融資部資料管理辦法一、總則（一）目的為加強融資部資料管理，確保融資工作的順利開展，提高資料的完整性、準確性和安全性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司融資部在融資業(yè)務開展過程中涉及的各類資料的管理，包括但不限于融資項目資料、客戶資料、合同協(xié)議、財務資料等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：資料管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保資料的收集、整理、存儲、使用等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.完整性原則：全面收集與融資業(yè)務相關的各類資料，保證資料的完整性，為融資決策提供充分依據(jù)。3.準確性原則：資料內容應真實、準確，如實反映融資業(yè)務的實際情況，避免虛假或誤導性信息。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)機密和敏感信息的資料，應嚴格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：資料管理應便于查閱、檢索和使用，提高工作效率。二、資料分類與編號（一）資料分類1.融資項目資料：包括項目可行性研究報告、項目評估報告、融資方案、盡職調查報告等。2.客戶資料：涵蓋客戶基本信息、財務狀況、經營情況、信用記錄等。3.合同協(xié)議：如借款合同、擔保合同、委托融資協(xié)議等。4.財務資料：財務報表、審計報告、資金流水等。5.其他資料：如行業(yè)研究報告、政策法規(guī)文件、會議紀要等。（二）編號規(guī)則為便于資料的識別和管理，對各類資料進行統(tǒng)一編號。編號采用“年份+部門代碼+資料類別代碼+順序號”的格式。例如，2023RZ01001，其中“2023”表示年份，“RZ”表示融資部，“01”表示融資項目資料類別，“001”表示該類別下的第一份資料。三、資料收集與整理（一）收集要求1.融資業(yè)務開展過程中，各相關崗位人員應及時收集與業(yè)務相關的資料，并確保資料的真實性和完整性。2.對于需要外部提供的資料，應明確要求提供方按照規(guī)定的格式和內容提供，并進行審核。（二）整理流程1.資料收集后，由專人負責對資料進行初步整理，去除重復、無效的資料，并按照資料分類進行歸檔。2.對整理后的資料進行編號登記，建立資料臺賬，記錄資料的名稱、編號、來源、日期等信息。3.對重要資料進行掃描備份，形成電子檔案，以便于查閱和存儲。四、資料存儲與保管（一）存儲方式1.紙質資料應存放在專用的文件柜中，按照資料類別和編號順序進行排列，便于查找。2.電子資料應存儲在服務器或專用存儲設備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管責任1.設立資料管理員崗位，負責資料的日常存儲和保管工作。2.資料管理員應定期對資料進行檢查和盤點，確保資料的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)資料損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。（三）安全措施1.對存放資料的場所采取必要的安全防范措施，如防火、防盜、防潮、防蟲等。2.對涉及商業(yè)機密和敏感信息的資料，應進行加密存儲，并限制訪問權限。只有經過授權的人員才能查閱和使用這些資料。五、資料查閱與使用（一）查閱權限1.融資部內部人員因工作需要查閱資料的，應填寫《資料查閱申請表》，經部門負責人批準后，方可查閱。2.公司其他部門人員因工作需要查閱融資部資料的，應提交書面申請，經融資部負責人和公司分管領導批準后，由資料管理員陪同查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱融資部資料的，應按照公司規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。（二）使用規(guī)定1.查閱資料時，應在資料管理員的監(jiān)督下進行，不得擅自復印、拍照、涂改或帶出資料室。2.使用資料時，應確保資料的安全和完整，使用完畢后及時歸還資料管理員。3.如需對資料進行摘錄、引用或對外提供，應按照公司規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，并注明資料來源。六、資料歸檔與銷毀（一）歸檔要求1.融資業(yè)務結束后，相關資料應及時進行歸檔。歸檔資料應包括項目全過程的各類文件、合同、報告等，確保資料的連續(xù)性和完整性。2.歸檔資料應按照規(guī)定的分類和編號進行整理，編制歸檔清單，并與電子檔案進行核對，確保一致。（二）保管期限1.融資項目資料的保管期限應根據(jù)項目性質和相關法律法規(guī)的要求確定，一般不少于[X]年。2.客戶資料、合同協(xié)議等資料的保管期限應按照公司規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。3.財務資料的保管期限應符合國家財務法規(guī)的要求，一般為[X]年。（三）銷毀程序1.對于超過保管期限且無保存價值的資料，由資料管理員提出銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明資料名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀申請表》經部門負責人審核、公司分管領導批準后，由資料管理員會同相關人員進行銷毀。3.銷毀資料時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒等，并做好記錄。記錄內容應包括銷毀時間、地點、資料名稱、編號、數(shù)量等信息。七、資料保密管理（一）保密制度1.融資部應建立健全資料保密制度，明確保密責任和保密措施，確保公司商業(yè)機密和敏感信息的安全。2.對涉及公司商業(yè)機密和敏感信息的資料，應嚴格按照保密制度進行管理，限制知悉范圍。（二）保密培訓1.定期組織融資部人員參加保密培訓，提高保密意識和保密技能。2.培訓內容應包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、資料保密措施等方面的知識。（三）違規(guī)處理1.對違反資料保密制度的行為，應按照公司規(guī)定進行嚴肅處理，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處罰。2.如因違反保密制度給公司造成損失的，應依法追究相關人員的法律責任。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.融資部負責人應定期對資料管理工作進行檢查，確保資料管理工作符合本辦法的要求。2.資料管理員應定期對資料的存儲、保管、查閱等情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。（二）外部審計1.公司內部審計部門應定期對融資部資料管理工作進行審計，檢查資料管理的合規(guī)性、完整性和準確性。2.接受外部審計機構的審計時，融資部應積極配合，提供相關資料，并對審計意見