業(yè)務(wù)合同領(lǐng)用管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)合同領(lǐng)用管理，規(guī)范合同領(lǐng)用流程，確保合同的安全、有效使用，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中領(lǐng)用合同的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同領(lǐng)用管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.規(guī)范有序原則：明確合同領(lǐng)用流程，確保各環(huán)節(jié)操作規(guī)范、有序進(jìn)行。3.責(zé)任明確原則：明確合同領(lǐng)用各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保責(zé)任落實(shí)到人。4.安全保密原則：保障合同的安全，防止合同信息泄露。二、合同的分類(lèi)與編號(hào)（一）合同分類(lèi)1.根據(jù)業(yè)務(wù)類(lèi)型，合同分為銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、租賃合同、服務(wù)合同等。2.根據(jù)合同期限，合同分為長(zhǎng)期合同、短期合同。（二）合同編號(hào)1.合同編號(hào)由公司統(tǒng)一編制，編號(hào)規(guī)則應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)應(yīng)包含合同類(lèi)別、年份、序號(hào)等信息，例如：XSHT2023001，其中“XSHT”表示銷(xiāo)售合同，“2023”表示年份，“001”表示該年份銷(xiāo)售合同的序號(hào)。三、合同領(lǐng)用流程（一）領(lǐng)用申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)部門(mén)員工因工作需要領(lǐng)用合同，應(yīng)填寫(xiě)《合同領(lǐng)用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明領(lǐng)用合同的類(lèi)別、數(shù)量、用途等信息。2.《合同領(lǐng)用申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)領(lǐng)用合同的必要性和合理性。（二）審批1.《合同領(lǐng)用申請(qǐng)表》提交至合同管理部門(mén)，合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)合同庫(kù)存情況及業(yè)務(wù)需求進(jìn)行審批。2.如領(lǐng)用合同數(shù)量較大或涉及重要業(yè)務(wù)，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）領(lǐng)用登記1.經(jīng)審批通過(guò)后，合同管理部門(mén)按照《合同領(lǐng)用申請(qǐng)表》的內(nèi)容進(jìn)行合同領(lǐng)用登記。2.登記內(nèi)容包括領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人姓名、部門(mén)、合同類(lèi)別、數(shù)量、編號(hào)等信息。（四）合同發(fā)放1.合同管理部門(mén)根據(jù)領(lǐng)用登記情況，向領(lǐng)用人發(fā)放合同。2.領(lǐng)用人應(yīng)在合同發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取合同。（五）使用與保管1.領(lǐng)用人應(yīng)妥善保管領(lǐng)用的合同，不得遺失、損壞或擅自涂改。2.合同使用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同條款執(zhí)行，確保合同的有效履行。3.如因業(yè)務(wù)需要對(duì)合同進(jìn)行修改、補(bǔ)充或變更，應(yīng)按照公司合同管理制度的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（六）歸還與核銷(xiāo)1.業(yè)務(wù)結(jié)束后，領(lǐng)用人應(yīng)及時(shí)將未使用的合同歸還合同管理部門(mén)。2.合同管理部門(mén)對(duì)歸還的合同進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理核銷(xiāo)手續(xù)。3.如發(fā)現(xiàn)合同遺失或損壞，領(lǐng)用人應(yīng)及時(shí)報(bào)告合同管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。四、合同管理部門(mén)職責(zé)（一）合同的起草與審核1.根據(jù)業(yè)務(wù)需求，負(fù)責(zé)合同的起草工作，確保合同條款符合法律法規(guī)及公司利益。2.對(duì)合同進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性及風(fēng)險(xiǎn)防范措施等。（二）合同的編號(hào)與歸檔1.按照合同編號(hào)規(guī)則，對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。2.負(fù)責(zé)合同的歸檔工作，建立合同檔案管理制度，確保合同檔案的安全、完整。（三）合同領(lǐng)用管理1.負(fù)責(zé)合同領(lǐng)用申請(qǐng)表的審核與審批工作。2.按照合同領(lǐng)用流程，辦理合同的發(fā)放、登記、歸還與核銷(xiāo)等手續(xù)。（四）合同執(zhí)行監(jiān)督1.定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題。2.對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，提出風(fēng)險(xiǎn)防范建議。五、領(lǐng)用人職責(zé)（一）遵守合同領(lǐng)用規(guī)定1.嚴(yán)格按照合同領(lǐng)用流程辦理領(lǐng)用手續(xù)，不得違規(guī)領(lǐng)用合同。2.遵守合同使用與保管的相關(guān)規(guī)定，確保合同的安全、有效使用。（二）正確使用合同1.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，應(yīng)正確使用領(lǐng)用的合同，確保合同條款得到有效執(zhí)行。2.如發(fā)現(xiàn)合同條款存在問(wèn)題或需要修改，應(yīng)及時(shí)與合同管理部門(mén)溝通。（三）及時(shí)歸還合同1.業(yè)務(wù)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將未使用的合同歸還合同管理部門(mén)。2.對(duì)已使用的合同，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔。六、合同風(fēng)險(xiǎn)防范（一）法律風(fēng)險(xiǎn)防范1.合同管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)與研究，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。2.在合同起草、審核過(guò)程中，應(yīng)充分考慮法律風(fēng)險(xiǎn)，采取有效的防范措施。（二）信用風(fēng)險(xiǎn)防范1.在簽訂合同前，應(yīng)對(duì)對(duì)方的信用狀況進(jìn)行調(diào)查，評(píng)估對(duì)方的履約能力。2.合同履行過(guò)程中，應(yīng)密切關(guān)注對(duì)方的履約情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決信用風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。（三）操作風(fēng)險(xiǎn)防范1.規(guī)范合同領(lǐng)用流程，明確各環(huán)節(jié)的操作要求和責(zé)任，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)。2.加強(qiáng)對(duì)合同管理人員和領(lǐng)用人的培訓(xùn)，提高其風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和操作技能。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)合同領(lǐng)用管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查合同領(lǐng)用流程是否合規(guī)、合同使用與保管是否規(guī)范等。2.對(duì)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。（二）日常檢查1.合同管理部門(mén)定期對(duì)合同領(lǐng)用情況進(jìn)行檢查，確保合同領(lǐng)用登記準(zhǔn)確、合同發(fā)放與歸還及時(shí)。2.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)員工的合同使用與保管情況進(jìn)行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任認(rèn)定1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為，由合同管理部門(mén)或相關(guān)部門(mén)進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定。2.責(zé)任認(rèn)定應(yīng)根據(jù)事實(shí)和相關(guān)證據(jù)，明確違規(guī)行為的性質(zhì)、責(zé)任主體及責(zé)任程度。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于輕微違規(guī)行為，給予警告、批評(píng)教育等處理。2.對(duì)于嚴(yán)重違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予罰款、解除勞動(dòng)合同等處理。3