信息準(zhǔn)確無(wú)誤（如規(guī)格型號(hào)需詳細(xì)描述，避免模糊表述）。準(zhǔn)備附件：根據(jù)采購(gòu)類型補(bǔ)充必要附件，如：固定資產(chǎn)采購(gòu)：資產(chǎn)評(píng)估表、技術(shù)參數(shù)說(shuō)明書；大額采購(gòu)（≥5萬(wàn)元）：至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)單（或比價(jià)記錄）；服務(wù)類采購(gòu)：服務(wù)方案書、資質(zhì)文件（如供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證）。輸出成果：完整的《采購(gòu)申請(qǐng)單》及附件材料。（二）第二步：部門負(fù)責(zé)人審核操作主體：申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人（如*部門主管）審核要點(diǎn)：需求合理性：審核采購(gòu)需求是否符合部門工作計(jì)劃及業(yè)務(wù)實(shí)際需要，是否存在重復(fù)采購(gòu)或可替代方案。預(yù)算匹配性：核對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目是否在部門年度/月度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算采購(gòu)需說(shuō)明原因并附預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。信息完整性：檢查申請(qǐng)單及附件是否填寫完整、規(guī)范，附件是否齊全。操作結(jié)果：審核通過(guò)：在申請(qǐng)單“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)。審核不通過(guò)：注明駁回理由（如“需求不明確”“超預(yù)算無(wú)說(shuō)明”），退回申請(qǐng)人修改后重新提交。（三）第三步：采購(gòu)部門復(fù)核操作主體：采購(gòu)部專員（如*采購(gòu)主管）復(fù)核要點(diǎn)：采購(gòu)可行性：審核采購(gòu)項(xiàng)目是否符合企業(yè)采購(gòu)政策，是否屬于集中采購(gòu)目錄范圍（如企業(yè)有集中采購(gòu)規(guī)定）。規(guī)格參數(shù)準(zhǔn)確性：核查技術(shù)參數(shù)是否明確，是否存在定制化需求，是否需要組織技術(shù)部門共同評(píng)審。供應(yīng)商合規(guī)性：對(duì)附件中的供應(yīng)商報(bào)價(jià)單進(jìn)行初步審核，保證供應(yīng)商資質(zhì)齊全（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)認(rèn)證），避免關(guān)聯(lián)方交易（如需回避）。緊急采購(gòu)特殊處理：針對(duì)“緊急”采購(gòu)，優(yōu)先協(xié)調(diào)資源，同步啟動(dòng)供應(yīng)商尋源流程，保證24小時(shí)內(nèi)完成初步詢價(jià)。操作結(jié)果：復(fù)核通過(guò)：在申請(qǐng)單“采購(gòu)部門意見”欄簽字，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門。復(fù)核不通過(guò)：注明問(wèn)題（如“供應(yīng)商資質(zhì)不全”“參數(shù)需明確”），退回申請(qǐng)人補(bǔ)充材料或重新詢價(jià)。（四）第四步：財(cái)務(wù)部門預(yù)算審核操作主體：財(cái)務(wù)部專員（如*財(cái)務(wù)經(jīng)理）審核要點(diǎn)：預(yù)算余額：核對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目金額是否在部門剩余預(yù)算額度內(nèi)，跨部門采購(gòu)需確認(rèn)預(yù)算歸屬。成本合理性：審核預(yù)估單價(jià)是否合理，參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)格、市場(chǎng)行情，避免虛高報(bào)價(jià)。付款方式：確認(rèn)付款條款是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例、結(jié)算周期）。操作結(jié)果：預(yù)算充足且價(jià)格合理：在申請(qǐng)單“財(cái)務(wù)部門審核”欄簽字，流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)。預(yù)算不足：反饋至申請(qǐng)人及部門負(fù)責(zé)人，協(xié)調(diào)預(yù)算調(diào)整或降低采購(gòu)需求。價(jià)格異常：要求采購(gòu)部門補(bǔ)充比價(jià)說(shuō)明或重新詢價(jià)。（五）第五步：分管領(lǐng)導(dǎo)審批操作主體：分管該部門的副總經(jīng)理/總監(jiān)（如*分管副總）審批要點(diǎn)：采購(gòu)必要性：結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略及部門重點(diǎn)工作，審核采購(gòu)項(xiàng)目對(duì)業(yè)務(wù)開展的支撐作用。金額權(quán)限：根據(jù)企業(yè)授權(quán)制度，審批權(quán)限內(nèi)的采購(gòu)申請(qǐng)（如5萬(wàn)元以下由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，5萬(wàn)元以上需提交總經(jīng)理）。資源協(xié)調(diào)：對(duì)跨部門采購(gòu)或涉及重要資源的采購(gòu)，協(xié)調(diào)相關(guān)部門配合執(zhí)行。操作結(jié)果：審批通過(guò)：在申請(qǐng)單“分管領(lǐng)導(dǎo)審批”欄簽字，根據(jù)金額權(quán)限流轉(zhuǎn)至下一級(jí)或至采購(gòu)部門執(zhí)行。審批不通過(guò)：注明理由（如“暫非必要優(yōu)先級(jí)”“與年度計(jì)劃不符”），退回申請(qǐng)人。（六）第六步：總經(jīng)理審批（超權(quán)限項(xiàng)目）操作主體：企業(yè)總經(jīng)理（如*總經(jīng)理）審批范圍：?jiǎn)未尾少?gòu)金額≥5萬(wàn)元（或企業(yè)規(guī)定的超權(quán)限金額）、重大固定資產(chǎn)采購(gòu)、戰(zhàn)略供應(yīng)商合作等。審批要點(diǎn)：投資回報(bào)：對(duì)固定資產(chǎn)、長(zhǎng)期服務(wù)等采購(gòu)項(xiàng)目，評(píng)估投入產(chǎn)出比及長(zhǎng)期效益。風(fēng)險(xiǎn)控制：審核采購(gòu)流程合規(guī)性、供應(yīng)商選擇風(fēng)險(xiǎn)等。