規(guī)劃設(shè)計(jì)采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司規(guī)劃設(shè)計(jì)采購工作，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)、高效有序，滿足公司規(guī)劃設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)需求，提高采購質(zhì)量和效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有與規(guī)劃設(shè)計(jì)相關(guān)的采購活動(dòng)，包括但不限于設(shè)計(jì)服務(wù)、設(shè)計(jì)軟件、設(shè)計(jì)設(shè)備、設(shè)計(jì)材料等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，優(yōu)化采購方案，降低采購成本。4.誠信原則：采購雙方應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定，維護(hù)良好的合作關(guān)系。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司成立采購決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購政策和戰(zhàn)略，監(jiān)督采購活動(dòng)的執(zhí)行情況。采購決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，負(fù)責(zé)具體的采購操作和管理工作。采購部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的策劃、實(shí)施、合同管理等工作。（三）需求部門需求部門負(fù)責(zé)提出規(guī)劃設(shè)計(jì)采購需求，提供技術(shù)規(guī)格和要求，參與采購過程的評(píng)審和驗(yàn)收工作。（四）各部門職責(zé)1.采購決策委員會(huì)職責(zé)審議重大采購項(xiàng)目的采購方案和預(yù)算。制定采購政策和戰(zhàn)略，指導(dǎo)采購工作的開展。監(jiān)督采購活動(dòng)的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。2.采購部門職責(zé)制定采購計(jì)劃和采購流程，組織實(shí)施采購活動(dòng)。尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商庫。組織采購談判，簽訂采購合同。跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題。負(fù)責(zé)采購文件的整理和歸檔工作。3.需求部門職責(zé)根據(jù)公司規(guī)劃設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)需求，提出明確的采購需求。提供采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格和要求，協(xié)助采購部門制定采購文件。參與供應(yīng)商的評(píng)估和選擇，提出意見和建議。負(fù)責(zé)采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作，確保采購產(chǎn)品符合要求。三、采購流程（一）采購需求提出需求部門應(yīng)根據(jù)公司規(guī)劃設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)需求，提前提出采購需求。采購需求應(yīng)明確采購產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時(shí)間等內(nèi)容，并填寫《采購需求申請(qǐng)表》。（二）采購計(jì)劃制定采購部門收到《采購需求申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核和評(píng)估。根據(jù)采購需求的緊急程度、采購金額等因素，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購方式、采購時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并報(bào)采購決策委員會(huì)審批。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.供應(yīng)商尋找：采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.供應(yīng)商篩選：采購部門對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平等。3.供應(yīng)商評(píng)估：采購部門組織相關(guān)人員對(duì)篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)體系等。評(píng)估結(jié)束后，采購部門應(yīng)填寫《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。4.供應(yīng)商選擇：采購部門根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)格、質(zhì)量、交付時(shí)間、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。2.合同簽訂：采購談判達(dá)成一致意見后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。（五）采購合同執(zhí)行與跟蹤1.采購合同執(zhí)行：采購部門應(yīng)按照采購合同的約定，及時(shí)向供應(yīng)商支付貨款，確保供應(yīng)商按時(shí)交付采購產(chǎn)品或服務(wù)。2.采購合同跟蹤：采購部門應(yīng)定期跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、產(chǎn)品質(zhì)量等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決問題。（六）采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：需求部門在采購產(chǎn)品或服務(wù)交付前，應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程。2.驗(yàn)收實(shí)施：采購產(chǎn)品或服務(wù)交付后，需求部門應(yīng)按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、性能等方面。驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)填寫《采購驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。3.驗(yàn)收結(jié)果處理：如驗(yàn)收不合格，需求部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取整改措施。如供應(yīng)商拒絕整改或整改后仍不合格，需求部門有權(quán)拒絕支付貨款，并追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。四、采購方式（一）公開招標(biāo)公開招標(biāo)是指采購部門通過公開媒體發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)，根據(jù)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，選擇中標(biāo)供應(yīng)商的采購方式。公開招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)要求較高、市場競爭較為充分的采購項(xiàng)目。（二）邀請(qǐng)招標(biāo)邀請(qǐng)招標(biāo)是指采購部門通過邀請(qǐng)?zhí)囟ǖ墓?yīng)商參加投標(biāo)，根據(jù)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，選擇中標(biāo)供應(yīng)商的采購方式。邀請(qǐng)招標(biāo)適用于采購金額較大、技術(shù)要求較高、供應(yīng)商數(shù)量有限的采購項(xiàng)目。（三）競爭性談判競爭性談判是指采購部門與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，根據(jù)談判結(jié)果選擇成交供應(yīng)商的采購方式。競爭性談判適用于采購時(shí)間緊迫、采購需求明確、市場競爭不充分的采購項(xiàng)目。（四）單一來源采購單一來源采購是指采購部門向唯一的供應(yīng)商進(jìn)行采購的采購方式。單一來源采購適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購、必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項(xiàng)目。（五）詢價(jià)詢價(jià)是指采購部門向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)結(jié)果選擇成交供應(yīng)商的采購方式。詢價(jià)適用于采購金額較小、技術(shù)要求較低、市場競爭較為充分的采購項(xiàng)目。五、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制采購部門應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、金額等內(nèi)容，并報(bào)采購決策委員會(huì)審批。（二）預(yù)算執(zhí)行采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動(dòng)，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)報(bào)采購決策委員會(huì)審批。（三）預(yù)算監(jiān)督公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保采購預(yù)算的合理使用。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與采購部門溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決問題。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，識(shí)別可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、產(chǎn)品質(zhì)量問題、價(jià)格波動(dòng)、法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如選擇多家供應(yīng)商、簽訂風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)條款、建立價(jià)格調(diào)整機(jī)制、加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)等，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。七、采購文件管理（一）采購文件分類采購文件包括采購需求申請(qǐng)表、采購計(jì)劃、采購合同、供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告、采購驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（二）采購文件編制采購部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定和要求，編制采購文件。采購文件應(yīng)內(nèi)容完整、格式規(guī)范、表述準(zhǔn)確，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。（三）采購文件審核采購文件編制完成后，應(yīng)報(bào)采購部門負(fù)責(zé)人審核。審核通過后，方可正式發(fā)布和使用。（四）采購文件歸檔采購活動(dòng)結(jié)束后，采購部門應(yīng)及時(shí)將采購文件進(jìn)行整理和歸檔，妥善保管。采購文件的保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查采購活動(dòng)的合法性、合規(guī)性、效益性等情況。