行政中心印章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政中心印章的管理，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司行政中心各類印章的刻制、啟用、保管、使用、廢止與繳銷等管理活動(dòng)。（三）印章種類1.公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的重要標(biāo)志。2.法定代表人章：用于特定的文件簽署或財(cái)務(wù)票據(jù)等業(yè)務(wù)。3.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。4.財(cái)務(wù)專用章：用于財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。5.部門印章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門內(nèi)部文件等。（四）管理原則1.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：明確不同層級(jí)對(duì)印章管理的職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到人。2.規(guī)范使用原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和權(quán)限使用印章，確保印章使用的規(guī)范性。3.安全保密原則：采取有效措施保障印章的安全，防止印章被盜用、冒用或?yàn)E用，對(duì)印章使用過(guò)程中的信息嚴(yán)格保密。二、印章的刻制與啟用（一）刻制申請(qǐng)1.因工作需要刻制印章的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.申請(qǐng)表提交至行政中心，行政中心對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）刻制流程1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政中心統(tǒng)一安排印章的刻制工作。選擇具有資質(zhì)、信譽(yù)良好的印章制作單位進(jìn)行刻制。2.印章制作單位應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作，確保印章質(zhì)量和安全性。3.行政中心負(fù)責(zé)對(duì)新刻制的印章進(jìn)行驗(yàn)收，檢查印章的規(guī)格、字體、圖案等是否符合要求，確認(rèn)無(wú)誤后在《印章刻制申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。（三）啟用1.新印章刻制完成并驗(yàn)收合格后，由行政中心填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，注明啟用日期、印章名稱、保管人等信息。2.《印章啟用申請(qǐng)表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政中心發(fā)布印章啟用通知，明確印章正式啟用時(shí)間和使用范圍。3.印章啟用后，原相關(guān)印章同時(shí)廢止。三、印章的保管（一）保管職責(zé)1.公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章由行政中心指定專人負(fù)責(zé)保管。2.部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管，并報(bào)行政中心備案。3.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，確保印章安全。（二）保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱，鑰匙由保管人員妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.印章保管人員因特殊原因需要臨時(shí)離崗時(shí)，應(yīng)將印章妥善交接給指定的臨時(shí)保管人員，并做好交接記錄。3.行政中心應(yīng)定期對(duì)印章保管情況進(jìn)行檢查，確保印章存放安全，無(wú)丟失、損壞等情況。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對(duì)外的正式文件、合同協(xié)議、授權(quán)委托書、證明材料等的簽署。2.法定代表人章：用于特定的文件簽署或財(cái)務(wù)票據(jù)等業(yè)務(wù)，具體按照公司財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。3.合同專用章：專門用于簽訂各類合同，確保合同的法律效力。4.財(cái)務(wù)專用章：用于財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具、銀行賬戶業(yè)務(wù)等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。5.部門印章：用于部門內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等的蓋章確認(rèn)，不得對(duì)外使用。（二）使用流程1.用印申請(qǐng)使用印章的部門或個(gè)人應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事由、文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)等信息。申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)審批。審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和重要程度進(jìn)行審批，確保用印的合理性和必要性。2.印章使用印章保管人員收到經(jīng)審批的《印章使用申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行再次核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后在用印位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上登記用印日期、文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)、申請(qǐng)人等信息。用印應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或漏蓋。3.用印監(jiān)督涉及重要合同、協(xié)議等文件的用印，應(yīng)由行政中心或相關(guān)監(jiān)督部門派人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保用印過(guò)程規(guī)范、合法。監(jiān)督人員應(yīng)對(duì)用印情況進(jìn)行記錄，并存檔備查。（三）特殊情況用印1.緊急情況下無(wú)法事先填寫《印章使用申請(qǐng)表》的，使用人應(yīng)電話向?qū)徟I(lǐng)導(dǎo)報(bào)告用印事由，經(jīng)同意后可先行用印，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)手續(xù)。2.異地用印的，應(yīng)通過(guò)傳真或掃描等方式將《印章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件發(fā)送給印章保管人員，經(jīng)審批領(lǐng)導(dǎo)同意后，由印章保管人員按照規(guī)定用印，并將用印后的文件寄回申請(qǐng)部門。五、印章的廢止與繳銷（一）廢止情形1.公司名稱變更、重組、注銷等原因，相關(guān)印章不再使用。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜用等情況，需要重新刻制印章，原印章廢止。3.因工作調(diào)整或其他原因，印章無(wú)需繼續(xù)使用。（二）廢止程序1.印章使用部門或行政中心發(fā)現(xiàn)印章需要廢止時(shí)，應(yīng)填寫《印章廢止申請(qǐng)表》，說(shuō)明廢止原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.《印章廢止申請(qǐng)表》報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政中心負(fù)責(zé)收回廢止印章。3.印章保管人員應(yīng)在《印章保管登記表》上注明印章廢止日期，并將廢止印章妥善保管，防止丟失或誤用。（三）繳銷1.定期對(duì)廢止印章進(jìn)行清理，由行政中心統(tǒng)一組織繳銷。2.繳銷印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章繳銷登記表》，詳細(xì)記錄印章名稱、編號(hào)、繳銷日期、繳銷原因等信息。3.繳銷后的印章應(yīng)進(jìn)行妥善處理，如銷毀或存檔等，確保印章不再具有法律效力。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立印章管理監(jiān)督小組，由行政中心、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)印章管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章的刻制、啟用、保管、使用、廢止與繳銷等環(huán)節(jié)。2.印章使用的規(guī)范性，是否按照規(guī)定的流程和權(quán)限使用印章，用印文件是否真實(shí)、合法。3.印章保管的安全性，印章存放是否符合要求，保管人員是否嚴(yán)格履行職責(zé)。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組定期對(duì)印章管理情況進(jìn)行全面檢查，檢查頻率為每季度一次。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)印章使用情況進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。（四）問(wèn)題處理1.監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)向印章管理部門反饋，并提出整改意見(jiàn)。2.印章管理部門應(yīng)針對(duì)問(wèn)題制定整改措施，限期整改，并將整改情況報(bào)告監(jiān)督小組。3.對(duì)違反印章管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括