行政公文歸檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織行政公文的歸檔管理，確保公文的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于公文的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門形成的行政公文的歸檔管理。（三）定義1.行政公文：是指本公司/組織在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、紀(jì)要等。2.歸檔：是指各部門將辦理完畢、具有保存價(jià)值的行政公文，按照有關(guān)規(guī)定定期向本公司/組織檔案管理部門移交的過程。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善行政公文歸檔管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)各部門的公文歸檔工作，對(duì)歸檔文件的質(zhì)量進(jìn)行檢查和監(jiān)督。負(fù)責(zé)行政公文的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。定期對(duì)行政公文進(jìn)行清理，對(duì)已失去保存價(jià)值的公文，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門行政公文的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交。配備專人負(fù)責(zé)公文的管理工作，確保公文的及時(shí)收集、整理和歸檔。協(xié)助檔案管理部門做好公文的查閱和利用工作。二、公文歸檔范圍（一）上級(jí)機(jī)關(guān)文件1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的決定、命令、指示、通知、通報(bào)等文件。2.上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本公司/組織工作的批復(fù)、批示、意見等文件。（二）本公司/組織文件1.本公司/組織頒發(fā)的決定、決議、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件。2.本公司/組織召開的重要會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。3.本公司/組織制定的規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等文件。4.本公司/組織與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等文件。5.本公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件。（三）平行機(jī)關(guān)文件平行機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司/組織有關(guān)的函、通知、通報(bào)等文件。（四）下級(jí)機(jī)關(guān)文件1.下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件。2.下級(jí)機(jī)關(guān)工作中形成的重要文件，對(duì)本公司/組織工作有參考價(jià)值的，應(yīng)予以歸檔。三、公文歸檔要求（一）文件材料齊全完整各部門應(yīng)確保歸檔的公文材料齊全完整，能夠準(zhǔn)確反映本公司/組織的工作活動(dòng)和歷史面貌。（二）文件格式規(guī)范歸檔的公文應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)公文格式的規(guī)定，紙張大小、字體、排版等應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一。（三）簽署手續(xù)完備公文上的領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章等簽署手續(xù)應(yīng)完備，確保公文的有效性。（四）字跡清晰耐久歸檔的公文應(yīng)字跡清晰，不易褪色，便于長(zhǎng)期保存和查閱。（五）整理規(guī)范有序歸檔的公文應(yīng)按照一定的分類方法進(jìn)行整理，編目編號(hào)，排列有序，便于查找和利用。四、公文歸檔時(shí)間（一）一般公文一般公文應(yīng)在辦理完畢后的次年上半年向檔案管理部門移交歸檔。（二）重要公文重要公文應(yīng)隨時(shí)辦理完畢隨時(shí)歸檔。（三）會(huì)議文件會(huì)議文件應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。五、公文歸檔程序（一）收集1.各部門的公文管理人員應(yīng)及時(shí)收集本部門辦理完畢的公文，確保公文不遺漏。2.對(duì)收集到的公文進(jìn)行初步整理，檢查公文的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（二）整理1.按照公文的種類、年度、保管期限等進(jìn)行分類。2.對(duì)每份公文進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫公文歸檔目錄。3.對(duì)公文進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保公文的整齊美觀。（三）移交1.各部門將整理好的公文按照規(guī)定的時(shí)間向檔案管理部門移交，并填寫公文移交清單。2.檔案管理部門對(duì)移交的公文進(jìn)行核對(duì)，檢查公文的數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。（四）驗(yàn)收1.檔案管理部門對(duì)移交的公文進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的公文，應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行整改。2.驗(yàn)收合格的公文，應(yīng)辦理簽收手續(xù)，正式歸檔保存。六、公文保管期限（一）永久保管1.本公司/組織制定的規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等重要文件。2.本公司/組織的歷史沿革、大事記、組織簡(jiǎn)則等文件。3.本公司/組織與其他單位簽訂的重要合同、協(xié)議等文件。4.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的對(duì)本公司/組織有重大指導(dǎo)意義的文件。（二）定期保管1.30年保管本公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件。本公司/組織召開的一般性會(huì)議文件。本公司/組織與其他單位簽訂的一般性合同、協(xié)議等文件。下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件。2.10年保管本公司/組織的一般性文件。平行機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司/組織有關(guān)的一般性文件。下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的一般性文件。七、公文查閱利用（一）查閱范圍本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱本公司/組織歸檔的行政公文。（二）查閱手續(xù)1.查閱人應(yīng)填寫公文查閱申請(qǐng)表，注明查閱的公文名稱、文號(hào)、查閱目的等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人提供相應(yīng)的公文，并辦理查閱登記手續(xù)。（三）查閱要求1.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱公文，不得將公文帶出檔案管理部門。2.查閱人應(yīng)愛護(hù)公文，不得在公文上涂改、圈劃、批注等。3.查閱人如需復(fù)印、摘錄公文，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用反饋檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)公文的查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解公文的利用需求和利用效果，及時(shí)調(diào)整公文的保管和利用策略。八、公文保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全公文保密制度，加強(qiáng)對(duì)公文的保密管理。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的公文，應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行保管和利用。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露公文的內(nèi)容。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)公文保管場(chǎng)所的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，確保公文的安全。2.定期對(duì)公文進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保公文的完整性和安全性。3.對(duì)因自然災(zāi)害、突發(fā)事件等原因可能影響公文安全的情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行防范和處理。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)行政公文歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門的公文歸檔工作進(jìn)行日常檢查和指導(dǎo)。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.公文歸檔制度的執(zhí)行情況。2.公文歸檔范圍的確定情況。3.公文歸檔時(shí)間的遵守情況。4.公文歸檔程序的執(zhí)行情況。5.公文保管期限的劃分情況。6.公文查閱利用的管理情況。7.公文保密與安全的管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年定期對(duì)各部門的公文歸檔管理工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各部門的公文歸檔管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)公文歸檔管理工作中存在的突出問題，進(jìn)行專項(xiàng)檢查。（四）問題處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)