中心檔案借閱管理辦法一、總則（一）目的為加強中心檔案的管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案借閱行為，提高檔案的利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于中心各部門及全體員工在工作中涉及的檔案借閱管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。3.高效利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為中心各項工作提供及時、有效的支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責中心檔案的統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作。2.制定和完善檔案管理制度，指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。3.建立檔案借閱登記臺賬，記錄檔案借閱情況，定期進行統(tǒng)計和分析。4.對檔案借閱過程進行跟蹤和監(jiān)督，確保檔案按時歸還，并檢查檔案的完整性和準確性。5.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設施，保障檔案存儲環(huán)境符合要求。（二）借閱部門及人員職責1.借閱部門應指定專人負責檔案借閱工作，確保借閱人員了解并遵守檔案借閱管理規(guī)定。2.借閱人員應如實填寫借閱申請表，明確借閱目的、借閱期限等信息，并承諾遵守檔案管理規(guī)定。3.借閱人員在借閱期間應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案，不得擅自將檔案帶出中心或用于非工作目的。4.借閱人員應按時歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。三、檔案借閱范圍（一）可供借閱的檔案類型1.與中心日常工作相關的一般性文件、資料，如會議紀要、工作計劃、工作總結等。2.已過保密期限或解密的檔案。3.經檔案管理部門審核同意，可供特定用途查閱的檔案。（二）限制借閱的檔案類型1.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，未經相關部門批準，不得借閱。2.正在辦理過程中的重要業(yè)務檔案，如需借閱，應經業(yè)務部門負責人同意，并在檔案管理部門的監(jiān)督下進行查閱。3.珍貴、稀有或具有特殊保存價值的檔案，原則上不予借閱，如有特殊情況，需經中心主管領導批準。四、檔案借閱流程（一）借閱申請1.借閱人員如需借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》應經借閱部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。（二）申請審核1.檔案管理部門收到借閱申請表后，應根據檔案的性質、借閱范圍等進行審核。2.對于符合借閱條件的申請，檔案管理部門應在申請表上簽署審核意見，并安排檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.對于不符合借閱條件的申請，檔案管理部門應向借閱人員說明原因，并告知其相應的處理方式。（三）借閱登記1.檔案管理人員根據審核通過的申請表，在檔案借閱登記臺賬上進行詳細登記，記錄借閱人員姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱日期、預計歸還日期等信息。2.借閱登記臺賬應定期進行核對和清理，確保記錄準確無誤。（四）檔案交付1.檔案管理人員按照借閱申請表上的要求，從檔案庫房中取出相應檔案，并與借閱人員進行當面清點和交接。2.交接時，雙方應在檔案交接清單上簽字確認，明確檔案的數量、完整性等情況。（五）借閱期限1.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人員應提前[X]個工作日向檔案管理部門提出續(xù)借申請。2.續(xù)借申請應經借閱部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門審核。檔案管理部門審核通過后，應在檔案借閱登記臺賬上注明續(xù)借信息。（六）歸還檔案1.借閱人員應在借閱期限屆滿前歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時，借閱人員應確保檔案的完整性和準確性，如有損壞、丟失等情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的責任。3.檔案管理人員在收到歸還的檔案后，應進行認真核對和檢查，確認無誤后，在檔案借閱登記臺賬上記錄歸還日期，并將檔案歸還原位。五、檔案借閱的特殊規(guī)定（一）多人借閱如需多人共同借閱同一檔案，應指定一名借閱負責人，由其統(tǒng)一辦理借閱手續(xù)，并負責檔案的保管和歸還。（二）外單位借閱外單位因工作需要借閱中心檔案的，應提前向中心提交書面申請，說明借閱目的、借閱內容、借閱期限等信息，并經中心主管領導批準。外單位借閱檔案時，應按照中心的檔案借閱管理規(guī)定辦理相關手續(xù)，檔案管理部門應安排專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。（三）電子檔案借閱對于電子檔案的借閱，借閱人員應使用檔案管理部門指定的設備和軟件進行查閱，并遵守相關的操作規(guī)程。電子檔案借閱過程中，應采取必要的安全措施，防止電子檔案信息泄露。六、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門應定期對檔案借閱情況進行檢查，檢查內容包括借閱登記臺賬的記錄是否準確、完整，檔案是否按時歸還，檔案的完整性和準確性是否受到影響等。（二）不定期抽查檔案管理部門應不定期對檔案借閱情況進行抽查，發(fā)現問題及時進行整改。對于違反檔案借閱管理規(guī)定的行為，應按照相關規(guī)定進行處理。（三）違規(guī)處理1.對于未按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)、擅自轉借檔案、涂改或污損檔案、丟失檔案等違規(guī)行為，檔案管理部門應責令借閱人員限期改正，并視情節(jié)輕重給予相應的警告、罰款等處罰。2.對于因違規(guī)借閱行為導致檔案信息泄露、造成中心損失的，借閱人員應承擔相應的法律責任，并賠償中心因此遭受的全部損失。七、檔案的保密與安全（一）保密要求1.借閱人員應對所借閱檔案的內容嚴格保密，不得向無關人員泄露檔案信息。2.在借閱期間，借閱人員應妥善保管檔案，不得將檔案帶出規(guī)定的查閱場所，如需在查閱場所外使用檔案，應經檔案管理部門批準。3.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，借閱人員應嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)的規(guī)定，采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）安全保障1.檔案管理部門應加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設備，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。2.檔案管理人員應定期對檔案庫房進行檢查和維護，及時發(fā)現并排除安全隱患。3.在檔案借閱過程中，檔案管理人員應提醒借閱人員注意檔案的安全，防止檔案受到損壞或丟失。八