采購代理庫管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購代理庫的管理，規(guī)范采購代理行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司采購代理庫內(nèi)所有采購代理機(jī)構(gòu)的管理，包括但不限于貨物采購、工程采購和服務(wù)采購等各類采購項(xiàng)目。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：采購代理活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合法合規(guī)。2.公平公正原則：對采購代理庫內(nèi)所有機(jī)構(gòu)一視同仁，公平對待，保證采購過程和結(jié)果的公正性。3.擇優(yōu)選用原則：通過科學(xué)合理的評價(jià)機(jī)制，選擇優(yōu)質(zhì)、專業(yè)、信譽(yù)良好的采購代理機(jī)構(gòu)。4.動態(tài)管理原則：對采購代理庫進(jìn)行動態(tài)調(diào)整和管理，激勵(lì)代理機(jī)構(gòu)不斷提高服務(wù)質(zhì)量。二、采購代理庫的建立（一）入庫條件1.具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力，依法設(shè)立并取得營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)證照。2.具有良好的商業(yè)信譽(yù)，近三年內(nèi)無重大違法違規(guī)記錄。3.具備與采購代理業(yè)務(wù)相適應(yīng)的專業(yè)人員隊(duì)伍，包括采購師、造價(jià)師、律師等。4.具有完善的內(nèi)部管理制度，包括質(zhì)量控制、財(cái)務(wù)管理、檔案管理等制度。5.具備一定的業(yè)績，近三年內(nèi)承擔(dān)過類似規(guī)模和性質(zhì)的采購代理項(xiàng)目。6.法律、法規(guī)規(guī)定的其他條件。（二）入庫程序1.發(fā)布公告：公司通過官方網(wǎng)站、媒體等渠道發(fā)布采購代理庫入庫公告，明確入庫條件、申請材料、申請時(shí)間等要求。2.申請受理：符合條件的采購代理機(jī)構(gòu)向公司提交入庫申請材料，包括營業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書、業(yè)績證明、人員情況等相關(guān)資料。3.資格審查：公司對申請材料進(jìn)行初審，必要時(shí)進(jìn)行實(shí)地考察，核實(shí)申請機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，確定符合入庫條件的機(jī)構(gòu)名單。4.入庫公示：對通過資格審查的機(jī)構(gòu)名單進(jìn)行公示，公示期不少于[X]個(gè)工作日。公示無異議后，正式納入采購代理庫。三、采購代理機(jī)構(gòu)的選擇（一）項(xiàng)目需求分析采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)、規(guī)模、預(yù)算等要求，進(jìn)行詳細(xì)的需求分析，確定采購代理的具體要求和標(biāo)準(zhǔn)。（二）代理機(jī)構(gòu)推薦采購部門從采購代理庫中推薦符合項(xiàng)目需求的代理機(jī)構(gòu)，推薦數(shù)量一般不超過[X]家。（三）項(xiàng)目評審1.組建評審小組：評審小組由公司內(nèi)部相關(guān)部門人員、專家等組成，人數(shù)不少于[X]人。2.評審內(nèi)容：評審小組對推薦的代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行綜合評審，評審內(nèi)容包括代理機(jī)構(gòu)的資質(zhì)、業(yè)績、人員配備、服務(wù)方案、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、信譽(yù)等方面。3.評審方式：評審方式可采用會議評審、書面評審等方式，評審小組根據(jù)評審情況進(jìn)行打分或評價(jià)，確定中選代理機(jī)構(gòu)。（四）結(jié)果確定與通知1.結(jié)果確定：采購部門根據(jù)評審小組的評審結(jié)果，確定最終中選的采購代理機(jī)構(gòu)，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.結(jié)果通知：采購部門向中選代理機(jī)構(gòu)發(fā)出中標(biāo)通知書，同時(shí)通知未中選的代理機(jī)構(gòu)。四、采購代理機(jī)構(gòu)的職責(zé)（一）項(xiàng)目前期準(zhǔn)備1.協(xié)助采購部門編制采購文件，包括采購需求、技術(shù)規(guī)格、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.對采購項(xiàng)目進(jìn)行市場調(diào)研，了解同類產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)格、質(zhì)量等情況，為采購決策提供參考。3.發(fā)布采購公告，邀請潛在供應(yīng)商參與采購項(xiàng)目。（二）采購文件發(fā)售與答疑1.負(fù)責(zé)采購文件的發(fā)售工作，向潛在供應(yīng)商提供采購文件，并收取相應(yīng)費(fèi)用。2.解答潛在供應(yīng)商對采購文件的疑問，對采購文件進(jìn)行必要的澄清和修改。