郵政檔案保密管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)郵政檔案保密管理，確保郵政檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，根據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合郵政行業(yè)特點(diǎn)，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)涉及郵政檔案管理的所有部門、崗位及人員。郵政檔案包括但不限于各類業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、行政檔案等。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，依法開展郵政檔案保密管理工作。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化保密意識(shí)，采取有效措施，預(yù)防檔案信息泄露事件的發(fā)生。3.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：明確各部門、崗位在檔案保密管理中的職責(zé)，實(shí)行分級(jí)管理。4.全程管控原則：對(duì)郵政檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷毀等全過程進(jìn)行保密管理。二、組織與職責(zé)（一）保密管理機(jī)構(gòu)成立郵政檔案保密管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)郵政檔案保密管理工作，研究解決重大問題。（二）各部門職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善郵政檔案保密管理制度，并組織實(shí)施。對(duì)郵政檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行保密監(jiān)督和檢查。負(fù)責(zé)檔案管理人員的保密培訓(xùn)和教育。建立健全郵政檔案保密工作檔案，記錄保密管理工作情況。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門郵政檔案的形成、收集、整理，并按規(guī)定移交檔案管理部門。在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。協(xié)助檔案管理部門做好檔案保密管理工作，接受檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)郵政檔案信息系統(tǒng)的安全保密管理，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。采取技術(shù)措施，防止檔案信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中被竊取、篡改或泄露。配合檔案管理部門做好檔案信息安全防護(hù)工作，及時(shí)處理系統(tǒng)安全事件。4.其他部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)，做好郵政檔案保密相關(guān)工作。對(duì)涉及郵政檔案的工作事項(xiàng)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案信息。三、檔案形成與收集（一）檔案形成要求1.各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的郵政檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織檔案管理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地進(jìn)行記錄和整理。2.檔案形成過程中，應(yīng)明確檔案的密級(jí)，對(duì)涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理。（二）檔案收集程序1.業(yè)務(wù)部門完成檔案整理后，應(yīng)定期將檔案移交檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通解決。四、檔案整理與存儲(chǔ)（一）檔案整理規(guī)范1.檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的郵政檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和編目。2.對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)確保檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性，不得擅自篡改、偽造檔案內(nèi)容。（二）檔案存儲(chǔ)要求1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合檔案保管要求。3.對(duì)郵政檔案進(jìn)行分類存放，不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開存儲(chǔ)，并有明顯的標(biāo)識(shí)。4.采用電子存儲(chǔ)方式的檔案，應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的物理位置。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可用性。五、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵循“先審批、后利用”的原則，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱郵政檔案。2.檔案利用應(yīng)符合規(guī)定的目的和范圍，不得超出規(guī)定用途使用檔案信息。（二）利用審批程序1.內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門審批。2.涉及重要檔案或高密級(jí)檔案的利用，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)提交單位介紹信或有效身份證明，并填寫檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用方式與要求1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定場所。2.如需借閱檔案，借閱期限一般不得超過[具體期限]，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。3.利用檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并采取相應(yīng)措施。六、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立郵政檔案保密監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)檔案保密管理工作進(jìn)行檢查。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案保密管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.公司/組織保密管理領(lǐng)導(dǎo)小組不定期對(duì)檔案保密管理工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查，對(duì)存在的問題進(jìn)行通報(bào)，并提出整改要求。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案存儲(chǔ)與保管情況、檔案利用審批情況、檔案信息安全防護(hù)情況等。2.檢查方式可采用現(xiàn)場檢查、查閱資料、詢問相關(guān)人員等。（三）問題整改對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，責(zé)任部門應(yīng)制定整改措施，限期整改。整改完成后，應(yīng)將整改情況報(bào)檔案管理部門復(fù)查。對(duì)違反檔案保密規(guī)定的行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案人員管理（一）人員選用1.檔案管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、職業(yè)道德和保密意識(shí)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。2.檔案管理人員的選用應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的考察和審批程序，確保人員可靠。（二）培訓(xùn)教育1.定期組織檔案管理人員參加保密培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括國家保密法律法規(guī)、檔案保密管理制度、檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)、信息安全技術(shù)等。（三）考核管理1.建立檔案管理人員考核制度，對(duì)其工作表現(xiàn)、保密紀(jì)律執(zhí)行情況等進(jìn)行考核。2.考核結(jié)果與薪酬、晉升等掛鉤，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反保密規(guī)定的進(jìn)行處罰。八、檔案保密宣傳與教育（一）宣傳內(nèi)容1.開展郵政檔案保密法律法規(guī)宣傳，提高全體員工的法律意識(shí)。2.宣傳檔案保密知識(shí)和技能，增強(qiáng)員工的保密防范能力。3.通報(bào)檔案保密工作中的典型案例，吸取教訓(xùn)，引以為戒。（二）教育方式1.定期組織保密專題培訓(xùn)講座，邀請(qǐng)專家或內(nèi)部人員進(jìn)行授課。2.利用內(nèi)部刊物、宣傳欄、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等宣傳渠道，發(fā)布檔案保密宣傳資料。3.開展保密知識(shí)競賽、演講比賽等活動(dòng)，營造良好的保密文化氛圍。九、檔案保密應(yīng)急管理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定郵政檔案保密應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和各部門職責(zé)。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括檔案信息泄露事件的報(bào)告、處置、調(diào)查、恢復(fù)等環(huán)節(jié)的具體措施。（二）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案信息泄露事件時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)立即報(bào)告檔案管理部門和公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)，并采取措施防止事件擴(kuò)大。2.檔案管理部門會(huì)同信息技術(shù)部門等相關(guān)部門，對(duì)泄露事件進(jìn)行調(diào)查，查明原因，確定泄露范圍和影響程度。3.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，采取相應(yīng)