操作結(jié)果：審批通過(guò)：在申請(qǐng)單“總經(jīng)理審批”欄簽字，確認(rèn)采購(gòu)執(zhí)行。審批不通過(guò)：退回申請(qǐng)人并說(shuō)明調(diào)整方向。（七）第七步：采購(gòu)執(zhí)行與歸檔操作主體：采購(gòu)部操作內(nèi)容：供應(yīng)商確定：根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)單，通過(guò)招標(biāo)、詢比價(jià)、定向采購(gòu)等方式確定供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同（如金額≥2萬(wàn)元）。訂單下達(dá)：向供應(yīng)商下達(dá)正式采購(gòu)訂單，明確交貨時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及違約條款。到貨驗(yàn)收：組織申請(qǐng)人、使用部門共同到貨驗(yàn)收，填寫《采購(gòu)驗(yàn)收單》，保證數(shù)量、質(zhì)量符合要求。付款結(jié)算：憑采購(gòu)申請(qǐng)單、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等財(cái)務(wù)憑證，辦理付款手續(xù)。資料歸檔：將采購(gòu)申請(qǐng)單、審批記錄、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料整理存檔，保存期限≥3年（固定資產(chǎn)類保存≥5年）。四、采購(gòu)申請(qǐng)單模板及填寫規(guī)范（一）采購(gòu)申請(qǐng)單模板采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)單號(hào)：_________日期：____年__月__日申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系電話采購(gòu)類型預(yù)算科目預(yù)算金額到貨日期____年__月__日前用途說(shuō)明序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容123合計(jì)金額（大寫）________________元整（小寫）￥_________附件清單□報(bào)價(jià)單（____份）□技術(shù)參數(shù)□合同草案□驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)□其他：_________審批流程部門負(fù)責(zé)人：_________日期：______采購(gòu)部門：_________日期：______財(cái)務(wù)部門：_________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)：_________日期：______總經(jīng)理：_________日期：______驗(yàn)收確認(rèn)驗(yàn)收人：_________日期：______驗(yàn)收結(jié)果：□合格□不合格（說(shuō)明：_________________）（二）填寫規(guī)范說(shuō)明申請(qǐng)單號(hào)：按“年份+部門代碼+流水號(hào)”編制（如2024-XY-001，XY為行政部拼音首字母），由采購(gòu)部統(tǒng)一分配。規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容：需詳細(xì)、具體，避免“一批”“若干”等模糊表述，如“筆記本電腦：CPUi5、16G內(nèi)存、512G固態(tài)硬盤、15.6英寸屏”。預(yù)估單價(jià)/總價(jià)：需包含運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)、安裝費(fèi)等所有相關(guān)費(fèi)用，大額采購(gòu)（≥1萬(wàn)元）需附單價(jià)構(gòu)成說(shuō)明。用途說(shuō)明：簡(jiǎn)述采購(gòu)物品/服務(wù)的具體使用場(chǎng)景（如“用于市場(chǎng)部2024年Q3展會(huì)物料制作”）。審批流程：需按順序逐級(jí)簽字，不得越級(jí)審批；緊急采購(gòu)可先口頭溝通，24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)簽書面審批。五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見問(wèn)題指引（一）關(guān)鍵注意事項(xiàng)預(yù)算優(yōu)先原則：無(wú)預(yù)算或超預(yù)算采購(gòu)需提前提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可發(fā)起采購(gòu)。緊急處理規(guī)范：緊急采購(gòu)需在申請(qǐng)單備注欄詳細(xì)說(shuō)明緊急原因（如“生產(chǎn)設(shè)備突發(fā)故障，需48小時(shí)內(nèi)更換配件”），并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)口頭確認(rèn)，同步啟動(dòng)審批流程。信息真實(shí)性：申請(qǐng)人需對(duì)申請(qǐng)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，虛報(bào)、瞞報(bào)采購(gòu)需求將按企業(yè)規(guī)定追責(zé)。供應(yīng)商合規(guī)：采購(gòu)部門需優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商，名錄外供應(yīng)商需進(jìn)行資質(zhì)審查（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)、信用記錄等）。資料完整性：采購(gòu)執(zhí)行后，需及時(shí)將驗(yàn)收單、發(fā)票等資料交財(cái)務(wù)部，保證付款流程順暢。（二）常見問(wèn)題指引Q：審批過(guò)程中被駁回，如何處理？A：仔細(xì)查看駁回理由，補(bǔ)充完善申請(qǐng)信息或材料后，按原流程重新提交，必要時(shí)與駁回部門溝通確認(rèn)。Q：采購(gòu)物品規(guī)格參數(shù)不明確，如何填寫？A：咨詢使用部門或技術(shù)部門，獲取詳細(xì)參數(shù)要求；或參考?xì)v史采購(gòu)記錄、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)填寫，并在備注欄注明“待技術(shù)部門最終確認(rèn)”。Q：緊急采購(gòu)如何縮短審批時(shí)間？A：發(fā)起申請(qǐng)時(shí)同步電話通知各部門審批人，說(shuō)明緊急情況；審批人需在2小時(shí)內(nèi)完成審批，保證采購(gòu)及時(shí)執(zhí)行。Q：采購(gòu)物品到貨后不合