（三）開標(biāo)與評標(biāo)組織1.按照采購文件規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)組織開標(biāo)會議，確保開標(biāo)過程的公開、公正、公平。2.組建評標(biāo)委員會，協(xié)助評標(biāo)委員會開展評標(biāo)工作，提供必要的技術(shù)支持和服務(wù)。3.記錄開標(biāo)和評標(biāo)過程，整理相關(guān)資料，形成開標(biāo)記錄和評標(biāo)報(bào)告。（四）合同簽訂與執(zhí)行監(jiān)督1.協(xié)助采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同，確保合同條款符合采購文件要求和法律法規(guī)規(guī)定。2.對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（五）項(xiàng)目驗(yàn)收協(xié)助1.協(xié)助采購部門組織項(xiàng)目驗(yàn)收工作，提供驗(yàn)收所需的相關(guān)資料和文件。2.對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行記錄和整理，協(xié)助采購部門督促供應(yīng)商進(jìn)行整改。（六）檔案管理1.負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照公司檔案管理規(guī)定，定期對采購項(xiàng)目檔案進(jìn)行清理和銷毀。五、采購代理機(jī)構(gòu)的管理與監(jiān)督（一）日常管理1.采購部門定期對采購代理機(jī)構(gòu)的工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，了解代理機(jī)構(gòu)的工作進(jìn)展情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期向采購部門報(bào)送工作進(jìn)展情況報(bào)告，包括項(xiàng)目進(jìn)度、存在問題及解決方案等內(nèi)容。（二）業(yè)績考核1.建立采購代理機(jī)構(gòu)業(yè)績考核制度，對代理機(jī)構(gòu)的工作質(zhì)量、效率、服務(wù)水平等方面進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核指標(biāo)包括采購項(xiàng)目完成情況、采購質(zhì)量、采購成本控制、供應(yīng)商滿意度等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的代理機(jī)構(gòu)給予表彰和獎勵(lì)，對表現(xiàn)不佳的代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行警告、暫停合作或清退出庫等處理。（三）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)、監(jiān)察等部門定期對采購代理項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查采購程序的合規(guī)性、采購文件的編制與執(zhí)行情況、評標(biāo)過程的公正性等方面。2.接受供應(yīng)商和社會公眾的監(jiān)督，對投訴舉報(bào)事項(xiàng)進(jìn)行及時(shí)調(diào)查處理。六、費(fèi)用支付與結(jié)算（一）收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)采購代理機(jī)構(gòu)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國家相關(guān)規(guī)定和市場行情，由采購部門與代理機(jī)構(gòu)在采購委托合同中明確約定。（二）費(fèi)用支付方式1.采購代理費(fèi)用一般按照采購項(xiàng)目進(jìn)度分階段支付，具體支付比例和時(shí)間在采購委托合同中約定。2.采購部門根據(jù)代理機(jī)構(gòu)提交的工作成果和發(fā)票等資料，審核無誤后按照合同約定支付費(fèi)用。（三）結(jié)算流程1.代理機(jī)構(gòu)完成采購項(xiàng)目相應(yīng)階段工作后，向采購部門提交費(fèi)用支付申請，包括工作成果報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料。2.采購部門對費(fèi)用支付申請進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果辦理費(fèi)用支付手續(xù)。七、違約責(zé)任（一）采購代理機(jī)構(gòu)違約責(zé)任1.采購代理機(jī)構(gòu)未按照采購文件要求和采購合同約定履行職責(zé)，導(dǎo)致采購項(xiàng)目出現(xiàn)問題的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。2.違約責(zé)任包括但不限于賠償公司經(jīng)濟(jì)損失、重新組織采購、解除采購委托合同等。3.如因采購代理機(jī)構(gòu)的過錯(cuò)給供應(yīng)商造成損失的，采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)承擔(dān)連帶賠償責(zé)任。（二）公司違約責(zé)任公司未按照采購委托合同約定支付采購代理費(fèi)用的，應(yīng)按照合同約定承擔(dān)違約責(zé)任，支付