業(yè)務(wù)合同儲存管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)合同的儲存管理，確保合同資料的完整性、安全性和可追溯性，保障公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類業(yè)務(wù)合同從簽訂生效至履行完畢或終止后的儲存管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同儲存管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障合同資料的安全，防止信息泄露、損毀和丟失，對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的合同嚴(yán)格保密。3.分類管理原則：根據(jù)合同的性質(zhì)、類別、重要程度等進(jìn)行分類儲存，便于查找和管理。4.可追溯原則：建立完善的合同儲存記錄，確保合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程可追溯。二、合同分類與編號（一）合同分類1.銷售合同：包括產(chǎn)品銷售合同、服務(wù)銷售合同等，明確公司與客戶之間關(guān)于商品或服務(wù)買賣的權(quán)利義務(wù)關(guān)系。2.采購合同：涵蓋原材料采購合同、設(shè)備采購合同等，規(guī)定公司向供應(yīng)商采購物資或服務(wù)的相關(guān)條款。3.租賃合同：如辦公場地租賃合同、設(shè)備租賃合同等，界定公司租賃資產(chǎn)的租賃期限、租金支付等事項(xiàng)。4.技術(shù)合同：涉及技術(shù)開發(fā)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、技術(shù)咨詢、技術(shù)服務(wù)等方面的合同，保護(hù)公司的知識產(chǎn)權(quán)和技術(shù)權(quán)益。5.其他合同：除上述類別以外的其他業(yè)務(wù)合同，如合作協(xié)議、委托合同等。（二）合同編號1.合同編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和查詢。編號規(guī)則如下：編號由合同類別代碼、年份代碼、順序號組成。合同類別代碼：采用兩位大寫英文字母表示，如“XS”代表銷售合同，“CG”代表采購合同等。年份代碼：采用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示合同簽訂年份，如“2023”。順序號：按照合同簽訂的先后順序，采用五位阿拉伯?dāng)?shù)字編號，從“00001”開始。2.示例：一份2023年簽訂的銷售合同，編號為“XS202300001”。三、合同簽訂與收集（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的起草、談判和簽訂工作。在簽訂合同前，應(yīng)確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求，并提交相關(guān)部門進(jìn)行審核。2.審核部門包括法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等。法務(wù)部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性和風(fēng)險(xiǎn)防范條款；財(cái)務(wù)部門主要審核合同的財(cái)務(wù)條款，如付款方式、結(jié)算周期等。3.經(jīng)審核通過的合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，加蓋公司合同專用章或公章。合同一式多份，分別由業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等留存。（二）合同收集1.業(yè)務(wù)部門在合同簽訂后，應(yīng)及時將合同原件及相關(guān)附件收集整理，并移交至合同儲存管理部門。2.移交時，應(yīng)填寫《合同移交清單》，詳細(xì)記錄合同名稱、編號、簽訂日期、對方單位名稱、合同金額等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.合同儲存管理部門收到合同后，應(yīng)對合同的完整性進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)合同缺頁、破損或附件不全等情況，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通補(bǔ)齊。四、合同儲存方式（一）紙質(zhì)合同儲存1.設(shè)立專門的合同檔案室或文件柜，用于存放紙質(zhì)合同。合同檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.按照合同分類和編號順序，將紙質(zhì)合同依次排列存放，并建立合同索引目錄，便于查找。3.對于重要合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取加密存儲等特殊保護(hù)措施。（二）電子合同儲存1.建立電子合同管理系統(tǒng)，將合同原件及相關(guān)附件進(jìn)行電子化存儲。電子合同應(yīng)采用加密存儲方式，確保數(shù)據(jù)安全。2.在電子合同管理系統(tǒng)中，應(yīng)按照合同分類和編號建立電子檔案庫，對合同進(jìn)行分類管理。同時，應(yīng)建立完善的檢索功能，方便快速查找合同信息。3.定期對電子合同進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。五、合同儲存期限（一）一般合同1.對于一般業(yè)務(wù)合同，儲存期限為自合同履行完畢或終止之日起[X]年。2.在儲存期限內(nèi)，合同資料應(yīng)妥善保管，以備查閱和審計(jì)等需要。（二）特殊合同1.涉及知識產(chǎn)權(quán)、重大資產(chǎn)交易、訴訟仲裁等特殊合同，儲存期限為自合同履行完畢或終止之日起[X]年。2.法律法規(guī)對某些合同的儲存期限有明確規(guī)定的，從其規(guī)定。六、合同查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同的，應(yīng)填寫《合同查閱申請表》，注明查閱合同的名稱、編號、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等因工作需要查閱合同的，可直接查閱相關(guān)合同資料，但應(yīng)做好查閱記錄。3.其他部門人員查閱合同的，需經(jīng)合同儲存管理部門負(fù)責(zé)人審批后方可查閱。查閱時，應(yīng)在合同儲存管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將合同帶出。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱合同原件的，應(yīng)填寫《合同借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱合同的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和合同儲存管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的合同原件，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還合同原件，并由合同儲存管理部門進(jìn)行核對。如發(fā)現(xiàn)合同原件有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、合同變更與續(xù)簽（一）合同變更1.合同履行過程中，如因各種原因需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審核和簽訂，并與原合同一并儲存管理。同時，應(yīng)在合同索引目錄和電子合同管理系統(tǒng)中注明合同變更情況。（二）合同續(xù)簽1.合同期滿前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同履行情況和公司業(yè)務(wù)需要，及時與對方協(xié)商續(xù)簽合同事宜。2.續(xù)簽合同應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行起草、審核和簽訂，并與原合同相關(guān)資料合并儲存管理。如原合同編號已使用完畢，可重新編號，但應(yīng)在合同索引目錄中注明與原合同的關(guān)聯(lián)關(guān)系。八、合同銷毀（一）銷毀條件1.合同儲存期限屆滿，且合同所涉及的業(yè)務(wù)已全部履行完畢或終止，經(jīng)公司相關(guān)部門審核同意后，可進(jìn)行合同銷毀。2.因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行，且已無保存價(jià)值的合同，經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)后，可予以銷毀。（二）銷毀流程1.合同儲存管理部門提出合同銷毀申請，填寫《合同銷毀申請表》，注明擬銷毀合同的名稱、編號、數(shù)量、儲存期限等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.申請經(jīng)法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意后，合同儲存管理部門負(fù)責(zé)組織合同銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式，確保合同信息無法恢復(fù)。4.在合同銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫《合同銷毀記錄》，詳細(xì)記錄合同銷毀的時間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等信息。記錄應(yīng)由監(jiān)督人和銷毀人簽字確認(rèn)，并作為檔案資料保存。九、合同儲存管理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立合同儲存管理監(jiān)督小組，定期對合同儲存管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組由合同儲存管理部門、法務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。2.檢查內(nèi)容包括合同的收集、儲存、查閱、借閱、變更、續(xù)簽、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及合同資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。整改情況應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。（二）外部審計(jì)1.公司定期聘請外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對合同儲存管理工作進(jìn)行審計(jì)，