項(xiàng)目部資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)項(xiàng)目部資料管理，確保項(xiàng)目資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，為項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營(yíng)及后期維護(hù)提供可靠依據(jù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司[公司名稱]所有項(xiàng)目部的資料管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：資料應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋項(xiàng)目從策劃、實(shí)施到竣工驗(yàn)收全過(guò)程的各類資料，確保無(wú)遺漏。3.規(guī)范性原則：資料的形成、整理、歸檔應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)定。4.及時(shí)性原則：資料應(yīng)隨項(xiàng)目進(jìn)度同步收集、整理，及時(shí)歸檔，避免積壓。二、管理職責(zé)（一）項(xiàng)目部經(jīng)理職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目部資料管理工作，確保資料管理工作與項(xiàng)目整體工作協(xié)調(diào)推進(jìn)。2.審核資料管理工作計(jì)劃和方案，提供必要的資源支持。3.對(duì)資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，及時(shí)解決存在的問題。（二）資料管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定資料管理工作計(jì)劃和方案，明確資料收集、整理、歸檔的流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織項(xiàng)目部各部門及時(shí)收集、整理本部門工作中形成的資料，并進(jìn)行初步審核。3.對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)，確保資料的規(guī)范性和系統(tǒng)性。4.建立資料臺(tái)賬，記錄資料的收發(fā)、借閱、歸還等情況，定期進(jìn)行盤點(diǎn)。5.協(xié)助項(xiàng)目部各部門查閱、使用資料，提供必要的技術(shù)支持。6.負(fù)責(zé)向公司檔案室移交項(xiàng)目竣工資料，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）項(xiàng)目部各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工作中形成資料的收集、整理、審核，并按規(guī)定時(shí)間提交給資料管理員。2.配合資料管理員做好資料的分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.按照規(guī)定借閱、使用資料，及時(shí)歸還，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或丟失。三、資料分類與編號(hào)（一）資料分類1.項(xiàng)目前期資料：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件等。2.工程管理資料：涵蓋施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、工程進(jìn)度計(jì)劃等。3.工程質(zhì)量資料：有原材料檢驗(yàn)報(bào)告、構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。4.工程安全資料：如安全生產(chǎn)許可證、安全管理制度、安全檢查記錄、安全教育培訓(xùn)資料等。5.工程進(jìn)度資料：包含工程月報(bào)、季報(bào)、進(jìn)度照片、視頻等。6.工程造價(jià)資料：涉及工程預(yù)算書、結(jié)算書、工程款支付憑證等。7.合同資料：包括工程承包合同、分包合同、物資采購(gòu)合同、租賃合同等。8.竣工驗(yàn)收資料：如工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。9.其他資料：如項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往文件、信函、影像資料等。（二）資料編號(hào)資料編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和查找。編號(hào)規(guī)則如下：[編號(hào)示例：項(xiàng)目名稱縮寫資料類別代碼年份流水號(hào)]1.項(xiàng)目名稱縮寫：取項(xiàng)目名稱的前幾個(gè)大寫字母，如“XX項(xiàng)目”縮寫為“XX”。2.資料類別代碼：按照上述資料分類，分別用一位大寫字母表示，如“項(xiàng)目前期資料”用“A”表示，“工程管理資料”用“B”表示等。3.年份：取資料形成年份的后兩位數(shù)字，如2023年表示為“23”。4.流水號(hào)：按照資料形成的先后順序，從001開始依次編號(hào)。例如：XX項(xiàng)目的一份2023年形成的工程管理資料中的施工組織設(shè)計(jì)，編號(hào)為“XXB23001”。四、資料收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.資料收集應(yīng)涵蓋項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程，包括項(xiàng)目策劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)。3.收集的資料應(yīng)真實(shí)、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（二）整理要求1.資料管理員應(yīng)按照資料分類和編號(hào)規(guī)則，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理。2.同一類資料應(yīng)按照時(shí)間順序或邏輯關(guān)系進(jìn)行排列，確保資料的系統(tǒng)性。3.對(duì)資料中的復(fù)印件應(yīng)注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。4.資料應(yīng)采用A4紙張打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。五、資料歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔要求1.資料整理完成后，應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)間不得超過(guò)項(xiàng)目進(jìn)度的規(guī)定節(jié)點(diǎn)。2.歸檔資料應(yīng)編制歸檔清單，一式兩份，一份隨資料一同歸檔，一份由資料管理員留存。3.歸檔資料應(yīng)裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明項(xiàng)目名稱、資料類別、年份、起止編號(hào)等信息。（二）存儲(chǔ)要求1.項(xiàng)目部應(yīng)設(shè)置專門的資料室，用于存放項(xiàng)目資料。資料室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案盒應(yīng)按照資料類別和年份順序排列上架，便于查找和管理。3.對(duì)于電子資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子資料索引目錄，確保電子資料的安全和可查性。六、資料借閱與使用（一）借閱流程1.因工作需要借閱資料的人員，應(yīng)填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、用途等信息。2.《資料借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交資料管理員審核。3.資料管理員審核通過(guò)后，辦理資料借閱手續(xù)，在《資料借閱登記臺(tái)賬》上登記借閱信息，并將資料交借閱人。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定時(shí)間歸還資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得擅自涂改、損壞、丟失。2.借閱的資料僅限在項(xiàng)目部?jī)?nèi)部使用，不得轉(zhuǎn)借他人。3.使用完畢后，借閱人應(yīng)及時(shí)將資料歸還資料管理員，資料管理員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性。七、資料保密與銷毀（一）保密要求1.項(xiàng)目部資料涉及公司商業(yè)秘密和項(xiàng)目建設(shè)的重要信息，資料管理人員和借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自對(duì)外泄露項(xiàng)目資料內(nèi)容。3.在資料整理、歸檔、存儲(chǔ)、借閱等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止資料泄露。（二）銷毀要求1.對(duì)于已過(guò)保管期限或無(wú)需留存的資料，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀資料前，應(yīng)編制《資料銷毀清單》，注明資料名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.《資料銷毀清單》經(jīng)項(xiàng)目部經(jīng)理審核簽字后，報(bào)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)。4.資料銷毀應(yīng)采用合適的方式，如粉碎、焚燒等，確保資料無(wú)法恢復(fù)。5.資料銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，參與銷毀的人員應(yīng)在《資料銷毀記錄》上簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.項(xiàng)目部應(yīng)定期對(duì)資料管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、借閱等情況。2.檢查周期為每月一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成《資料管理檢查報(bào)告》，對(duì)存在的問題提出整改意見和建議。（二）不定期抽查1.公司相關(guān)部門將不定期對(duì)項(xiàng)目部資料管理工作進(jìn)行抽查，抽查內(nèi)容包括資料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性等。2.對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)整改，并將整改情況書面報(bào)告公司相關(guān)部門。九、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核1.公司將對(duì)項(xiàng)目部資料管理工作進(jìn)行考核，考核結(jié)果納入項(xiàng)目部年度績(jī)效考核體系。2.考核內(nèi)容包括資料管理工作的組織實(shí)施、資料質(zhì)量、資料歸檔及時(shí)性等方