中央會務接待管理辦法一、總則（一）目的為了進一步規(guī)范中央會務接待工作，提高服務質量和效率，確保各類會議、活動的順利進行，展示中央機關的良好形象，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于中央機關各部門、各單位舉辦或承辦的各類會議、活動的接待工作，包括國內會議、國際會議、重要來訪接待等。（三）基本原則1.規(guī)范有序原則：嚴格按照規(guī)定的程序和標準進行會務接待，確保各項工作有條不紊。2.熱情周到原則：以熱情、細致的服務，滿足參會人員和來訪客人的合理需求。3.勤儉節(jié)約原則：合理安排經費，杜絕鋪張浪費，提高資金使用效益。4.安全保密原則：確保會議、活動場所及相關人員的安全，嚴格遵守保密規(guī)定。二、會務接待組織與職責（一）組織架構成立中央會務接待工作領導小組，由中央機關相關領導擔任組長，成員包括各相關部門負責人。領導小組下設辦公室，負責日常工作的協(xié)調和指導。（二）職責分工1.領導小組職責全面領導和統(tǒng)籌中央會務接待工作。審定重要會議、活動的接待方案。協(xié)調解決接待工作中的重大問題。2.辦公室職責制定和完善會務接待工作制度、流程和標準。組織實施日常會務接待工作，包括方案制定、任務分配、現場協(xié)調等。負責接待經費的預算編制、審核和管理。對接待工作進行總結和評估，提出改進建議。3.相關部門職責會議組織部門：負責會議的籌備、議程安排等工作，提供參會人員名單和相關信息。后勤保障部門：負責會議、活動場所的布置、設備設施的保障、餐飲住宿安排等。安全保衛(wèi)部門：負責會議、活動場所的安全保衛(wèi)工作，制定安全預案并組織實施。宣傳部門：負責會議、活動的宣傳報道工作，把握宣傳口徑。外事部門：負責國際會議、來訪外賓的接待工作，按照外事規(guī)定辦理相關手續(xù)。三、會議接待準備（一）信息收集1.在接到會議接待任務后，及時與會議組織部門溝通，了解會議的主題、時間、地點、參會人員規(guī)模、議程安排等詳細信息。2.收集參會人員的基本情況，如姓名、職務、聯系方式、特殊需求等。（二）方案制定1.根據收集到的信息，制定詳細的會議接待方案，包括接待流程、人員分工、經費預算、安全保障措施等。2.接待方案應報領導小組審定后實施。（三）場地布置1.根據會議的性質和規(guī)模，合理選擇會議場地，并進行精心布置。2.會議場地應配備必要的設施設備，如音響、燈光、投影儀、桌椅等，確保正常使用。3.在會議場地設置指示牌、引導標識等，方便參會人員進出。（四）餐飲住宿安排1.根據會議的時間安排和參會人員的需求，合理安排餐飲，確保飲食安全、衛(wèi)生、營養(yǎng)。2.提供多種住宿選擇，滿足不同參會人員的需求，確保住宿環(huán)境舒適、安靜。3.提前與餐飲、住宿供應商簽訂合同，明確服務標準和費用結算方式。（五）資料準備1.根據會議議程，準備相關的會議資料，如會議文件、發(fā)言稿、宣傳資料等。2.會議資料應提前裝訂成冊，放置在會議桌上，方便參會人員查閱。（六）人員培訓1.對參與會議接待的工作人員進行培訓，使其熟悉接待方案、工作流程和服務標準。2.培訓內容包括禮儀規(guī)范、溝通技巧、應急處理等，提高工作人員的服務水平和綜合素質。四、會議接待實施（一）報到接待1.在會議報到地點安排專人負責接待，引導參會人員辦理報到手續(xù)，發(fā)放會議資料和相關物品。2.對參會人員的特殊需求進行及時處理，如安排特殊通道、提供特殊服務等。（二）會議服務1.在會議期間，安排專人負責會議現場的服務工作，如茶水供應、設備操作、秩序維護等。2.及時收集參會人員的意見和建議，對會議服務進行調整和改進。（三）餐飲服務1.按照預定的餐飲標準和菜單，為參會人員提供優(yōu)質的餐飲服務。2.加強對餐飲供應商的監(jiān)督管理，確保食品安全。（四）住宿服務1.安排專人負責住宿區(qū)域的管理和服務，及時解決住宿人員的問題和需求。2.做好住宿區(qū)域的安全保衛(wèi)工作，確保住宿人員的人身和財產安全。（五）參觀考察安排1.根據會議安排和參會人員的需求，合理安排參觀考察活動。2.提前與參觀考察地點溝通協(xié)調，確保活動順利進行。3.安排專人負責參觀考察期間的引導和講解工作。（六）應急處理1.制定應急預案，明確應急處理流程和責任分工。2.對可能出現的突發(fā)事件，如火災、地震、食品安全事故等，及時進行處理，確保會議、活動的正常進行。五、來訪接待（一）來訪信息收集1.提前了解來訪客人的基本情況，包括姓名、職務、來訪目的、行程安排等。2.與來訪客人的陪同人員進行溝通，了解客人的特殊需求和注意事項。（二）接待方案制定1.根據來訪客人的情況，制定詳細的接待方案，包括接待規(guī)格、接待流程、陪同人員安排等。2.接待方案應報領導小組審定后實施。（三）迎送安排1.根據來訪客人的身份和重要程度，安排相應級別的領導前往機場、車站等迎送。2.迎送時應遵循禮儀規(guī)范，體現熱情友好。（四）會見會談安排1.根據來訪客人的目的和需求，安排合適的會見會談活動。2.提前做好會見會談場所的準備工作，確保環(huán)境整潔、設施齊全。3.安排專人負責會見會談的記錄和整理工作。（五）參觀考察安排1.根據來訪客人的興趣和需求，合理安排參觀考察活動。2.選擇具有代表性的參觀考察地點，展示中央機關的工作成果和特色。3.安排專人負責參觀考察期間的引導和講解工作。（六）宴請安排1.根據來訪客人的身份和接待規(guī)格，合理安排宴請活動。2.宴請應遵循勤儉節(jié)約的原則，注重菜品質量和文化內涵。3.提前確定宴請菜單，報相關領導審定。（七）禮品贈送1.根據來訪客人的身份和接待規(guī)格，合理選擇禮品。2.禮品應具有中國特色和文化內涵，體現中央機關的良好形象。3.禮品贈送應遵循相關規(guī)定和程序。六、經費管理（一）預算編制1.根據會議、活動的規(guī)模和接待標準，編制詳細的經費預算，包括場地租賃、餐飲住宿、交通、資料印刷、禮品贈送等費用。2.經費預算應報領導小組審定后執(zhí)行。（二）經費使用1.嚴格按照經費預算使用經費，確保各項費用支出合理、合規(guī)。2.加強對經費使用的監(jiān)督管理，定期進行財務審計。（三）報銷結算1.會議、活動結束后，及時辦理經費報銷結算手續(xù)。2.報銷憑證應真實、合法、有效，符合財務制度的要求。七、安全保衛(wèi)與保密工作（一）安全保衛(wèi)1.制定安全保衛(wèi)工作方案，明確安全責任和防范措施。2.加強對會議、活動場所的安全檢查，確保消防、治安等設施設備完好。3.安排專人負責安全保衛(wèi)工作，維護會議、活動現場的秩序。4.對重要會議、活動，可根據需要協(xié)調公安等部門提供安保支持。（二）保密工作1.嚴格遵守保密規(guī)定，加強對會議、活動涉及的文件、資料、信息等的保密管理。2.對參會人員和工作人員進行保密教育，明確保密責任。3.會議、活動期間，對涉及保密內容的場所和設備進行嚴格管控。八、監(jiān)督與評估（一）監(jiān)督檢查1.建立會務接待工作監(jiān)督檢查機制，定期對會議、活動的接待工作進行檢查。2.檢查內容包括接待方案執(zhí)行情況、服務質量、經費使用、安全保衛(wèi)等方面。3.對發(fā)現的問題及時進行整改，確保接待工作規(guī)范有序。（二）評估總結1.會議、活動結束后，及時對接待工作進行評估總結，收集參會人員和來訪客人